Guide de déclaration à l'Inventaire national des rejets de polluants de 2001 : étape 3

Étape 3 : installez le logiciel de déclaration et chargez les données

L'étape 3 porte sur l'installation et le démarrage du logiciel de déclaration. Vous trouverez, aux étapes 6 et étape7 de ce guide, la marche à suivre pour détecter les erreurs et envoyer vos données quand votre déclaration sera terminée.

Nous vous encourageons à installer et à démarrer le logiciel de déclaration à l'Inventaire national des rejets de polluants (INRP) dès sa réception pour vous assurer qu'aucun problème technique ne compromettra la livraison de votre déclaration dans les délais prescrits. Si vous avez des questions à propos du formulaire ou du logiciel de déclaration, veuillez consulter ce guide ou vous servir du bouton d'aide que vous trouverez dans le coin inférieur gauche de chaque écran.

Si vous avez produit une déclaration pour l'an 2000, vous pouvez en charger les données et les mettre à jour (voir « charger les données / gérer le système ».

Voici les trois volets de cette étape :

  1. Installer le logiciel - consultez la description des exigences du système et des procédures d'installation ci-dessous.
  2. Démarrer le logiciel et se familiariser avec les divers écrans et fonctions.
  3. Charger les disquettes de données (facultatif) - utilisez cette fonction si vous voulez télécharger la déclaration à l'INRP de l'an 2000 ou la déclaration 2001 d'une autre installation.

Installation et démarrage du logiciel de déclaration à l'INRP

Matériel informatique et logiciel requis

Le logiciel de déclaration est une application 32 bits de Windows qui n'est compatible qu'avec les ordinateurs qui utilisent Microsoft Windows. Voici les exigences minimales du système informatique :

  • Un ordinateur personnel compatible Intel Pentium II
  • Windows 9x, (inclut Windows 95, 98, SE ou ME) ou Windows NT (inclut 2000 et XP - peut exiger l'autorisation de l'administrateur de réseau)
  • La version 4 d'Internet Explorer de Microsoft avec la trousse de service 5 (ou une version plus récente) (IE5+)
  • Un lecteur de CD ou de disquette haute densité de 3,5 pouces
  • Un disque dur disposant d'un espace de 30 mégaoctets (Mo) ou davantage

Installation du logiciel de déclaration Windows

  • Démarrez Windows
  • Insérez le CD de l'INRP dans le lecteur. Le navigateur du CD de l'INRP sera lancé automatiquement si la fonction « exécution automatique » est activée sur votre système. Pour installer le logiciel de l'INRP, choisissez « installer le logiciel de déclaration ». Cela amorcera le processus d'installation.
  • Si le navigateur du CD n'apparaît pas, ouvrez l'Explorateur de Windows/NT, choisissez le lecteur du CD, le répertoire « EDR » et cliquez deux fois sur le fichier EDR_Setup.exe.
  • Suivez les instructions d'installationNote de bas de page 3.

Démarrage du logiciel de l'INRP

Pour lancer le logiciel de déclaration de l'INRP, veuillez vous servir d'une des trois méthodes suivantes :

  • Cliquez deux fois sur l'icône de l'INRP/NPRI sur votre bureau
  • Allez à Démarrer, Programmes, INRP/NPRI, 2001, et cliquez sur Logiciel de déclaration 2001

OU

  • Ouvrez l'Explorateur Windows, choisissez le lecteur et le répertoire dans lequel le logiciel a été installé et double-cliquez sur INRP WIN.exe

Utilisation du logiciel de déclaration à l'INRP

Écrans de démarrage

Lorsque vous lancez le logiciel pour la première fois, vous devez choisir la langue que vous voulez utiliser : le français ou l'anglais.

Choix du programme d'inventaire

Le logiciel de déclaration 2001 comprend le formulaire ontarien de déclaration annuelle en vertu du Règlement de l'Ontario 127/01 (Règl.o. 127/01) et le Plan directeur national pour la réduction des émissions (PNDRE). Ces inventaires de polluants sont définis davantage ci-dessous. Vous devez choisir l'inventaire - ou les inventaires - auquel vous déclarez vos émissions afin d'activer les champs appropriés des formulaires de déclaration et de la liste des substances.

Vous pourrez revenir à cet écran plus tard si vous choisissez de modifier l'inventaire auquel vous déclarez vos émissions.
Avertissement : Si vous modifiez la sélection pour passer de « INRP » (qui comprend le Règlement 127/01) à « Règlement 127/01 », vous n'aurez plus accès aux données de l'INRP enregistrées précédemment, sauf aux substances qui sont répertoriées dans le Règlement 127/01, tableau 2C.

  • INRP - Inventaire national des rejets de polluants
    - Installations tenues de produire une déclaration à Environnement Canada pour l'INRP
    - Installations situées en Ontario tenues de produire une déclaration à l'INRP et au ministère de l'Environnement de l'Ontario (MEO) en vertu du Règlement 127/01 de l'Ontario

Choisissez ce bouton si vous êtes tenus de produire une déclaration à Environnement Canada pour l'INRP. Si vous produisez une déclaration pour une installation située en Ontario, choisissez ce bouton si vous êtes tenus de déclarer vos émissions à la fois à l'INRP et à l'inventaire de l'Ontario en vertu du règlement 127/01.

Si vous produisez une déclaration à l'INRP pour plusieurs installations, dont certaines sont situées en Ontario, choisissez le bouton « INRP ». Les substances et les champs du formulaire consacrés au Règlement 127/01 de l'Ontario n'apparaîtront que pour les installations situées en Ontario. Les installations situées en dehors de l'Ontario n'auront pas accès aux champs qu'il faut remplir en vertu du règlement ontarien.

Consultez le fichier d'aide ou le Guide de déclaration des polluants régis par le Règlement 127/01 de l'Ontario au moyen du logiciel INRP/MEO - 2001 pour obtenir la description des champs du formulaire de déclaration réservés au Règlement 127/01 de l'Ontario.

  • MEO - Règlement 127/01 de l'Ontario
    - Installations situées en Ontario tenues de produire une déclaration au ministère de l'Environnement de l'Ontario en vertu du Règlement 127/01 (substances des tableaux 2A et 2B)

Choisissez ce bouton si vous devez produire une déclaration annuelle au ministère de l'Environnement de l'Ontario en vertu du règlement ontarien 127/01, mais n'êtes pas tenus de déclarer vos émissions à Environnement Canada pour l'INRP. (L'installation ne produira donc une déclaration que pour les substances répertoriées dans le règlement ontarien 127/01, tableaux 2A et 2B.)

Si vous êtes en outre tenus de déclarer une des substances répertoriées au tableau 2C du règlement ontarien 127/01, vous devez également déclarer ces substances à l'INRP. Dans ce dernier cas, choisissez le bouton « INRP » cité ci-dessus.

Veuillez consulter le fichier d'aide ou le Guide de déclaration des polluants régis par le Règlement 127/01 de l'Ontario au moyen du logiciel INRP/MEO - 2001, pour obtenir la description des champs du formulaire de déclaration relatif au règlement ontarien 127/01.

  • PNDRE - Plan directeur national de réduction des émissions
    - Installations tenues de produire une déclaration à l'Association canadienne des fabricants de produits chimiques (ACFPC) pour le PNDRE
    - Ce bouton permet de produire une déclaration dans le cadre du PNDRE, de l'INRP et du Règlement 127/01 applicable aux installations situées en Ontario

Choisissez ce bouton si vous êtes tenus de produire une déclaration pour le PNDRE et l'INRP. Le logiciel de déclaration des polluants régis par le Règlement 127/01 du MEO sera également activé pour les installations situées en Ontario.

Le PNDRE (Plan directeur national pour la réduction des émissions) est une initiative de déclaration et de réduction des émissions de l'Association canadienne des fabricants de produits chimiques. Le PNDRE, une des composantes de Responsible CareMC, s'applique à toutes les installations de fabrication de produits chimiques exploitées par les sociétés membres de l'Association canadienne des fabricants de produits chimiques. Pour de plus amples renseignements, veuillez communiquer avec l'association, au numéro (613) 237-6215, poste 237.

Le formulaire de déclaration du PNDRE est semblable au formulaire de déclaration de l'INRP. Veuillez consulter le présent Guide pour obtenir la description de chacun des champs du formulaire. Un résumé des changements apportés à la liste du PNDRE pour l'an 2001 est inclus dans le CD du logiciel de déclaration à l'INRP.

Menu des personnes-ressources

Vous devez signaler dans la déclaration si c'est un entrepreneur ou le coordonnateur de la société qui a rempli la déclaration à l'INRP.

C1. Entrepreneur indépendant

Il arrive fréquemment qu'une société ou une installation confie à un entrepreneur le soin de remplir sa déclaration à l'INRP. Dans ce cas, Environnement Canada exigera d'être mis au courant des coordonnées de cet entrepreneur.

Si vous répondez par l'affirmative à la question du champ C1.0, enregistrez le nom, le numéro de téléphone et l'adresse de l'entrepreneur.

C2. Coordonnateur de la société

Il se peut que certaines sociétés coordonnent les déclarations de diverses installations par l'entremise d'une même personne-ressource. Si vous êtes le coordonnateur de la société chargé de remplir les déclarations de plusieurs installations, vous pouvez enregistrer vos coordonnées ici plutôt que de le faire dans la déclaration de chacune des installations.

Si vous répondez par l'affirmative à la question du champ C2, veuillez fournir le nom, le titre du poste, l'adresse de courriel, le numéro de téléphone et de télécopieur du coordonnateur de la société (voir la description des champs A8 et A9 pour de plus amples renseignements). La correspondance envoyée par Environnement Canada sera adressée au coordonnateur de la société.

Note : Toute modification apportée à l'information dans ce champ remplacera l'information pour tous les coordonnateurs champs (A8 et A9) dans la présente déclaration. Pour ce motif, vous devez appuyer sur le bouton « activer le mode modification » avant de pouvoir ajouter ou modifier des renseignements sur le coordonnateur de la société.

Entrer les données / menu principal

Le logiciel de déclaration de l'INRP utilise un système à base de menu pour naviguer. Le « menu principal » est le point de départ d'une déclaration à l'INRP. Habituellement, on commence par « gérer le système » et on télécharge les données de la déclaration de l'an 2000. On peut ensuite « examiner / entrer / modifier les données » et mettre à jour les renseignements portant sur les installations déclarantes, les substances et les installations hors site. Enfin, on choisit « vérifier les erreurs / transférer les données » avant de transférer la déclaration à l'INRP sur disquette et de la présenter, avec l'attestation signée, au bureau régional de l'INRP. Notez bien que vous devez choisir l'option « choisir le programme d'inventaire » si vous devez modifier votre sélection de programme originale.

Menu principal
  • Choisir le programme d'inventaire
  • Charger les données / gérer le système
  • Examiner / entrer / modifier les données
  • Vérifier les erreurs / transférer les données
  • Imprimer la déclaration

Charger les données / gérer le système

À partir du menu principal, choisissez « gérer le système ». Les options suivantes s'offrent alors :

Charger les données / gérer le système

  • Charger les données
  • Effacer les bases de données
  • Déplacer le répertoire de données

Chargement des données

Vous pouvez charger les disquettes de données de l'an dernier, qu'elles soient sur la disquette ou sur votre disque dur. Si vous téléchargez des données, vous devrez mettre à jour l'information relative à l'installation ou à la substance aux endroits requis, vous assurer que toute l'information est exacte et remplir les champs qui n'ont pas été téléchargés par l'entremise de cette fonction. Vous pouvez également télécharger une déclaration à l'INRP provenant d'une autre installation. Cette possibilité devrait se révéler utile au coordonnateur d'une entreprise désireux de regrouper les déclarations de plusieurs installations dans une seule et même déclaration. Le logiciel ne permet de télécharger que les déclarations des années 2000 et 2001.

Sélectionnez « menu principal » et « charger les données / gérer le système », puis « charger les données ». À l'invite, sélectionnez le lecteur, ainsi que le chemin précisant où se trouve le fichier de l'INRP. Le logiciel de l'INRP peut charger les données à partir de n'importe quel lecteur ou répertoire qui contient une déclaration à l'INRP valide. Le logiciel indiquera à l'écran l'année des données téléchargées (2000 ou 2001); il affichera également le nombre d'installations, les substances, et les installations hors site qui seront téléchargées.

Durant le chargement, le programme indiquera la quantité d'enregistrements transférés et le nombre de cas de dédoublement. Si le logiciel détecte le chargement d'une installation déjà existante, un avertissement sera affiché et vous aurez le choix entre les options suivantes :

  • écraser l'enregistrement existant avec les données de la disquette;
  • créer une nouvelle installation avec un numéro d'identité INRP différent;
  • arrêter la procédure de transfert des données de la disquette;
  • annuler tout chargement ultérieur.

Effacement des bases de données

Cette fonction permet de supprimer toutes les données du logiciel de déclaration. Notez bien que les données effacées sont irrécupérables.

Déplacement du répertoire de données

Cette fonction vous permettra d'archiver une ou plusieurs déclarations dans différents sous-répertoires. Elle sera particulièrement utile aux consultants qui préparent des déclarations pour divers clients ou pour les coordonnateurs de société qui le font pour plusieurs installations.

Pour exploiter cette fonction, faites d'abord appel à l'explorateur Windows pour créer un nouveau sous-répertoire réservé aux données de l'INRP. Servez-vous ensuite du logiciel de l'INRP pour changer l'emplacement du répertoire de données que vous venez de créer . Vous pouvez créer une nouvelle base de données vide dans le sous-répertoire ou ouvrir une base de données existante.

Note : Cette fonction ne peut être utilisée pour copier les déclarations à l'INRP d'un répertoire à l'autre. Il faut utiliser l'explorateur Windows pour copier le fichier de la base de données NPRIDATA.MDB dans un autre répertoire.

Examiner / entrer / modifier les données

Le logiciel exige que l'on enregistre les données d'identification de l'installation, avant de saisir les renseignements relatifs aux substances.

À partir du « menu principal », choisissez « examiner / entrer / modifier les données ». C'est à partir de cet écran que vous pouvez déclarer toutes les données prescrites dans le cadre de l'INRP. Vous pouvez, en tout temps, sauvegarder les données enregistrées ou annuler les modifications que vous venez de faire.

Examiner / entrer / modifier les données
  • Installations déclarantes
  • Substances
  • Évacuations dans les plans d'eau
  • Installations hors site
  • Afficher le champ « personnes-ressources »
Installations déclarantes

Les données relatives aux installations sont inscrites dans les champs A1 à A17 de la section « Installations déclarantes ». Le formulaire de déclaration électronique permet de remplir une déclaration à l'INRP pour plusieurs installations à la fois. Ceci devrait s'avérer utile lorsqu'un coordonnateur est chargé de la déclaration des diverses installations d'une entreprise. L'écran synthèse des installations et des substances donne un bref aperçu des rejets sur place et des transferts hors site. On peut également examiner ce sommaire juste avant de transférer la déclaration à l'INRP sur une disquette.

Substances

Note : Vous ne pourrez enregistrer aucune données sur les substances avant d'avoir enregistré les données relatives à l'installation concernée.

Les renseignements relatifs aux substances de l'INRP s'inscrivent dans les champs B1 à B40 de la déclaration des substances. L'écran des substances affiche la liste des installations et des substances qui leur sont associées. Les déclarations sur les substances peuvent être ajoutées, modifiées ou supprimées. L'écran synthèse des installations et des substances donne un bref aperçu des rejets sur place et des transferts hors site. On peut également examiner ce sommaire juste avant de transférer la déclaration à l'INRP sur une disquette.

Si les listes à servir décrites ci-après sont incomplètes ou inexactes, vous pouvez y ajouter le nom d'un plan d'eau ou une installation hors site. Les deux sections qui suivent proposent une procédure plus directe d'identification d'une installation hors site ou d'un plan d'eau.

Plans d'eau

Choisissez ce bouton pour ouvrir le tableau contenant la « liste à servir des plans d'eau ». Les entrées, dans ce tableau, peuvent être extraites de la liste à servir des plans d'eau, à laquelle on peut avoir accès quand le curseur se trouve dans la colonne des plans d'eau du champ B12.3 de la déclaration des substances.

Si vous déclarez les rejets d'une substance de l'INRP dans des eaux de surface (cours d'eau, rivière, lac, baie, ruisseau, etc.), vous devez identifier le plan d'eau récepteur. Pour faire en sorte que les plans d'eau soient identifiés de manière homogène, une liste de noms a été extraite des données répertoriées à l'INRP et du Répertoire toponymique du Canada. Les noms contenus dans cette liste initiale ne peuvent pas être modifiés. Toutefois, si vous ne pouvez pas trouver le nom d'un plan d'eau, vous pouvez ajouter un toponyme à la liste.

N'ajoutez pas le nom d'un plan d'eau qui ne reçoit pas au moins une évacuation signalée au champ B12.3; sinon le logiciel signalera l'erreur : « plan d'eau orphelin ». Il y a deux manières de modifier le tableau de la liste à servir des plans d'eau :

  • choisir « plans d'eau » dans le menu « examiner / entrer / modifier les données »;
  • dans le champ B12.3, sélectionner le bouton, dans la colonne « nombre de plans d'eau », puis choisir « ajouter un plan d'eau à la liste à servir ».

Une fois que vous avez ajouté un plan d'eau, vous êtes tenus de déclarer le volume ou la quantité de la substance rejetée dans ce plan d'eau.

Installations hors site

Choisissez ce bouton pour ouvrir le tableau contenant la « Liste à servir des installations hors site ». Les entrées, dans ce tableau, peuvent être extraites de la liste à servir des plans d'eau, à laquelle on peut avoir accès quand le curseur se trouve dans la colonne des installations hors site du champ B22.1 et B25.1 de la déclaration des substances.

Aux fins de l'INRP, il existe trois types d'installations hors site :

  • les installations où la substance déclarée est envoyée à des fins d'élimination définitive ou de traitement préalable à son élimination;
  • les usines municipales d'épuration (UME) où votre installation envoie un effluent dans lequel se trouve la substance déclarée;
  • les installations où des matières contenant la substance déclarée ont été transférées pour recyclage.

Toute évacuation dans des égouts sanitaires doit être déclarée comme un transfert pour élimination à une UME, peu importe la qualité ou le type de traitement effectué par cette usine.

Si votre installation transfère hors site une substance de l'INRP pour élimination ou recyclage, vous devez désigner l'installation destinataire. Pour que les installations hors site soient identifiées de façon systématique, on a dressé une liste à partir des données de l'INRP. L'information relative aux installations hors site de cette liste initiale ne peut être modifiée. Vous pouvez toutefois ajouter le nom et l'adresse d'une nouvelle installation hors site à cette liste si vous n'y trouvez pas celui de l'installation où la substance de l'INRP a été transférée.

N'enregistrez pas d'installation hors site qui ne soit pas associée au transfert d'au moins une substance; sinon le logiciel signalera l'erreur : « installation orpheline ». Il existe deux façons de mettre à jour le tableau « données sur les installations hors site et les UME » :

  • choisir « installations hors site » dans le menu « examiner / entrer / modifier les données »;

ou

  • dans le champ B22.1 ou champB25.1, sélectionner la colonne « nombre d'installations hors site » puis choisir « ajouter une installation hors site à la liste à servir ».

Une fois que vous aurez ajouté une installation hors site à la liste, vous serez tenus de déclarer la quantité de la substance transférée vers cette installation.

Menu d'impression

À partir de cet écran, vous pouvez définir les valeurs implicites de l'imprimante, imprimer votre déclaration à l'INRP et imprimer l'attestation pour chacun des programmes pour lequel vous produisez une déclaration

Note : Vous n'êtes pas tenus de produire une copie papier de votre déclaration à l'INRP en plus de votre copie électronique. Seule la copie électronique accompagnée de l'attestation signée est obligatoire.

Menu d'impression
  • imprimer installations/substances
  • imprimer plans d'eau
  • imprimer installations hors site
  • imprimer la liste sommaire
  • imprimer les erreurs de déclaration
  • imprimer l'attestation
  • valeurs implicites de l'imprimante
Imprimer les installations / substances

Ce rapport fournit un compte rendu détaillé de tous les renseignements contenus dans la déclaration à l'INRP. Une série de cases à cocher vous permet de choisir parmi les options d'impression présentées. Par défaut, le rapport indiquera toutes les installations et toutes les substances. Les installations hors site et les plans d'eau doivent être imprimés séparément. Vous pouvez n'imprimer que les installations, sans la liste des substances qui leur correspondent ou imprimer des sections particulières des rapports sur les installations et les substances.

Vous avez aussi le choix d'imprimer le rapport dans la « langue de correspondance ». Elle permet d'imprimer en anglais les déclarations produites en anglais, et en français les déclarations produites en français. On peut aussi imprimer les titres en français ou en anglais sans que la langue d'enregistrement des données de la déclaration ne soit modifiée.

Imprimer les plans d'eau

Ce rapport fournit une liste de tous les plans d'eau dans lesquels des rejets d'une substance de l'INRP ont été déclarés par l'installation.

Imprimer les installations hors site

Ce rapport fournit une liste de toutes les installations hors site et de toutes les UME dans lesquelles des rejets d'une substance de l'INRP ont été déclarés par l'installation.

Imprimer la liste sommaire

Ce rapport fournit un résumé des rejets et transferts prévus et effectifs, pour chacune des substances de l'INRP déclarées.

Imprimer les erreurs de déclaration

Ce rapport fournit un résumé de toutes les erreurs des déclarations sur les installations et les substances qui doivent être corrigées avant le transfert des données.

Imprimer l'attestation

Le logiciel permet d'imprimer, avec l'attestation, un rapport sommaire de la déclaration à l'INRP. Ce rapport présente la liste des installations, des substances qui leur correspondent, des quantités totales de rejets sur place et de transferts hors site pour élimination ou recyclage. L'attestation contient les nom et adresse du cadre de la société fournis aux champs A16 et A17. L'attestation, signée et datée, doit être déposée avec la déclaration à l'INRP.

Régler les valeurs implicites de l'imprimante

Vous avez le choix d'envoyer le rapport à une imprimante (« P ») ou dans un fichier (« F »). Le logiciel peut utiliser n'importe quelle imprimante. Néanmoins, vous pouvez imprimer dans un fichier lorsque l'imprimante est inaccessible. Le fichier produit est un simple document « texte » qui peut être traité avec Notepad,WordPad ou tout autre programme de traitement de texte. Si vous éprouvez des difficultés, essayez d'utiliser l'option « Imprimez dans un fichier » puis d'imprimer à partir de Notepad, de Wordpad ou de tout autre programme de traitement de texte. Suggestion : Pour obtenir les meilleurs résultats, utilisez une police dont les caractères ont une taille constante, comme « Courrier 10 points » ou « Nouveau Courrier ».

Suivez les étapes 4 et étape5 pour terminer votre déclaration, puis les étapes 6 et étape7 pour la faire parvenir à Environnement Canada.

Le formulaire électronique de déclaration à l'INRP et les étapes 4 et étape5 du présent Guide sont organisés de la façon suivante :

Étape 4

Étape 5

Veuillez examiner les explications fournies pour ces sections avant de remplir votre déclaration à l'INRP pour l'année 2001.

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