Guide de déclaration à l'Inventaire national des rejets de polluants, 2000 : section 4


Copie de la déclaration à l'INRP sur disquette

Vérification des erreurs

Cette étape est essentielle. Le logiciel ne produira de copie du rapport sur disquette que lorsque cette fonction aura indiqué qu'il n'y a plus d'erreur. À partir du menu principal, choisissez « Vérifier les erreurs/Créer un rapport » puis activez la fonction « Vérifier s'il y a des erreurs » pour vous assurer que toutes les sections de la déclaration de l'INRP ont été remplies correctement. Un écran descriptif indiquera le nombre d'installations et de substances enregistrées qui ont été vérifiées et le nombre de messages d'avertissement et d'erreur trouvés. Le logiciel de déclaration donne des avertissements si les rejets et transferts déclarés semblent anormalement élevés. Ces avertissements, contrairement aux erreurs, ne vous empêcheront pas de transférer le rapport de l'INRP sur disquette.

Si des erreurs sont détectées, le logiciel vous invitera à examiner les messages d'erreur ou d'avertissement. La liste des messages d'erreur explique quelles erreurs ont été trouvées et dans quel champ de la déclaration elles se sont produites. En tout temps, vous pouvez voir ou imprimer les messages d'erreur afin de trouver les erreurs dans la déclaration et de les corriger. Corrigez les erreurs signalées et activez à nouveau la fonction « Vérifier s'il y a des erreurs ». Cela neutralise les marqueurs d'erreur et permet de transférer le rapport sur disquette. L'omission de la procédure « Vérifier s'il y a des erreurs » empêche le logiciel de neutraliser les codes d'erreur. C'est la difficulté la plus fréquemment rencontrée lorsqu'on crée une disquette.

Copie de la déclaration à l'INRP sur disquette

Vous devez utiliser le logiciel de l'INRP pour transférer une déclaration, sans quoi les données enregistrées sur la disquette ne seront pas acceptées par Environnement Canada. À partir du menu principal, choisissez « Vérifier les erreurs/Créer un rapport » puis « Copier le rapport de l'INRP sur disquette ». Avant que ne débute la copie sur disquette de la déclaration à l'INRP, un bref sommaire apparaît à l'écran indiquant chaque installation et les substances répertoriées qui y sont associées. Vérifier l'exactitude de ces données. Assurez-vous qu'une disquette vierge formatée a été insérée dans le lecteur « A » ou « B ».

Vous devriez également garder pour vos dossiers une copie électronique de votre déclaration. Certaines données essentielles de ce rapport pourront être téléchargées dans le logiciel de déclaration de l'an prochain. Il faut éviter d'utiliser des programmes de bases de données autres que ceux de l'INRP pour modifier les données après les avoir transférées. Si vous ne tenez pas compte de cette directive, la disquette sera rejetée et vous devrez déposer le rapport une seconde fois.

Bien que les virus informatiques soient relativement rares, on en a détecté plusieurs sur des disquettes contenant des rapports destinés à l'INRP. Si le cas se présente, un nouveau rapport sera exigé.

Une fois votre déclaration copiée sur disquette, déplacez la languette de la disquette pour ouvrir la fenêtre de protection d'écriture située dans le coin inférieur gauche.

Inscrivez sur votre disquette le nom de votre installation, le numéro d'identification de l'INRP (fourni avec la trousse de déclaration) ainsi que la date de dépôt de la déclaration. Les entreprises qui produisent une déclaration pour la première fois et n'ont pas reçu de numéro d'identité permanent peuvent utiliser le numéro temporaire produit par le logiciel (p. ex., 90000000001).

Attestation

L'attestation signée doit être jointe à votre disquette. L'attestation doit être signée par le « cadre de la société » responsable de l'installation, qui est désigné au champ A16. À partir du « Menu principal », ouvrez le « Menu d'impression » et choisissez « Imprimer l'attestation ». Si vous ne réussissez pas à l'imprimer, communiquez avec le bureau régional de l'INRP pour en obtenir un exemplaire. L'Annexe 3 fournit plus de détails sur l'impression des rapports.

Envoi de la déclaration à Environnement Canada

Envoyez la disquette et l'attestation signée au bureau de l'INRP de votre région au plus tard le 1er juin 2001. C'est la date de l'envoi par la poste ou par messagerie qui fait foi. Il n'est pas nécessaire d'inclure une copie papier de votre rapport. Nous tenons à rappeler au coordonnateur de l'entreprise que si une disquette contient une déclaration portant sur des installations situées dans différentes régions du Canada, il lui suffit de déposer un seul rapport au bureau de l'INRP de sa région. On demande, par exemple, au coordonnateur d'une entreprise employé à Montréal, mais responsable de la déclaration d'installations sises à Edmonton, Vancouver et Toronto, d'envoyer ses rapports au bureau régional de Montréal.

En cas de difficultés, veuillez communiquer avec le bureau de l'INRP de votre région, dont l'adresse figure au verso de la couverture du Guide.

Envoi de la déclaration par courriel

Si vous décidez d'envoyer votre déclaration à l'INRP par le courrier électronique

  • Utilisez le logiciel de l'INRP pour transférer le rapport sur une disquette ou dans un répertoire du disque dur. Ne copiez pas les fichiers qui se trouvent dans le répertoire du logiciel de l'INRP. Un rapport complet à l'INRP contient deux fichiers :
  • DISK.ID
  • EXPODATA.MDB
  • Envoyez, par courriel, ces fichiers sous forme d'annexes à votre bureau régional de l'INRP. Indiquez clairement, comme objet de l'envoi, qu'il s'agit d'une déclaration à l'INRP et précisez le numéro d'identité de votre installation et le nom de votre société. Les coordonnateurs ne doivent pas oublier que leur obligation se limite à l'envoi d'un rapport au bureau de l'INRP de leur région. Dans votre message électronique, précisez vos nom, adresse, numéro de téléphone et numéro de télécopieur ainsi que votre adresse de courriel. Gardez une copie de cet envoi électronique à des fins de référence.
  • Une attestation signée doit accompagner le rapport de l'INRP. Envoyez une télécopie au même bureau de l'INRP où vous avez envoyé votre message électronique. Classez l'original signé à titre documentaire.

Les déclarations envoyées par courriel et l'attestation doivent parvenir au bureau d'Environnement Canada le 1er juin 2001 au plus tard. Les personnes-ressources des bureaux régionaux de l'INRP, leur adresse électronique, leur numéro de téléphone et numéro de télécopieur sont fournis au verso de la couverture du présent guide et sur le site Web de l'INRP.

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