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Règlement sur l’exportation et l’importation de déchets dangereux et de matières recyclables dangereuses - Guide d'application

Système de notification et de demande de permis en ligne

6.1 Introduction et Domaine d'application du système

Environnement et Changement climatique Canada a mis sur pied un système en ligne sécurisé permettant aux entités réglementées de soumettre des notifications et d’obtenir des permis en ligne en vertu de la Loi canadienne sur la protection de l’environnement (1999) et du Règlement sur l’exportation et l’importation de déchets dangereux et de matières recyclables dangereuses.

À l’aide du système, vous serez en mesure de sauvegarder les notifications, de faire le suivi de l’état d'avancement de vos demandes, d'obtenir des copies électroniques de documents officiels (de permis par exemple), de rechercher les demandes terminées transmises antérieurement, et de cloner (réutiliser) des ébauches de notifications et de notifications déjà transmises. Après la création de votre compte, vous pourrez utiliser de nouveau des renseignements déjà fournis pour la transmission d’autres notifications dans le futur.

Le Système de notification et de demande de permis en ligne est une solution de rechange pratique à la présentation de Formulaires de notification administrative par la poste, par courrier recommandé, par télécopieur ou par messagerie. À l’heure actuelle, le système est uniquement disponible pour les demandes de permis d’importation et d’exportation. Les notifications pour les transits, les réacheminements, les retours, et les demandes d'amendements doivent continuer à être transmises par courriel, par la poste, par courrier recommandé, par télécopieur ou par messagerie. Pour obtenir plus de renseignements sur les procédures de notification et sur les autorités compétentes à aviser, veuillez consulter la section 5 de ce guide.

6.2 Fonctionnalités du système

Tableau de bord (Dashboard) : Le tableau de bord liste toutes les notifications remplies par votre organisation et transmises à Environnement et Changement climatique Canada à des fins de traitement, de même que des ébauches de notifications. À partir du tableau de bord, vous pourrez faire le suivi de l'état d'avancement des notifications et savoir quand un document officiel est disponible dans le système pour être téléchargé. Tous ces renseignements sont présentés sous forme de tableau qui peut être imprimé ou exporté vers Excel. Pour ajouter des filtres au tableau afin de récupérer une notification particulière ou toutes les notifications associées à un importateur particulier par exemple, saisissez le numéro de référence pour la notification ou le nom de l’importateur dans le champ « Filtrer des articles ». Le système recherchera dans toutes les colonnes le texte que vous avez saisi dans le champ. Toutes les colonnes peuvent également être triées par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur les petites flèches vers le haut ou vers le bas au haut de chaque colonne.

Numéro de référence pour la notification : Un numéro de référence pour la notification est attribué automatiquement une fois que la notification a été validée et transmise à Environnement et Changement climatique Canada. Une fois assigné, le numéro de référence pour la notification figure dans la première colonne du tableau de bord, ainsi qu’au haut de l’écran lorsque la notification est prévisionnée. Par conséquent, si vous choisissez d’utiliser le système en ligne, vous n’aurez plus à communiquer avec Environnement et Changement climatique Canada par téléphone ou par courriel pour obtenir un numéro de référence.

Numéro de dossier du demandeur : Lorsque vous commencez une nouvelle notification, vous avez l’option d’ajouter un numéro de dossier unique appelé Numéro de dossier du demandeur [dans le premier onglet (« Information de base »)]. Cette fonctionnalité est utile lorsque vous utilisez votre propre système de suivi. Le numéro de dossier du demandeur est nécessaire pour cloner l’ébauche d’une notification.

Valider : Le bouton « Valider » est situé au bas de chaque onglet de la notification. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, le système exécute un test de validation afin de vérifier si des renseignements ont été omis ou sont manquants dans l’onglet. Il est recommandé de valider chaque onglet de la notification afin de corriger les erreurs au fur à mesure. Lorsque vous atteignez le dernier onglet (« Soumettre la notification »), le système exécutera un test complet de validation de la notification avant que vous puissiez signer et la transmettre officiellement à des fins de traitement.

Sauvegarder/continuer : Le système enregistre votre travail uniquement lorsque vous cliquez sur « Sauvegarder/continuer » au bas de chaque onglet de la notification. Si vous quittez un onglet sans d’abord cliquer sur « Sauvegarder/continuer », tous les renseignements saisis dans cet onglet seront perdus. De plus, après une période d’inactivité de 20 minutes, le système mettra fin à la session et vous perdrez tous les renseignements qui n’ont pas été enregistrés. Par conséquent, il est recommandé d’enregistrer votre travail fréquemment.

États d'avancement des notifications : Quatre différents états d'avancement peuvent être affichés dans le tableau de votre tableau de bord : Les états « En cours » et « Soumis » sont affichés dans la colonne « Dernière action du demandeur », et les états « En cours d'examen » et « Complété » sont affichés dans la colonne « Dernière action d’EC ».

Clonage de notifications : Lorsque vous cliquez sur « Créer une nouvelle notification unique » dans la barre de menu supérieure du système, vous avez l’option de commencer une nouvelle notification ou de cloner toute notification déjà transmise à Environnement et Changement climatique Canada ou qui est au stade d'ébauche. Pour cloner l’ébauche d’une notification, vous devez d’abord remplir le champ Numéro de dossier du demandeur à l’onglet « Information de base » de la notification. Pour cloner une notification, sélectionnez le numéro de référence pour la notification ou le numéro de dossier du demandeur dans la liste déroulante présentée, puis cliquez sur « Cloner une notification ». Le système créera une copie exacte de la notification pour que vous puissiez réutiliser les renseignements plutôt que de créer une nouvelle notification de toutes pièces. Les dates du premier et du dernier envoi, ainsi que les pièces jointes, sont les seuls renseignements qui ne seront pas copiés. Le contenu de tous les autres champs peut être modifié avant que vous présentiez la notification à Environnement et Changement climatique Canada.

Gérer mon information : La section « Gérer mon information », située dans la barre de menu supérieure de l’écran, permet de gérer l'information sur l'exportateur ou l'importateur canadien, de même que sur tous les destinataires ou expéditeurs étrangers, les transporteurs agréés et les installations agréées qui pourraient être nécessaires pour la création d’une notification. Consultez la section « Étape 4 : Gérer mon information » ci-dessous pour obtenir plus de renseignements sur la façon de gérer votre information.

Présenter des modifications : Après la transmission de la notification, le système vous permet encore d’apporter des modifications et de « présenter à nouveau » la notification modifiée à Environnement et Changement climatique Canada. Une notification peut faire l’objet d’autant de modifications que nécessaire jusqu’à ce que l’état d'avancement de la notification passe à « Complété ». Pour modifier une notification, cliquez sur le numéro de référence pour la notification dans votre tableau de bord, puis cliquez sur « Modifier/afficher le rapport » qui se trouve au coin supérieur droit de l’écran. Une fois les modifications apportées à la notification, cliquez sur l’onglet « Soumettre la notification » pour présenter la notification à nouveau.

Supprimer la notification : Les ébauches de notifications peuvent être supprimées uniquement lorsque leur état d'avancement affiche « En cours ». Pour supprimer une ébauche de notification, cliquez sur le numéro de référence pour la notification dans le tableau de votre tableau de bord, puis cliquez sur « Supprimer la notification ». Au prochain écran, vous serez invité à confirmer de nouveau la suppression de la notification au cas où vous auriez involontairement ouvert la mauvaise notification. Si vous souhaitez poursuivre le processus de suppression de la notification, cliquez sur « Supprimer la notification ». Pour supprimer une notification déjà transmise à Environnement et Changement climatique Canada, veuillez nous contacter au 1-844-524-5295.

Trouver une notification : La fonctionnalité « Trouver une notification », située dans la barre de menu supérieure, vous permet d’effectuer une recherche dans toutes les notifications liées à toute organisation à laquelle vous avez accès dans le système à guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada. Votre recherche peut être affinée à l’aide de critères fournis comme le type de permis ou le nom de l’exportateur ou de l’importateur.

Documents officiels : Lorsqu’Environnement et Changement climatique Canada émet un document officiel pour une notification (p. ex., l’accusé de réception, le permis), ce dernier est téléchargé en format PDF dans le système et un courriel est envoyé à la personne-ressource indiquée à l’onglet Exportateur canadien ou Importateur canadien, selon le type de permis. Pour afficher ou télécharger un document officiel, ouvrez la notification à partir du tableau de votre tableau de bord ou des résultats dans la page « Trouver une notification », puis cliquez sur l’onglet « Documents officiels ». Tous les documents officiels émis seront affichés accompagnés d’hyperliens. Cliquez simplement sur l’hyperlien pour afficher ou enregistrer le document.

Transfert en Masse : Les compagnies qui veulent soumettre simultanément plus d’une notification d’importation ou d’exportation à Environnement et Changement climatique Canada peuvent utiliser l’option de transferts en masse. Avec cette option, une compagnie conçoit son propre système dans le but de produire un fichier XML qui inclut tous les renseignements requis pour de multiples notifications d’importation ou d’exportation. La compagnie télécharge le fichier XML et les pièces jointes nécessaires dans le Système de notification et de permis en ligne, et soumet sa demande à Environnement et Changement climatique Canada. Environnement et Changement climatique Canada recevra et traitera chaque notification de manière individuelle. Tout comme pour les notifications soumises en ligne individuellement, la compagnie peut suivre l’état d’avancement de chaque notification soumise par un transfert en masse dans son Tableau de bord.

6.3 Petit guide pratique des étapes

Étape 1 : Ouvrir une session dans le Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada et créer vos profils
Étape 2 : Démarrer le Système de notification et de demande de permis en ligne
Étape 3 : Choisir l'option A ou l'option B pour soumettre vos notifications
Étape 4 : Gérer mon information
Étape 5 : Créer une nouvelle notification unique
Étape 6 : Remplir la notification
Étape 7 : Soumettre la notification
Étape 8 : Soumettre des transferts de masse

Étape 1 : Ouvrir une session dans le Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada et créer vos profils

Le Système de notification et de demande de permis en ligne est accessible par le site Web du Guichet unique d’Environnement Canada. Le Guichet unique comporte trois composantes : la cléGC, le Gestionnaire d’information du guichet unique (GIGU) et les divers systèmes en ligne utilisés par les programmes d’Environnement et Changement climatique Canada, y compris le Système de notification et de demande de permis en ligne pour le Règlement sur l’exportation et l’importation de déchets dangereux et de matières recyclables dangereuses.

Ouvrir une session à l’aide d’une cléGC

Accédez au site Web du Guichet unique d’Environnement Canada. Le premier écran affiché dans le site Web du Guichet unique d’Environnement et Changement climatique Canada présente deux options : Cliquez sur « Ouvrir une session à l’aide d’une cléGC ». Ouvrez une session si vous possédez déjà une cléGC. S’il s’agit de la première fois que vous utilisez le Guichet unique, cliquez sur « S’enregistrer pour une nouvelle cléGC », puis suivez les instructions affichées à l’écran. Cliquez sur « Continuer » lorsque vous avez terminé. Vous êtes maintenant branché au GIGU.

Gestion de vos profils d’utilisateur et d’organisation dans le GIGU

Si vous possédez déjà un profil d’utilisateur associé à votre cléGC, assurez-vous qu’il est à jour.

Si vous accédez au GIGU pour la première fois, suivez les instructions dans le Tutoriel 1 du Guide d’utilisation du Guichet unique pour créer votre profil d’utilisateur.

La prochaine étape consiste à lier votre profil à une organisation et à remplir le profil de votre organisation. Cliquez sur « Organisations » dans le menu gauche et suivez les instructions du Tutoriel 2 et du Tutorial 3 du Guide d’utilisation du Guichet unique.

Remarque : Il est important d’ajouter autant de renseignements que possible dans votre profil d’utilisateur et dans le profil de votre ou vos organisations même si peu de champs sont obligatoires (p. ex., le numéro d’entreprise). Ces renseignements sont importants parce que le Système de notification et de demande de permis en ligne récupère certains des renseignements qui ne peuvent être modifiés que dans le GIGU. Des profils complets et exacts dans le GIGU vous permettront de sauver du temps pour remplir le formulaire de notification dans le Système de notification et de demande de permis en ligne.

Si vous avez des questions sur le Guichet unique ou sur la configuration de vos profils, consultez le Guide d’utilisation du Guichet unique ou communiquez par courriel avec l’équipe Guichet unique à ec.gigu-swim.ec@canada.ca.

Étape 2 : Démarrer le Système de notification et de demande de permis en ligne

Après la création ou la mise jour de vos profils dans le GIGU, cliquez sur l’hyperlien « Accueil » au sommet du menu de gauche dans le GIGU, puis cliquez sur Règlement sur l’exportation et l’importation de déchets dangereux et de matières recyclables dangereuses dans la liste des modules de la page d’accueil du GIGU. Le prochain écran affichera le tableau de bord du Système de notification et de demande de permis en ligne.

Étape 3 : Choisir l’option A ou l’option B pour soumettre vos notifications

L’option A consiste à construire une banque de renseignements qui vous permettra de compléter ou cloner des notifications spécifiques et de les soumettre à Environnement et Changement climatique Canada une à la fois. Si vous choisissez l’option A, référez-vous aux étapes 4 à 7 seulement.

L’option B consiste à concevoir votre propre système afin de produire un fichier XML qui inclura tous les renseignements requis sur de nombreuses notifications d’importation ou d’exportation, lesquelles seront soumises ensemble à Environnement et Changement climatique Canada au moment voulu.  Si vous choisissez l’option B,  référez-vous uniquement à l’étape 8.

Étape 4 : Gérer mon information

Avant d'entreprendre la préparation d’une notification dans le système en ligne, il est recommandé de compléter la section « Gérer mon information » à partir de la barre de menu supérieure dans le tableau de bord. Cette section sert à saisir les renseignements sur l'exportateur ou l'importateur canadien et, au besoin, sur tous les autres sites canadiens d’envoi ou de réception de même que sur tous les destinataires ou expéditeurs étrangers, les transporteurs agréés et les installations agréées qui pourraient être nécessaires pour préparer une notification. Les renseignements qui ont été saisis dans la section « Gérer mon information » demeureront dans la section « Gérer mon information » et pourront être ajoutés à d'autres notifications dans le futur.

Si vous cliquez sur « Gérer mon information », le premier écran vous invitera à sélectionner une organisation dans la liste déroulante. Les noms des organisations associées à votre profil dans le GIGU seront affichés dans la liste. Si le nom que vous souhaitez sélectionner ne figure pas dans la liste, vérifiez que votre profil d’utilisateur est lié à l’organisation appropriée dans le GIGU avant de continuer.

Onglets sous « Gérer mon information »

  • Exportateur/importateur canadien : Cet onglet comporte deux sections : « Mon organisation » et « Site d’envoi ou de réception canadien ». Cliquez sur « Modifier » dans le tableau sous Mon organisation pour gérer les renseignements sur l’exportateur ou l’importateur canadien dans la notification. Certains champs dans ces onglets ont été préremplis à l’aide des renseignements contenus dans le GIGU : le nom, l’adresse postale, les personnes-ressources et le numéro d’entreprise (le numéro d’entreprise est extrait du GIGU pour les organisations, mais pas pour les installations). Pour mettre ces renseignements à jour, vous devez retourner dans le GIGU, (consultez le Guide d’utilisation du Guichet unique pour obtenir de l’aide). Les renseignements sur les sites d’envoi ou de réception appartenant à l’exportateur ou à l’importateur canadien, ainsi que le ou les numéros d’enregistrement et la police d’assurance de l’exportateur ou de l’importateur canadien doivent être saisis manuellement.
  • Pour ajouter un site d’envoi ou de réception situé au Canada, mais qui n’appartient pas à l’exportateur ou à l’importateur canadien, cliquez sur « Créer un nouveau site d’envoi ou de réception canadien », puis remplissez le formulaire. Chaque nouvelle entrée créée pour un site d’envoi ou de réception sera affichée dans un tableau sous Site d’envoi ou de réception canadien accompagnée d’hyperliens pour modifier ou supprimer l’entrée du système.

  • Destinataire ou exportateur étranger : Cet onglet sert à gérer les renseignements sur toutes les entreprises étrangères qui doivent être mentionnées dans vos notifications comme destinataires ou exportateurs étrangers, selon le type de permis. Pour ajouter une entreprise étrangère, cliquez sur « Créer un nouveau destinataire ou exportateur étranger », puis remplissez le formulaire. Chaque nouvelle entrée créée pour un destinataire ou exportateur étranger sera affichée dans le tableau avec des hyperliens pour modifier ou supprimer l’entrée du système.
  • Transporteurs : Cet onglet sert à gérer les renseignements sur tous les transporteurs qui doivent être mentionnés dans vos notifications. Pour ajouter un transporteur, cliquez sur « Créer un transporteur » puis remplissez le formulaire. Chaque nouvelle entrée créée pour un transporteur sera accompagnée d’hyperliens pour modifier ou supprimer l’entrée du système.
  • Installations agréées : Une installation agréée est requise lorsque la notification comporte des déchets dangereux ou des matières recyclables dangereuses qui seront éliminés ou recyclés à l’aide d’une opération préalable. Cet onglet sert à gérer les renseignements sur les installations agréées qui achèveront l’élimination ou le recyclage des déchets ou des matières recyclables mentionnées dans vos notifications selon une opération autre que D13, D14, D17, R12, R13 ou R16. Si l’installation agréée est autorisée à effectuer plus d’un type d’opération d’élimination ou de recyclage, sélectionnez tous les codes qui s’appliquent. Chaque nouvelle entrée créée pour une installation agréée sera affichée dans le tableau avec des hyperliens pour modifier ou supprimer l’entrée du système.

Modification, suppression ou ajout de renseignements dans la section « Gérer mon information »

Si des modifications sont apportées aux renseignements de la section « Gérer mon information », y compris les suppressions, les modifications seront appliquées automatiquement à toute notification qui n’a pas encore été présentée à Environnement et Changement climatique Canada. Les modifications ne s’appliqueront pas aux notifications qui ont déjà été transmises à Environnement et Changement climatique Canada. Tout nouveau renseignement ajouté à la section « Gérer mon information » pendant que la notification est en cours, par exemple l’ajout d’un nouveau transporteur, ne sera pas ajouté automatiquement à la notification. Pour ajouter un nouveau transporteur à une notification en cours de préparation, vous devez ouvrir la notification et sélectionner le transporteur dans la liste déroulante à l’onglet Transporteurs agréés.

Étape 5 : Créer une nouvelle notification unique

Cliquez sur « Créer une nouvelle notification unique » dans la barre de menu supérieure pour commencer la création d’une nouvelle notification d’exportation ou d’importation. On peut soit commencer une nouvelle notification pour un permis d’exportation ou d’importation, soit cloner une notification déjà existante en ligne. Si vous choisissez de créer une nouvelle notification de toutes pièces, le nom de l’exportateur ou de l’importateur canadien, selon le type de permis, sera extrait du GIGU. Si votre profil est lié à plus d’une organisation dans le GIGU, une liste déroulante sera affichée présentant les organisations. Cliquez sur le nom de l’organisation pour laquelle vous souhaitez présenter une notification.

Sélectionnez ensuite le type de permis et l’une des trois options de traitement suivantes (une notification distincte doit être créée pour chaque option choisie, même si le reste des renseignements dans la notification sont les mêmes) :

  • Option 1 : Élimination, Annexe 1 du Règlement, si les déchets sont destinés à l’élimination,
  • Option 2 : Recyclage, Annexe 2 du Règlement, si les matières sont destinées au recyclage,
  • Option 3 : Recyclage, installation préagréée, si les matières recyclables dangereuses sont destinées au recyclage dans une installation préagréée (l’autorisation préalable est traitée en détail à la section 13 de ce guide).

Remarque : Quand c'est fini, cliquez sur « Créer une notification ». Une fois que ce bouton est cliqué, vous ne pourrez plus modifier les options choisies à cet écran. Pour modifier une sélection, vous devrez supprimer la notification et en commencer une nouvelle.

Une fois la nouvelle notification en cours, elle demeure accessible à partir du tableau du tableau de bord.

Étape 6 : Remplir la notification

La notification en ligne est divisée en onglets distincts. Consultez la section 5.8 de ce guide pour obtenir des instructions détaillées sur la façon de remplir les onglets ou envoyez un courriel à ec.notification.ec@canada.ca pour demander de l'aide.

Une fois que chaque onglet est rempli, cliquez sur « Valider », corrigez les erreurs le cas échéant, puis cliquez sur « Sauvegarder/continuer » pour passer au prochain onglet de la notification. Après une période d’inactivité de 20 minutes, le système mettra fin à la session et vous perdrez tous les renseignements qui n’ont pas été enregistrés. Par conséquent, il est recommandé d’enregistrer votre travail fréquemment.

Étape 7 : Soumettre la notification

Quand vous aurez rempli tous les onglets dans la notification et téléchargé vos pièces jointes, cliquez sur l’onglet « Soumettre la notification ». Le système exécutera un test complet de validation de la notification. Les erreurs, le cas échéant, seront affichées à l’écran et vous devrez retourner aux onglets pertinents pour les corriger. Un aperçu de l’ensemble de la notification sera affiché si le test de validation de la notification est réussi. Passez en revue la notification une dernière fois pour vous assurer de l’exactitude de tous les renseignements. Lorsque la notification est prête à être envoyée, cochez la boîte indiquant que vous avez lu la « Déclaration par l’auteur de la notification », indiquez votre nom et votre numéro de téléphone, puis cliquez sur « Soumettre ».

Remarque : Le nom de l’auteur de la notification est le nom qui figure dans le coin supérieur gauche du permis.

Étape 8 : Soumettre des transferts de masse

Tout d'abord, assurez-vous que votre propre système est conçu pour produire un fichier XML qui est compatible avec les exigences établies par Environnement et Changement climatique Canada. Le fichier XML doit être conforme à la structure décrite dans le XSD et aux règles spécifiées dans le Guide d'échange de données XML. Cette documentation technique est disponible dans la section sur les transferts en masse, laquelle est accessible depuis la barre de menu du haut dans le Système de notification et de permis en ligne. Les étapes pour y accéder sont spécifiées à la section 6.3 du Guide d'application du REIDDMRD.

Deuxièmement, lorsque vous être prêt à travailler sur un transfert de notifications en masse, connectez-vous au Système de notification et de permis en ligne. Une fois que vous êtes dans le système, cliquez sur « Soumettre un fichier XML par transfert en masse » dans la barre de menu du haut; puis cliquez sur « Commencer un nouveau transfert en masse ». Si votre profil est autorisé à être connecté à plus d'une organisation, sélectionnez dans le menu déroulant l'organisation pour laquelle vous voulez soumettre le fichier XML, appuyez sur « Parcourir » pour localiser le fichier XML que vous souhaitez soumettre, puis appuyez sur « Télécharger ». Le fichier sera alors validé. Toute erreur apparaîtra à l’écran et toutes les erreurs doivent être corrigées avant de pouvoir soumettre le fichier XML.

L’onglet « Pièces jointes au Transfert en masse » est l'endroit où vous téléchargez toutes les pièces jointes qui sont spécifiées dans le fichier XML sous les éléments de données <supportingNoticeDocumentation>, <supportingInsuranceDocumentation>, et <supportingContractDocumentation>. Les pièces jointes peuvent seulement être téléchargées en format PDF. Pour télécharger une pièce jointe, appuyez sur "Parcourir" pour localiser le fichier et appuyez sur « Télécharger » pour joindre le fichier à la soumission. Le nom des fichiers PDF doit correspondre exactement aux noms spécifiés dans le fichier XML. Veuillez-vous référer à la section 5.8.9 du Guide d'application du REIDDMRD pour obtenir plus d’information sur les types de documents qui sont requis lors de la soumission d’une notification et qui pourraient être nécessaires comme pièce jointe dans un transfert en masse de notification.

Lorsque vous êtes prêt à soumettre le fichier XML et les pièces jointes à Environnement et Changement climatique Canada, cochez les cases indiquant que vous avez lu et accepté les deux déclarations, entrez votre nom et votre numéro de téléphone, et appuyez sur «Soumettre le Transfert en masse ».

Une fois que le fichier XML et les pièces jointes auront été soumis à Environnement et Changement climatique Canada, un numéro de référence de notification sera automatiquement attribué à chacune des notifications incluses dans le fichier XML. Vous pouvez visualiser chaque notification et suivre leur état d’avancement à tout moment à partir de votre Tableau de bord.

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