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Achèvement de l’étape de planificationAoût 2006
Achèvement du travail sur le terrainSeptembre 2007
Rédaction du rapportNovembre 2007
Acheminement du rapport à la direction, pour réponseDécembre 2007
Aéception de la réponse de la directionJanvier 2008
Achèvement du rapportJanvier 2008
Recommandation du rapport par le
Comité consultatif externe de vérificationJanvier 2008
Approbation par le Sous-ministreFévrier 2008
L’équipe de vérification, composée de Claudette Harrison, Lucie Héon, Thierry Chen, Stéphanie Brossard et Lise Gravel, sous la direction de Jean Leclerc, désire remercier tous ceux qui ont contribué au projet, notamment Karen Anderson, directeur général, Biens, approvisionnements et gestion environnementale, Phillip Sterling, directeur, Matériel – Politiques et systèmes ainsi que Jackie Archambault et Rachel Gignac, toutes deux agents, Matériel – Politiques et systèmes.
Original signé par :
Stephen McClellan
Dirigeant principal de la vérification
Environnement Canada doit s’assurer que tous les contrats de plus
de 10 000 $ sont divulgués de manière à favoriser la
transparence et faciliter leur consultation par le public. Cette vérification
faisait partie du Plan ministériel de vérification et d’évaluation
de 2006–2007–2008–2009, approuvé par le Comité ministériel
de vérification et d'évaluation.
La Direction générale – Biens, approvisionnements et
gestion environnementale, de Finances et services corporatifs, Environnement
Canada, est responsable du processus de divulgation des contrats dont la
valeur excède 10 000 $. Les agents d’approvisionnements désignés
sont chargés de déterminer si les contrats doivent être
divulgués ou non. Le coordonnateur national prépare les rapports
et les envoie aux sous-ministres adjoints pour examen et approbation. Les
rapports finaux sont envoyés au sous-ministre adjoint, Finances
et services corporatifs, qui doit les approuver et ensuite les transmettre
aux bureaux du sous-ministre et du ministre avant leur affichage sur le
site Web du Ministère.
La vérification avait pour objectif de déterminer si le Ministère se conforme aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulées Divulgation proactive des contrats de plus de 10 000 $ et d’évaluer la pertinence des contrôles, procédures et systèmes mis en œuvre par le Ministère en matière de divulgation proactive.
La vérification s'est surtout intéressée à la
divulgation de contrats de plus de 10 000 $ accordés par le Ministère
au cours de l'exercice 2005–2006.
La méthodologie comportait un examen des politiques, lignes directrices
et pratiques du Secrétariat du Conseil du Trésor et d’Environnement
Canada ainsi que des entrevues des employés responsables de la divulgation
des contrats. Une consultation de la Direction générale – Biens,
approvisionnements et gestion environnementale, de Finances et services corporatifs,
a permis de détailler et de documenter les procédures. On a également
effectué une analyse comparative des renseignements sur les contrats
enregistrés dans la base de données financière du Ministère
et des contrats affichés sur le site Web de diffusion proactive d'Environnement
Canada.
Se fondant sur les renseignements examinés au cours de la vérification, le Ministère a pris des mesures afin de s’assurer que les pratiques de divulgation proactive respectent les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la divulgation proactive des contrats de plus de 10 000 $. De surcroît, le Ministère a élaboré des lignes directrices et des processus qui aident à préparer les rapports de divulgation proactive des contrats de façon exacte et opportune. La vérification a toutefois révélé que ces lignes directrices sont périmées et difficiles à consulter.
Une première analyse a permis d'établir que les renseignements divulgués en 2005-2006 sur le site Web d'Environnement Canada étaient cohérents avec ceux contenus dans le Système de divulgation proactive des contrats du Ministère. Une seconde analyse a révélé que les renseignements contenus dans le Module des bons de commande de la base de données du système financier ne correspondaient pas à ceux du Système de divulgation proactive des contrats. C’est pourquoi 23 contrats n'avaient pas été divulgués. Ces contrats ont été omis par inadvertance, car ils dataient d'exercices antérieurs. Cet incident tient au fait que ces contrats ont été octroyés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et qu’ils ne sont pas parvenus à temps au Ministère pour les inclure dans le rapport de divulgation. Ces contrats sont depuis affichés de façon rétroactive sur le site Web du Ministère. On a en outre adopté des mesures pour s'assurer que dorénavant, ces types de contrats seront entrés dans le système et divulgués en temps opportun.
La vérification a également confirmé que les rapports sur les contrats comportaient toutes les données exigées dans les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor et que l'affichage des contrats sur le site Web du Ministère était fait conformément aux normes sur la Normalisation des sites Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Finances et services corporatifs :
Cette recommandation est acceptée intégralement par Finances et services corporatifs. Dans le cadre de notre mise à jour des politiques, liée à l’exercice de renouvellement des politiques du Conseil du Trésor et au Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis, nous procédons à la révision et à la mise à jour d'un large éventail de politiques et procédures. Les procédures de divulgation des contrats de plus de 10 000 $ figureront dans ces mises à jour. Une fois terminées, elles feront l'objet d'une grande diffusion, notamment par l’envoi de courriels aux principaux intervenants et par l’affichage sur le site Web de la Direction générale – Biens, approvisionnements et gestion environnementale.
Cette recommandation est acceptée intégralement par Finances et services corporatifs, et ce dernier envisagera des mesures pour accroître l’efficacité des procédures de divulgation et pour assurer l’intégrité des données en prévision de la mise à niveau du système financier du Ministère vers Merlin 11i. D’après les plans actuels, cette mise à niveau devrait avoir lieu avant l'automne prochain. Nous pensons que les mesures d’amélioration de la procédure de divulgation devraient pouvoir être intégrées d’ici l’été 2009.
Haut de pageDans le cadre de ses efforts pour accroître la transparence, le gouvernement du Canada a adopté un certain nombre de mesures pour renforcer la gestion du secteur public et offrir un suivi des ressources publiques, dont la divulgation proactive de certains types de dépenses ou de mesures de gestion :
Pour mettre en œuvre ces mesures, les ministères ont dû adopter des systèmes et des contrôles leur assurant que tous les renseignements pertinents étaient clairement affichés sur leur site Web respectif. Afin d’aider les ministères, le Secrétariat du Conseil du Trésor a émis des lignes directrices pour que les renseignements soient collectés et présentés de façon cohérente et uniforme dans le respect de la transparence et de la responsabilisation tout en facilitant leur consultation par le public. On a en outre élaboré des procédures et lignes directrices ministérielles dans le but de faciliter l'administration des exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor.
La divulgation proactive des contrats est un élément propre à cette vérification. Selon la Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor, l’adjudication de contrats gouvernementaux pour des biens et services, y compris les services de construction, doit se faire de façon à favoriser l’accès, la concurrence et l’équité ainsi que l’obtention de la meilleure valeur possible pour les Canadiens. Les règles et principes qui régissent l'adjudication des contrats sont détaillés dans la Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Le Ministère doit s’assurer de bien appuyer l’engagement
du gouvernement quant à la divulgation publique de renseignements afférents
aux contrats de plus de 10 000 $ de façon adéquate et en temps
opportun. Ces renseignements doivent être publiés trimestriellement
sur le site Web du Ministère, conformément aux lignes directrices
du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulées Divulgation
proactive des contrats de plus de
10 000 $, et ces renseignements doivent être
présentés conformément aux normes sur la Normalisation
des sites Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor. On notera
cependant certaines exceptions quant à l'affichage des contrats dans
le cas de renseignements devant être protégés en vertu
de la Loi sur l'accès à l'information ou de la Loi
sur la protection
des renseignements personnels.
La vérification avait pour objectif de :
1) déterminer si le Ministère se conformait aux lignes
directrices en matière de divulgation proactive en vérifiant
si les rapports de divulgation proactive publiés reflétaient
toutes les activités d’adjudication de contrats dont la valeur
excédait 10 000 $;
2) déterminer si les contrôles, procédures et
systèmes mis en œuvre par le Ministère pour la divulgation
proactive permettaient de collecter efficacement les renseignements nécessaires
et d’en assurer une présentation exacte et opportune.
La vérification couvrait la présentation de rapports de divulgation des contrats de plus de 10 000 $ octroyés au cours de l'exercice 2005-2006.
La vérification a comporté un travail de recherche et d’examen des politiques, lignes directrices et autres documents pertinents produits par le Secrétariat du Conseil du Trésor et le Ministère, ainsi que des entrevues avec des employés du Ministère et des membres du personnel administratif chargés de la présentation des rapports de divulgation proactive. On a procédé également à une description détaillée du processus et des contrôles de la divulgation proactive des contrats afin de déterminer si les contrôles et pratiques étaient exhaustifs, exacts et conformes aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor.
La vérification a ensuite consisté à comparer les rapports sur les contrats affichés sur le site Web du Ministère aux renseignements enregistrés dans la base de données du système financier du Ministère, puis à déterminer si des contrats étaient divulgués plus d'une fois, si des contrats ne devant pas être divulgués figuraient dans le rapport de divulgation et si les contrats qui n'étaient pas divulgués répondaient aux critères de non-divulgation. Une vérification plus approfondie a été faite lorsqu’il y avait des différences entre la base de données financière et le site Web.
Haut de pageLe Ministère a mis en œuvre certaines procédures pour s'assurer que les contrats de plus de 10 000 $ sont divulgués de façon exacte et opportune. L'annexe 1 présente un organigramme du processus de divulgation. La procédure est la suivante :
Le Ministère doit divulguer tous les contrats pertinents avec exactitude et en temps opportun, conformément aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor intitulées Divulgation proactive des contrats de plus de 10 000 $. Seuls les contrats d’approvisionnements en biens et services doivent faire l’objet d’un rapport. Les lignes directrices font état de certaines catégories exemptes de divulgation telles que les contrats pour services juridiques, les transactions immobilières, les subventions et contributions, les ententes sur les niveaux de service entre les institutions fédérales et les protocoles d'entente. Par ailleurs, les lignes directrices ministérielles comportent des listes plus détaillées de ces exemptions.
Toute non-divulgation doit respecter les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor et du Ministère. Les motifs de non–divulgation sont regroupés sous différentes catégories, dont les suivantes :
Le Ministère a élaboré de bonnes lignes directrices pour aider les gestionnaires et le personnel à s’acquitter de leurs responsabilités en matière de divulgation de contrats; il conviendrait toutefois de les mettre à jour et d'en faciliter la consultation.
Rapport de divulgation
Pour la période couverte par cette vérification, une comparaison des contrats affichés sur le site Web du Ministère avec ceux figurant dans le Système de divulgation proactive des contrats et dans le système de gestion financière a révélé que les données du Système de divulgation proactive de contrats correspondaient à celles du site Web du Ministère. Le Système de divulgation proactive des contrats contenait 2 707 contrats1.
Une analyse du système de gestion financière et du Système de divulgation proactive des contrats a révélé que 23 contrats enregistrés dans le premier avaient été omis du second par inadvertance. Ces contrats, représentant moins de 1 % des contrats divulgués, avaient une valeur totale de 1,8 million de dollars. Ils avaient été attribués par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et n’avaient pas été reçus à temps par le Ministère pour les inclure dans le rapport de divulgation. Ce problème a été signalé au chef, Politiques et systèmes de la Direction générale – Biens, approvisionnements et gestion environnementale. Ces contrats sont depuis affichés de façon rétroactive sur le site Web du Ministère. On a en outre adopté des mesures pour s'assurer que dorénavant, ces types de contrats seront entrés dans le système et divulgués en temps opportun.
Rapport de non-divulgation
On a également évalué si les contrats non divulgués répondaient aux critères de non-divulgation. L’analyse a révélé que le rapport de non-divulgation pour l’exercice 2005-2006 contenait 794 contrats2. Parmi ceux-ci, 179 ne comportaient aucune explication relative à leur non-divulgation. On a signalé la situation à un agent de Politiques et systèmes de la Direction générale – Biens, approvisionnements et gestion environnementale, Finances et services corporatifs, pour qu’il la clarifie. Des motifs satisfaisants de non-divulgation ont été fournis pour tous les contrats, à l'exception de deux d'entre eux.
Une autre analyse a été effectuée pour savoir si un ou plusieurs des contrats ne devant pas être divulgués l'avaient été par inadvertance sur le site Web du Ministère; les deux listes coïncidaient et aucun chevauchement n'a été relevé.
Il est recommandé que le sous-ministre adjoint, Finances et services corporatifs :
Cette recommandation est acceptée intégralement par Finances et services corporatifs. Dans le cadre de notre mise à jour des politiques, liée à l’exercice de renouvellement des politiques du Conseil du Trésor et au Cadre de politique sur la gestion des actifs et services acquis, nous procédons à la révision et à la mise à jour d'un large éventail de politiques et procédures. Les procédures de divulgation des contrats de plus de 10 000 $ figureront dans ces mises à jour. Une fois terminées, elles feront l'objet d'une grande diffusion, notamment par l’envoi de courriels aux principaux intervenants et par l’affichage sur le site Web de la Direction générale – Biens, approvisionnements et gestion environnementale.
Cette recommandation est acceptée intégralement par Finances et services corporatifs, et ce dernier envisagera des mesures pour accroître l’efficacité des procédures de divulgation et pour assurer l’intégrité des données en prévision de la mise à niveau du système financier du Ministère vers Merlin 11i. D’après les plans actuels, cette mise à niveau devrait avoir lieu avant l'automne prochain. Nous pensons que les mesures d’amélioration de la procédure de divulgation devraient pouvoir être intégrées d’ici l’été 2009.
Comme l’exige le Secrétariat du Conseil du Trésor, le Ministère produit des rapports sur les contrats et met à jour ces renseignements sur son site Web, chaque trimestre de son exercice financier et dans les 30 jours suivant la fin de chaque période visée par un rapport. Étant donné la grande quantité de contrats à traiter, le délai de 30 jours accordé pour la préparation d’un rapport est parfois insuffisant. Quand un contrat est omis par inadvertance, il doit être affiché durant la période suivante ou le plus tôt possible.
Le site Web ministériel sur les contrats doit répondre aux normes sur la Normalisation des sites Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor. La page d’accueil du site Web d’Environnement Canada comporte un lien à la page sur la divulgation proactive. Le cas échéant, les renseignements sur les contrats sont triés par période de rapport et date de contrat. Le format d’affichage qu’utilise le Ministère pour afficher ces renseignements respecte les normes sur la Normalisation des sites Internet du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Le Ministère doit fournir les renseignements suivants pour chacun des contrats affichés : nom du fournisseur légal; numéro de référence (attribué par le système financier); date du contrat; description des travaux; date de période du contrat s’il s’agit de services; date d'exécution du contrat s’il s’agit de biens; et valeur du contrat. Une analyse de 37 contrats choisis au hasard figurant dans le rapport de divulgation proactive du site Web du Ministère a montré que tous ces renseignements avaient été correctement fournis au cours de l'exercice financier de 2005-2006.
Haut de pageÀ notre avis, le Ministère a mis en œuvre les contrôles, procédures et systèmes qui lui permettent de se conformer aux lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en matière de divulgation proactive des contrats de plus de 10 000 $. Ces outils, développés par le Ministère, facilitent l'uniformisation de la saisie des données, aident le Ministère à reconnaître rapidement les tendances des marchés, permettent de résoudre les problèmes contractuels de façon proactive et de découvrir les factures non rapprochées. Ces contrôles ont engendré des processus plus précis qui permettent de détecter rapidement les problèmes et qui facilitent l’application de mesures correctives le cas échéant.
Selon notre jugement professionnel, l'exactitude des conclusions énoncées dans le présent rapport repose sur un nombre suffisant de procédures appropriées et d’éléments de preuve. Ces conclusions ont été fondées sur un examen de la situation qui prévalait à ce moment–là.
Haut de page1Le système de divulgation proactive des contrats comportait 2 788 contrats, dont 81 étaient des duplicata. Il ne contenait en fait que 2 707 contrats à divulguer.
2Le rapport de non-divulgation pour l'exercice 2005-2006 contenait 869 contrats, dont 75 étaient des duplicata. Il ne contenait en fait que 794 contrats non divulgués.