États financiers non vérifiés pour la période se terminant le 31 mars 2012

• Note aux lecteurs
• Annexe à la Déclaration de responsabilité de la directionincluant le
  contrôle interne en matière de rapports financiers 2011-2012
  1. Introduction
  2. Environnement de contrôle interne d’Environnement Canada dans le cadre du
     contrôle interne en matière de rapports financiers
  3. Évaluation du système CIRFd’Environnement Canada
  4. Résultats de l’évaluation ministérielle réalisée durant l’exercice financier 2011-2012
  5. Plan d’action d’Environnement Canada

Note aux lecteurs

Depuis l'entrée en vigueur de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le 1^er avril 2009, les ministères sont tenus d'indiquer les mesures qu'ils prennent pour maintenir un système efficace de contrôle interne des rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, on s'attend à ce que les ministères procèdent à des évaluations annuelles de leur système de contrôle interne des rapports financiers, établissent des plans d'action pour apporter tout ajustement nécessaire et joignent à leur Déclaration de responsabilité incluant les contrôles internes des rapports financiers, un résumé des résultats de leurs évaluations et leur plan d'action.

Les systèmes efficaces de contrôle interne des rapports financiers visent l'obtention d'états financiers fiables et ont comme objectif de garantir que :

• les transactions sont dûment autorisées;
• les documents financiers sont conservés de façon adéquate;
• les actifs sont protégés contre les risques de gaspillage, d'abus, de perte, de fraude et de mauvaise gestion;
• les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de contrôle interne des rapports financiers n'est pas conçu pour éliminer tous les risques, mais plutôt pour les atténuer et les ramener à un niveau raisonnable, en offrant des mesures de contrôle qui sont équilibrées avec les risques qu'elles visent à atténuer et proportionnelles à ces risques.

Le système de contrôle interne des rapports financiers est conçu pour atténuer les risques et les ramener à un niveau acceptable en se basant sur un processus continu qui vise à définir les principaux risques, à évaluer l'efficacité des mesures de contrôle clés et à les ajuster au besoin, ainsi qu'à surveiller le système à des fins d'amélioration continue.

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction

Introduction

Le présent document est joint à la Déclaration de responsabilité de la direction incluant le conrôle interne exercé sur les rapports financiers (CIRF) d'Environnement Canada (EC) pour l'exercice financier 2011-2012. Comme l'exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, il fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par le Ministère pour maintenir un système efficace de CIRF. Il fournit plus particulièrement de l'information sommaire sur les évaluations réalisées par EC au 31 mars 2012, notamment les progrès, les résultats et les plans d'action connexes ainsi que certains éléments financiers marquants présentant un intérêt pour bien comprendre l'environnement de contrôle propre au Ministère.

Le CIRF est un processus conçu pour fournir une assurance raisonnable de la fiabilité des rapports financiers et de la préparation des états financiers à des fins externes, conformément aux conventions comptables applicables. Il s'agit de la troisième annexe sur le contrôle interne des rapports financiers élaborée par le Ministère.

1.1 Pouvoir, mandat et activités de programme

Environnement Canada est le ministère fédéral responsable d'une grande variété d'enjeux environnementaux auxquels les Canadiennes et les Canadiens doivent faire face. Le Ministère doit résoudre ces enjeux par des recherches, l'élaboration de politiques, la prestation de services à la population canadienne, la réglementation et l'application des lois environnementales et l'établissement de partenariats stratégiques. Les programmes sont centrés sur la conservation et la restauration du milieu naturel canadien, la préparation de la population canadienne afin qu'elle puisse prendre des décisions éclairées sur les conditions météorologiques, maritimes et climatiques, et la minimisation des risques que présente la pollution pour la population canadienne et son environnement. L'objectif du programme du Ministère reflète l'interdépendance de plus en plus évidente entre la durabilité de l'environnement et le bien-être économique.

Vous pouvez obtenir des renseignements détaillés sur le pouvoir, le mandat et les activités de programme d'EC dans le Rapport sur les plans et priorités et Rapport ministériel sur le rendement.

1.2 Données financières

Vous trouverez ci-dessous des renseignements financiers clés pour l'exercice financier 2011-2012. De l'information additionnelle est disponible dans les États financiers non audités d'EC et les Comptes publics du Canada.

• Environnement Canada possède quatre bureaux comptables ministériels. Chacun est doté d'une fonction décentralisée en matière de gestion des finances et de comptabilité selon laquelle les dépenses de fonctionnement sont approuvées et traitées.
• Les dépenses totales se sont élevées à 1 139,4 M$. Les frais de personnel ont été la plus importante dépense, représentant 59 % du total, soit 676,2 M$.
• Le total des revenus s'est élevé à 59,95 M$. Les principaux éléments des revenus comprennent les services météorologiques et environnementaux pour les utilisateurs ciblés et les services scientifiques et professionnels liés aux ressources en eau.
• Les actifs financier et non financier englobent chacun autour de 156,5 M$ et 387,2 M$ (28,8 % et 71,2 % respectivement) de l'actif total du Ministère, qui s'élève à 543,6 M $.
• Le total des obligations s'est élevé à 450 M$. Les comptes créditeurs et les charges à payer représentent l'essentiel des dettes (35,9 %), suivis par les dettes environnementales (23,9 %).
• Les rentrées nettes des fonds fournie par le gouvernement du Canada s'est élevée à 1 000,8 M$.

1.3 Ententes de service relatives aux états financiers

Environnement Canada compte sur d'autres organisations pour le traitement de certaines transactions comptabilisées dans ses états financiers.

• Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) est responsable de la gestion centralisée de la rémunération et de l'approvisionnement en biens et services, tel qu'indiqué dans la délégation des pouvoirs du Ministère.
• TPSGC fournit gratuitement les locaux durant l'année pour une valeur totale de 48,5 millions.
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère l'information utilisée pour calculer les diverses charges à payer et provisions, comme les indemnités de départ à payer.
• Le Ministère de la justice fournit des services juridiques à Environnement Canada pour une valeur totalisant 3,160 millions de dollars.
• Services partagés Canada (SPC) a été créé le 4 août 2011 en vue de consolider, de rationaliser et d'améliorer les services liés à l'infrastructure des technologies de l'information (TI) dans l'ensemble du gouvernement fédéral. Le 15 novembre 2011,
  Environnement Canada est devenu une organisation partenaire de SPC par l'entremise d'un décret en conseil et les fonds reliés ainsi que le personnel ont alors été transférés. Le 1er avril 2012, les courriels, le centre de données (y compris le superordinateur) et les réseaux d'Environnement Canada ont été officiellement placés sous la responsabilité de SPC.

1.4 Changements importants au cours de l’exercice 2011 -2012

Plan d'action de réduction du déficit

En 2011-2012, le Ministère a procédé à un exercice de réduction du déficit avec un double objectif de réduire les dépenses et de s'assurer que ses ressources demeurent allouées aux priorités ministérielles et services essentiels. Compte tenu des contraintes budgétaires, Environnement Canada continue de focaliser sur les priorités essentielles et a réaligné ses programmes et services à l'échelle du Ministère.

Surveillance de la gouvernance

Depuis le 1er février 2012, la structure de gouvernance d'Environnement Canada a évolué, introduisant de nouvelles approches aux discussions des politiques et à la gestion horizontale interne, s'éloignant ainsi de l'ancienne structure fondée sur le « conseil ». Le modèle introduit un nouveau forum dirigé par le sous-ministre aux fins de l'élaboration des politiques. Le modèle de gouvernance appuie la collaboration horizontale, facilite les interactions entre l'administration central et les bureaux régionaux et s'emploie à faire en sorte que les ressources appropriées soient dédiées aux bons enjeux et que les décisions soient prises en temps opportun. Ceci a aussi mené à la création d'une nouvelle direction générale, soit la Direction générale des finances.

Équipe de la haute direction

Les changements apportés en 2011-2012 à l'équipe de la haute direction relevant directement du sous-ministre :

• Andrea Lyon a été nommée sous-ministre déléguée (le 11 juillet 2011);
• Carol Najm, auparavant directrice générale de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation et dirigeante principale de la vérification à Environnement Canada, a été nommée dirigeant principale des finances (DPF) et sous-ministre adjointe de la nouvelle Direction générale des finances (le 26 janvier 2012);
• George Enei a été nommé sous-ministre adjoint de la nouvelle Direction générale des services ministériels, regroupant l'ancienne Direction du dirigeant principal de l'information et d'autres services administratifs, dont la Direction des biens, des approvisionnements et de la gestion environnementale, qui dépendait auparavant de la Direction générale des finances et des services ministériels (le 26 janvier 2012);
• Robert D'Aoust a été nommé directeur général de la Direction générale de la vérification et de l'évaluation et dirigeant principal de la vérification d'Environnement Canada (le 26 janvier 2012).

2. Environnement de contrôle interne d'Environnement Canada dans le cadre du contrôle interne en matière de rapports financiers

La haute direction d'Environnement Canada exerce le leadership nécessaire pour s'assurer que les employés à tous les niveaux du Ministère comprennent la raison et l'importance de maintenir des systèmes de contrôle interne efficaces ainsi que leurs rôles et responsabilités dans le cadre d'une saine gestion des ressources publiques et de l'élaboration de rapports financiers fiables. L'objectif d'Environnement Canada est de s'assurer que les risques sont bien gérés grâce à un environnement de contrôle adapté et axé sur les risques qui favorise l'amélioration continue et l'innovation.

2.1 Postes clés, rôles et responsabilités

La liste suivante est celle des postes et comités clés au sein d'Environnement Canada qui sont responsables de vérifier et d'assurer l'efficacité du système ministériel de contrôle interne des rapports financiers.

Sous-ministre - À titre d'agent comptable d'Environnement Canada, le sous-ministre assume la responsabilité et la direction générales des mesures prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace.

Dirigeant principal des finances (DPF) - Le Dirigeant principal des finances d'Environnement Canada relève directement du sous-ministre et assure la coordination et la cohérence de la conception et du maintien d'un système de CIRF efficace et intégré (y compris l'évaluation annuelle). Le DPF est également responsable du profil des risques ministériels d'Environnement Canada.

Cadres supérieurs du ministère - Les cadres supérieurs d'Environnement Canada responsables de la prestation des programmes sont chargés d'examiner l'efficacité de leur système de contrôle interne des rapports financiers et de veiller à ce qu'ils respectent leur mandat.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) - Le dirigeant principal de la vérification d'Environnement Canada relève directement du sous-ministre et procède à des examens périodiques de l'efficacité du système de contrôle interne, y compris le contrôle interne des rapports financiers, dans le cadre du plan de vérification en fonction du risque du Ministère et donne l'assurance d'une telle efficacité par des vérifications internes périodiques, qui sont déterminantes pour le maintien d'un système efficace de contrôle interne des rapports financiers.

Comité consultatif externe de la vérification (CCEV) - Le Comité consultatif externe de la vérification est un comité consultatif externe indépendant qui donne des conseils et des avis objectifs au sous-ministre en ce qui a trait à la gestion des risques, aux mesures de contrôle et aux cadres de gouvernance du Ministère. Il conseille le sous-ministre sur la pertinence des rapports financiers, des divulgations financières et des systèmes de contrôle interne, y compris l'évaluation et les plans d'action afférents au système de contrôle interne des rapports financiers.

Comité exécutif de gestion (CEG) - Il s'agit du comité de gestion principal qui est responsable de surveiller le Ministère. Le CEG a la responsabilité de surveiller la réponse de l'organisation aux risques ministériels et de s'assurer de l'efficacité des mesures d'atténuation des risques et que les mesures de contrôle nécessaires sont en place pour gérer les principaux risques ministériels.

2.2 Principales mesures prises par Environnement Canada

L'environnement de contrôle d'Environnement Canada comprend un train de mesures faisant en sorte que les risques soient gérés de façon efficace grâce à un environnement de contrôle adapté et axé sur les risques et que les employés acquièrent des connaissances sur le contrôle interne. Voici certaines des mesures clés :

Gouvernance

• Un programme fondé sur les valeurs, l'intégrité et la divulgation conçu pour renforcer le Code des valeurs et d'éthique de la fonction publique;
• L'examen annuel de l'instrument de la délégation des pouvoirs de signature en matière de finances;
• Un Cadre de gestion intégrée du risque et un Profil de risque ministériel pluriannuel;
• Une Direction générale de la vérification interne, relevant directement du sous-ministre et soutenue par le CCEV indépendant, qui assure la réalisation des objectifs ministériels et l'amélioration continue des programmes, politiques et initiatives, en s'appuyant sur un plan triennal de vérification axé sur les risques, revu annuellement;
• Des ententes annuelles en matière de gestion du rendement avec les cadres supérieurs du Ministère qui évaluent les obligations de rendre compte et les responsabilités en matière de gestion financière;
• Une lettre de représentation pour les comptes publics signée par chaque cadre supérieur du Ministère confirmant que leurs organisations respectives ont maintenu un système de contrôle interne.

Surveillance

• Un programme CIRF centralisé conçu d'après le Cadre de contrôle interne renouvelé du Ministère;
• Une unité d'assurance-qualité centralisée aux Finances et spécifiquement chargée de surveiller les contrôles clés en matière de transactions et de rapports financiers;
• Une structure de gouvernance axée sur la responsabilisation ministérielle et le renouvellement administratif (RMRA) qui inclut les comités directeurs de niveau supérieur;
• Un processus basé sur le rapport sur les écarts financiers qui éclaire la prise de décisions et appuie la gestion des ressources et le processus décisionnel axés sur les risques, revu mensuellement par les cadres supérieurs du Ministère;
• Des réunions périodiques du CCEV du Ministère.

Capacité

• Des programmes de formation et une communication régulière avec les employés sur les principaux secteurs de la gestion financière et des politiques financières, notamment une stratégie de formation sur le Cadre de gestion financière renouvelé du Ministère;
• Cours obligatoires de l'École de la fonction publique du Canada intégrés aux plans d'apprentissage des spécialistes financiers, pour un personnel qualifié;
• Embauche au moyen du Programme de recrutement et de perfectionnement des agents financiers (RPAF) afin de maintenir une communauté compétente d'agents financiers.

3. Évaluation du système CIRF d’Environnement Canada

Afin de répondre aux exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, Environnement Canada doit être capable de maintenir un système CIRF efficace dans l'objectif de fournir une assurance raisonnable que : les transactions sont dûment autorisées; les documents financiers sont conservés de façon adéquate; les biens sont protégés; les lois, règlements et politiques applicables sont respectés.

3.1 Méthode d'évaluation

Pour satisfaire ces objectifs, au fil du temps, il faut notamment évaluer la documentation et l'efficacité conceptuelle et opérationnelle du système CIRF du Ministère, donnant lieu à sa surveillance et son amélioration continue.

• L'efficacité conceptuelle consiste à s'assurer que les points de contrôle clés sont identifiés, documentés, mis en place et alignés avec les risques (c.-à-d. que les contrôles sont en adéquation avec les risques qu'ils visent à atténuer) et que les ajustements nécessaires sont apportés.
• L'efficacité opérationnelle consiste à vérifier le fonctionnement des contrôles clés pendant une période donnée et à s'assurer que les ajustements nécessaires sont apportés. Ce type d'évaluation s'applique à tous les niveaux de contrôle, notamment les contrôles à l'échelle du Ministère ou de l'entité, les contrôles informatiques généraux et les contrôles liés aux processus opérationnels.

En 2009, Environnement Canada a terminé une évaluation initiale sur l'état de préparation à la vérification afin de déterminer sa capacité à passer une évaluation axée sur les contrôles des états financiers ministériels. Cette évaluation, qui a satisfait les exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, a été utilisée comme fondement à partir duquel Environnement Canada a commencé à élaborer une approche pour la mise en oeuvre du CIRF.

Par la suite, Environnement Canada a utilisé un processus d'évaluation annuelle des risques liés aux états financiers qui couvre tous les niveaux de contrôles ministériels, notamment les contrôles à l'échelle des entités, les contrôles généraux en matière de technologies de et les contrôles pour les transactions financières et la production de rapports (processus opérationnels).

3.2 Portée de l'évaluation ministérielle au cours de l'exercice financier 2011-2012

Pendant la phase de la planification et de l'établissement de la portée, une approche axée sur le risque a été utilisée pour déterminer quels niveaux de contrôle, processus et localisations s'inscrivaient dans la portée. Le tableau ci-dessous indique les domaines visés par l'évaluation en fonction des risques évalués relativement aux dépenses d'Environnement Canada.

4. Résultats de l'évaluation ministérielle réalisée durant l'exercice financier 2011-2012

Dans le cadre de l'évaluation de ses mesures de contrôle clés, Environnement Canada a continué à mettre l'accent sur les tests ayant trait à l'efficacité conceptuelle, qui ont avancé considérablement durant l'année et se poursuivront en 2012-2013. De plus, les tests sur l'efficacité opérationnelle des contrôles ont débuté en 2011-2012 par rapport à un certain nombre de processus liés au cycle de l'approvisionnement au paiement.

4.1 Efficacité conceptuelle des mesures de contrôle clés

Contrôles à l'échelle des entités - L'établissement de la portée de la documentation et de l'efficacité conceptuelle des contrôles à l'échelle des entités a été complété. Les résultats ont identifié quatre domaines de consolidation des contrôles à l'échelle de l'efficacité conceptuelle et chaque recommandation a été incorporée dans le Plan d'action 2012-2013. De plus, le Cadre de gestion financière et le Cadre de contrôle interne ont été élaborés, ce qui a permis de corriger certaines lacunes conceptuelles définies dans l'évaluation originale de 2009.

Contrôles généraux en matière de technologies de l'information (CGTI) - On a entrepris la surveillance de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle des 25 CGTI clés reliés au système de planification des ressources de l'entreprise, Oracle Financials, l'objectif étant d'assurer l'élaboration et la mise en oeuvre adéquates d'applications ainsi que l'intégrité des programmes, dossiers de données et activités informatiques. Les résultats ont révélé qu'on avait pleinement corrigé sept des 25 contrôles CGTI et que les dix-huit contrôles restants - dont la majorité avaient été évalués à faible risque - nécessitaient d'autres mesures correctives pour être jugés efficaces. Ces recommandations ont été incorporées dans le Plan d'action 2012-2013. La portée du reste des CGTI a aussi été déterminée en ce qui a trait aux contrôles reliés à tous les éléments du système de gestion financière du Ministère. Ceci a révélé que le Ministère devrait focaliser les tests de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle sur les domaines à risques plus élevés de l'identité, du compte d'utilisateur et des contrôles de sécurité. Puisque le Ministère, en collaboration avec la Direction général du dirigeant principal de l'information du Conseil du Trésor, est en train de migrer vers le système SAP, les tests relativement à ses CGTI porteront essentiellement sur la sécurité, la planification de la continuité des activités et le reste des éléments liés au contrôle de l'accès.

Contrôles pour les transactions financières et la production de rapports - en cours. La documentation s'est poursuivie en ce qui a trait aux stocks et aux immobilisations, compte tenu des tests sur l'efficacité conceptuelle prévue pour 2012-2013, car ce sont toutes les deux des initiatives pluriannuelles à risque élevé. De façon séparée, les tests sur l'efficacité conceptuelle ont été achevés pour chacun des processus du cycle de l'approvisionnement au paiement lié aux frais de voyages, d'accueil et de transactions par cartes d'achat et des plans d'action ont été élaborés pour les mesures correctives résiduelles. De plus, EC a poursuivi ses activités d'assurance-qualité portant sur la vérification des comptes liés aux transactions clés afin de soutenir la mise en application des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les processus opérationnels liés à l'administration de la paye ont été documentés, ainsi que le processus commun d'approvisionnement et de paiement, le processus de désengagement faisant partie du cycle de l'approvisionnement au paiement et le processus de clôture des comptes.

4.2 Efficacité opérationnelle des mesures de contrôle clés

En 2011-2012, Environnement Canada a amorcé les tests sur l'efficacité opérationnelle de certains contrôles pour les transactions financières et la production de rapports et des plans d'action ont été élaborés pour les mesures correctives résiduelles.

Les contrôles pour les transactions financières et la production de rapports liés au cycle de l'approvisionnement au paiement concernant les frais de voyage, d'accueil et de transactions par cartes d'achat ont été évalués quant à leur efficacité opérationnelle dans la région de la Capitale nationale.

Tous les contrôles qui nécessitaient des mesures correctives ont été documentés dans un plan d'action. Les responsables des processus opérationnels ont élaboré des plans d'action. Dans le cadre du plan de surveillance des CIRF d'Environnement Canada, les mesures correctives feront l'objet d'un suivi et les contrôles seront surveillés.

Une fois que les évaluations de l'efficacité conceptuelle des activités de contrôle restantes auront été achevées et testées, Environnement Canada amorcera les tests sur l'efficacité opérationnelle des contrôles clés restants en 2012-2013 et subséquemment.

4.3 Programme de surveillance continue

Environnement Canada a créé une direction dédiée à la gestion documentation et les tests portant sur des contrôles internes afin de soutenir une approche axée sur les risques bien intégrée pour l'évaluation continue des CIRF d'Environnement Canada. Cette direction a commencé à surveiller les mesures correctives requises à l'échelle de ses entités, de ses CGTI et de ses contrôles pour les transactions financières et la production de rapports en fonction des recommandations issues des évaluations annuelles et des résultats des vérifications internes et externes. Cela consiste notamment à s'assurer qu'un programme habilitant soutenu est en place et améliore la sensibilisation et la compréhension du système CIRF d'Environnement Canada à tous les niveaux et à s'assurer que les employés ont les connaissances, compétences et outils nécessaires pour assumer leurs responsabilités.

Jusqu'ici, les principaux accomplissements incluent l'achèvement des évaluations CIRF relativement aux contrôles à l'échelle des entités, aux CGTI et aux contrôles pour les transactions financières et la production de rapports, notamment l'élaboration d'un plan d'action afin d'apporter les mesures correctives définis et de progresser sur le plan de la mise en oeuvre des mesures visant à apporter ces correctifs.

La surveillance de certains CGTI a débuté en 2010-2011; le reste des contrôles commenceront à être surveillés en 2012-2013 et la surveillance se poursuivra au fur et à mesure que les activités de contrôles restantes seront achevées et testées.

5. Plan d’action d’Environnement Canada

Environnement Canada en est à la 4^e année de son Plan d'action CIRF quinquennal original, et le Ministère peut ajouter une année pour s'adapter à la migration vers un système intégré de gestion des finances et du matériel SAP hébergé. Le Plan d'action est un document qui évolue au fur et à mesure que les risques et les capacités nécessitent des ajustements, en focalisant toujours sur la conformité à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.

5.1 Progrès réalisés au 31 mars 2012

Environnement Canada continue de progresser sur le plan de l'évaluation et de l'amélioration de ses contrôles clés. Les statuts sommaires ci-dessous décrivent les progrès accomplis en 2011-2012 par le Ministère, au 31 mars 2012, en ce qui a trait à la documentation et à l'évaluation de l'efficacité conceptuelle des contrôles et à la mise en oeuvre des tests sur l'efficacité opérationnelle de certains contrôles.

Environnement Canada a réalisé les travaux suivants afin d'apporter les correctifs établis dans le plan 2010-2011 et les futurs plans :

Bien que des progrès importants aient été réalisés dans certains domaines, quelques-uns d'entre eux n'ont pas progressé comme souhaité en raison de problèmes liés aux capacités. Environnement Canada a utilisé une approche logique pour évaluer le statuti de la documentation, des tests sur l'efficacité conceptuelle et opérationnelle de chaque processus opérationnel et avait fait les progrès suivants au 31 mars 2012. Le statut des progrès figure entre parenthèses.

• Une évaluation des contrôles à l’échelle des entités du Ministère a été effectuée et des tests sur l’efficacité conceptuelle et opérationnelle seront réalisés à partir des résultats issus de l’évaluation – (Considérablement avancé);
• • L’introduction d’une nouvelle structure de gouvernance et de production de rapports à Environnement Canada, qui clarifiera la responsabilisation et la prise de décisions – (Terminé);
  • Le Cadre de gestion financière (CGF) et le Cadre de contrôle interne (CCI) ont été approuvés en 2011-2012 par le sous-ministre et la chef de la Direction financière (CDF) et ont été combinés en un seul document – (Terminé);
  • Un plan de formation général sur le CGF a été élaboré et inclut la gestion du changement et la clarification des rôles; il sera déployé en 2012-2013 et 2013-2014 – (Considérablement avancé);
  • L’introduction d’un outil de suivi des décisions et un rapport sur les écarts financiers qui augmentent la transparence de l’information financière et fournissent l’information nécessaire à une bonne prise de décisions – (Terminé);
• Une évaluation annuelle des risques liés aux états financiers a été achevée en mars 2012; elle a permis d’élaborer les plans d’action concernant les CIRF restants 2012-2013 et 2013-2014 – (Terminé);
• L’établissement de la portée des CGTI restants a été achevé en ce qui a trait aux contrôles liés à tous les éléments du système de gestion financière du Ministère – (Terminé). Puisque le Ministère prévoit, en collaboration avec la Direction du dirigeant principal de l’information du Conseil du Trésor, migrer vers un système SAP, les tests sur l’efficacité conceptuelle et opérationnelle se concentreront sur la sécurité, la planification de la continuité des activités et les contrôles liés aux accès restants en 2012-2013;
• Les immobilisations représentent 79 % de l’actif ministériel. La politique sur les immobilisations d’Environnement Canada a été mise en oeuvre en janvier 2012. La Direction générale – Biens, approvisionnements et gestion environnementale (DGBAGE) a effectué une réconciliation du Système de gestion du cycle de vie des biens immobiliers et du Module des immobilisations dans Oracle, et avec la confirmation par l’ACEMD de l’existence des biens, cette tâche est terminée à 80 % – (Considérablement avancé);
• Les Finances ont entrepris une réconciliation du Module des immobilisations et du grand livre; la tâche est entièrement terminée – (Terminé);
• L’efficacité conceptuelle et opérationnelle des processus opérationnels liés aux frais de voyages, d’accueil et de transactions par carte d’achats et leurs contrôles afférents a été évaluée – (Terminé);
• Environnement Canada poursuivra son processus d’assurance-qualité en ce qui a trait à la vérification des comptes afin de soutenir la mise en application des articles 32, 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (Terminé).

En 2011-2012, Environnement Canada a ajouté les travaux suivants qui n'étaient pas prévus à l'origine :

Les processus opérationnels spécifiquement liés à l'administration de la paye, au cycle de l'approvisionnement au paiement, aux travaux en cours et à la clôture annuelle des comptes ont été examinés et voici leur statut quant à de la documentation et l'évaluation de l'efficacité conceptuelle des contrôles:

• Les processus opérationnels liés à l'administration de la paye ont été documentés - (Terminé);
• Le processus de désengagement lié au cycle de l'approvisionnement au paiement a été documenté - (Terminé);
• Le compte Travaux en cours (TEC) a été examiné par la Direction des finances afin de définir les immobilisations encore en construction. Les biens immobiliers actifs ont été transférés du compte TEC au compte d'immobilisations approprié. Plus de 50 % du compte TEC a été examiné - (Partiellement terminé);
• Les processus liés à la clôture annuelle des comptes ont été documentés - (Terminé).

Environnement Canada a effectué les travaux suivants pour apporter les correctifs définis dans les évaluations des années précédentes comme indiqué ci-dessous:

Les processus opérationnels spécifiquement liés aux immobilisations, à l'inventaire, au cycle de l'approvisionnement au paiement, aux paiements de transfert et aux responsabilités environnementales ont été examinés et voici leur statut quant à de la documentation et l'évaluation de l'efficacité conceptuelle des contrôles:

• Immobilisations : Les processus et contrôles liés aux immobilisations ont été documentés et la Politique sur les immobilisations a été mise en oeuvre en avril 2012 – (Considérablement avancé);
• • Immobilisations : Le Ministère a commencé à élaborer et mettre à jour des processus et des rôles et responsabilités détaillés d’après les processus opérationnels communs en matière de gestion financière des immobilisations du Bureau du contrôleur général. Un exercice sur l’élaboration d’une approche et l’établissement de la portée a été entrepris afin que les Finances réalisent un projet sur le dénombrement et l’évaluation des biens immobiliers. Cette tâche doit être achevée en 2012-2013 – (Commencé/Partiellement terminé);
• Inventaire : L’établissement de la portée a été effectué afin d’établir la documentation et les contrôles clés ciblés par les tests – (Commencé/Partiellement terminé);
• De l’approvisionnement au paiement : Le processus commun lié au cycle de l’approvisionnement au paiement et le processus de désengagement ont été documentés. La portion approvisionnement/contrats du processus lié au cycle de l’approvisionnement au paiement a été reportée en 2012-2013 – (Commencé/Partiellement terminé);
• Paiements de transfert : La documentation du processus lié aux paiements de transfert a été achevée en ce qui a trait aux bénéficiaires et a été publiée sur l’intranet. La documentation et les tests sur l’efficacité conceptuelle du processus lié au cycle du contrat au paiement relativement aux paiements de transfert seront achevés en 2012-2013. Les tests sur l’efficacité conceptuelle et opérationnelle du processus d’approvisionnement lié aux paiements de transfert ont été reportés en 2012-2013 et 2013-2014 – (Commencé/Partiellement terminé);
• Responsabilités environnementales : Le processus opérationel permettant d’établir les responsabilités environnementales a été évalué comme étant à faible risque et donc reporté en 2013-2014 en ce qui a trait à la documentation et aux tests sur l’efficacité conceptuelle et en 2014-2015 en ce qui a trait aux tests sur l’efficacité opérationnelle – (Reporté).

5.2 Plan d'action pour le prochain exercice financier et les années subséquentes

En 2012-2013 et subséquemment, Environnement Canada prévoit réaliser ce qui suit :

Continuer les travaux visant à démontrer les efforts soutenus déployés pour maintenir un système de contrôles internes efficace et conforme aux politiques et directives du Conseil du Trésor. En matière de plans d'action, le Ministère procédera à des activités de documentation, d'évaluation, de rapport et d'élaboration de plan d'action afin d'éliminer les faiblesses définies par rapport aux contrôles. Pour ce faire, il concentrera ses efforts sur les mesures d'action suivantes:

• Les tests sur l'efficacité conceptuelle et opérationnelle des contrôles à l'échelle de l'entité en 2012-2013 et continuer en 2013-2014;
• Les tests sur l'efficacité conceptuelle des CGTI liés à la sécurité, à la planification de la continuité des activités et aux accès devraient être achevés en 2012-2013. Les tests sur l'efficacité opérationnelle seront achevés entre 2012-2013 et 2013-2014;
• La mise à jour par Environnement Canada du Plan opérationnel visant les systèmes de gestion financière du Ministère (SGFM) est en développement et devrait être approuvée d'ici octobre 2012;
• • Environnement Canada collabore avec la Direction général du dirigeant principal de l’information du Conseil du Trésor afin de s’assurer d’être bien positionné pour respecter la Norme sur les systèmes de planification des ressources de l’organisation en ce qui a trait à ses exigences de gestion financière et matérielle en prévoyant une transition vers le système SAP de planification des ressources de l’entreprise;
• Réaliser un projet de dénombrement et d’évaluation des biens immobiliers en 2012-2013 et corriger tout écart de valeurs entre le Module des immobilisations et le grand livre d’ici le 31 mars 2013;
• • Une méthodologie détaillée pour entreprendre le projet de dénombrement et d’évaluation des biens immobiliers est en développement, et une équipe a été mise sur pied pour réaliser le projet en question, sur une base régionale;
• Achever l’élaboration et la mise à jour des processus et des rôles et responsabilités détaillés d’après les processus opérationnels communs en matière de gestion financière des immobilisations du Bureau du contrôleur général;
• En ce qui a trait aux contrôles liés aux transactions financières et à la production de rapports, les efforts focaliseront sur les initiatives suivantes :
• • Achever les tests sur l’efficacité conceptuelle et opérationnelle du processus commun lié au cycle de vie de l’approvisionnement au paiement, du cycle de l’approvisionnement au paiement (Approvisionnement), des revenus et comptes débiteurs, de l’administration de la paye (Finances), de l’administration de la paye (Ressources humaines), des immobilisations, de l’inventaire, des paiements de transfert, des responsabilités environnementales et de la clôture annuelle des comptes, pour la période fixée et la fin d’exercice;
  • Mettre en oeuvre des plans d’action axés sur les correctifs afin de normaliser et de consolider les contrôles clés;
• Améliorer et faire exécuter la conformité aux processus opérationnels communs en matière de gestion financière, à l’architecture des données et aux configurations des systèmes établis par le Bureau du contrôleur général du Canada en 2013-2014;
• Poursuivre le programme de surveillance afin de s’assurer de maintenir les contrôles internes sur les rapports financiers, de documenter en temps opportun les changements apportés aux processus opérationnels et d’évaluer les contrôles internes en 2012-2013 et 2013-2014 ainsi qu’au cours des années subséquentes.

Ce calendrier dépend du niveau d'efforts requis pour éliminer toutes lacunes qui seront définies lors des futures phases de l'évaluation de l'efficacité conceptuelle et opérationnelle.

Remarque finale :

ⁱ Achevé - toute la documentation nécessaire a été préparée et toutes les lacunes cernées ont été éliminées à partir d'un test d'échantillonnage ayant permis de terminer les tests sur l'efficacité conceptuelle et opérationnelle.

Considérablement avancé - les énoncés de principes et les processus ont été documentés; les textes narratifs, diagrammes de processus et matrices de contrôles qui illustrent et décrivent les contrôles liés aux états financiers ont été préparés. Cela inclut la validation et la confirmation de l'exactitude de la documentation en traçant le cheminement d'un échantillon des opérations du début à la fin (déterminé comme étant des « vérifications ») desdits processus.

Commencé/Partiellement terminé - les énoncés de principes et les processus ont été documentés et la préparation des textes narratifs et des diagrammes de processus a commencé; toutefois, la documentation n'est pas encore dûment terminée pour l'ensemble des processus opérationnels, les matrices de contrôle n'ont pas encore été achevées et l'échantillon des opérations n'a pas encore été testé pour en assurer la précision et la validité.

Reporté - la préparation de la documentation n'a pas commencé.