2014-2015 Rapport annuel au Parlement - Loi sur l’accès à l'information

Le rapport statistique d’Environnement Canada concernant la Loi sur l’accès à l’information figure à l’annexe A du présent rapport.

Entre le 1^er avril 2014 et le 31 mars 2015, Environnement Canada a reçu 1 488 demandes en vertu de Loi sur l’accès à l’information. Puisque 222 demandes avaient été reportées de la période de référence 2013–2014, un total de 1 710 demandes étaient actives au cours de la période de référence 2014–2015. En 2014–2015, un total de 1 452 demandes a été traité et 258 demandes ont été reportées à la période de référence suivante.

La figure 1 illustre la répartition en pourcentage, selon la source, des demandes d’accès à l’information reçues en 2014–2015 :

Pendant la période de référence 2014‑2015, 90 demandes ont été abandonnées par les demandeurs pour diverses raisons, dont l’exigence d’acquitter des frais supplémentaires.

On dénombre 858 demandes concernant des renseignements pour lesquels il n’existait pas de document. Chaque année, Environnement Canada reçoit un certain nombre de demandes portant sur la conformité environnementale de propriétés. La plupart des demandes pour lesquelles il n’existait pas de document concernaient des demandes sur la conformité environnementale de propriétés, à l’égard desquelles aucun document n’a été trouvé relativement aux propriétés en question.

En 2014–2015, Environnement Canada a reçu 1 488 demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Cela représente une augmentation de 2 % par rapport à la période de référence précédente.

La figure 2 présente le nombre de demandes d’accès à l’information qui ont été reçues par la Division de l’AIPRP de 2009–2010 à 2014–2015.

La figure 3 présente le nombre de demandes d’accès à l’information qui ont été complétées par la Division de l’AIPRP de 2009–2010 à 2014–2015.

Au cours de la période de référence 2014–2015, 110 557 pages de documents ont été extraites à la suite de demandes d’accès à l’information, ce qui représente une diminution de 40 % par rapport à l’exercice financier 2013–2014. Cette diminution peut être attribuée en partie au travail effectué par la Division de l’AIPRP, qui a consulté les demandeurs afin de préciser la portée de leurs demandes et d’assurer ainsi qu’ils reçoivent de l’information qui les intéresse.

La figure 4 indique le nombre de pages traitées par la Division de l’AIPRP aux fins du traitement des demandes relatives à la Loi sur l’accès à l’information, de 2009–2010 à 2014–2015.

Exceptions et exclusions

La Loi sur l’accès à l’information prévoit un certain nombre d’exceptions et d’exclusions en vertu desquelles le Ministère peut refuser, ou est tenu de refuser, la communication de certains types de renseignements. Les deux exceptions les plus couramment invoquées par Environnement Canada en 2014‑2015 concernaient des renseignements personnels (article 19) et les activités du gouvernement (article 21). En 2014–2015, des exceptions ou des exclusions ont été invoquées ou citées dans 25 % des demandes traitées pour lesquelles des documents ont été trouvés.

Restrictions liées aux délais prescrits

Durant la période de référence 2014–2015, 1 047 (72 %) des demandes traitées l’ont été durant la période initiale de 30 jours, dont 725 demandes au cours des 15 premiers jours et 322 entre 16 et 30 jours.

La figure 5 illustre la répartition du délai de traitement des demandes pendant la période de référence 2014–2015.

Dans l’ensemble, le délai de traitement prévu par la Loi a été dépassé dans le cas de 163 demandes. De ce nombre, 55 ont été traitées en retard parce qu’il a fallu consulter des tiers.

En 2014-2015, Environnement Canada a entrepris 19 consultations avec les services juridiques d’Environnement Canada pour confirmer les exclusions liées aux documents confidentiels du Cabinet.

Prorogation de délai

L’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information permet aux institutions gouvernementales de proroger le délai prévu pour répondre à une demande si l’institution doit faire des recherches dans un grand nombre de documents, consulter d’autres institutions gouvernementales ou communiquer avec des tiers.

En 2014–2015, 202 demandes ont nécessité une prorogation de 30 jours ou moins, 282 demandes ont nécessité une prorogation de 31 à 60 jours et 55 demandes ont nécessité une prorogation de 61 à 120 jours. Deux (2) demandes ont nécessité une prorogation de plus de 180 jours. Au total, 541 demandes ont donc dépassé de 30 jours le délai original. La raison principale des prorogations était la nécessité d’effectuer une vaste recherche ou le volume important de documents pertinents à une demande.

Complexité des dossiers

Un certain nombre de dossiers sont jugés complexes pour différentes raisons. Sur les 1 452 demandes traitées pendant la période de référence 2014‑2015, 413 ont été qualifiées de complexes. Parmi elles, 240 l’ont été à cause de la nécessité de consulter des tiers, 83 à cause de l’évaluation des frais, 36 ont nécessité des avis juridiques et 54 ont été classées dans la catégorie « autres ». Cette dernière se compose des dossiers qui portent sur un sujet à haute visibilité, des dossiers conservés dans un bureau régional ou un autre pays, ou des dossiers dans une autre langue que le français ou l’anglais.

Consultations

Dans le cadre des procédures ministérielles du traitement des demandes, le Ministère consulte d’autres institutions gouvernementales lorsque des demandes d’accès à l’information comprennent des aspects qui les concernent. Bien que les consultations officielles soient effectuées par écrit, des discussions supplémentaires entre les bureaux de l’AIPRP ont lieu afin de faciliter le traitement de chaque cas, si nécessaire. Des consultations sont aussi menées régulièrement avec des tiers et d’autres ordres de gouvernement.

En 2014–2015, Environnement Canada a reçu 200 demandes de consultation liées à l’accès à l’information provenant d’autres institutions du gouvernement fédéral et 25 demandes de consultation d’autres organismes, soit un total de 225 demandes de consultation reçues. Il s’agit d’une augmentation de 18 % par rapport à la période de référence précédente. Au total, 11 demandes de consultation provenaient de la période de référence précédente. En outre, 223 consultations liées à des demandes d’accès à l’information ont été traitées au cours de la période de référence 2014-2015, soit une augmentation de 9 % par rapport à la période de référence précédente. Quinze (15) consultations liées à des demandes d’accès à l’information ont été reportées à la prochaine période de référence.

La figure 6 présente le nombre de demandes de consultation liées à l’accès à l’information reçues par la Division de l’AIPRP entre 2009–2010 et 2014–2015.

La figure 7 représente le nombre de consultations liées aux demandes d’accès à l’information qui ont été complétées par la Division de l’AIPRP de 2009–2010 à 2014–2015.

Le nombre de pages traitées en réponse aux demandes de consultation liées à l’accès à l’information pendant la période de référence 2014–2015 a diminué par rapport à la période de 2013–2014 : 6,055 pages ont été traitées aux fins des consultations, comparativement à 10 584 pages pendant la période précédente, soit une diminution de 43 %.

La figure 8 montre le nombre de pages traitées par la Division de l’AIPRP en réponse aux demandes de consultations liées à l’accès à l’information reçues de 2009–2010 à 2014–2015.

Pendant la période de référence 2014–2015, 138 (62 %) des consultations complétées l’ont été pendant la période initiale de 30 jours, dont 67 au cours des 15 premiers jours et 71 entre 16 et 30 jours.

Demandes informelles

Une liste sommaire des demandes d’accès à l’information traitées est publiée sur le site Web d’Environnement Canada chaque mois. Entre le 1^er avril 2014 et le 31 mars 2015, Environnement Canada a reçu 74 demandes informelles d’accès à l’information pour des documents déjà divulgués en vertu de la Loi. Environnement Canada a traité 69 de ces demandes informelles au cours de la période de référence 2014–2015 et en a reporté cinq (5) à la période 2015-2016.

Par ailleurs, tout au long de l’année, la Division de l’AIPRP offre des conseils au personnel du Ministère quant aux demandes informelles, aux questions du Parlement et à l’examen des rapports préliminaires de vérification, d’évaluation, sur la sécurité et sur le harcèlement. 

En 2014-2015, la Division de l’AIPRP a traité 22 questions du Parlement, ce qui représente une augmentation considérable par rapport à l’exercice précédent. Puisque le traitement de ces questions du Parlement exige beaucoup de temps, nous nous attendons à ce que nos efforts de renforcement des capacités nous permettent de faire face à l’augmentation de la charge de travail qui en résulte.

La Division de l’AIPRP aide également les autres directions générales à examiner divers documents, comme des rapports d’enquête et des plaintes de harcèlement, afin de s’assurer que les exceptions obligatoires telles que les renseignements personnels ou l’information confidentielle du Cabinet sont bien cernées, selon le cas. Au cours du prochain exercice, la Division de l’AIPRP contrôlera plus étroitement les répercussions sur la charge de travail.

Frais

Au cours de la période de référence 2014–2015, des frais s’élevant à 13 333 $ ont été perçus pour le traitement de 1 448 demandes. Ce montant comprend des frais de recherche de 6 238 $ et des frais de demande de 7 095 $. Il n’y a pas eu d’autres frais pour la production, la préparation ou la reproduction.

En conformité avec les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor, Environnement Canada a renoncé à facturer les frais qui n’excédaient pas 25 $, mais aucune dispense n’est accordée pour les frais de demande initiaux de 5 $.

Coûts

Les coûts d’administration de la Loi sur l’accès à l’information ont été de 972 090 $ pour les salaires et les heures supplémentaires et de 281 931 $ pour les biens et services (117 064 $ pour les marchés de services professionnels et 164 867 $ pour les autres frais), soit un total de 1 254 021 $.