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L’expérience des Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à Toronto

7. Essais d’intégration et plans de contingence

En prévision des Jeux, il fallait réaliser de nombreux essais pour valider l’installation et le bon fonctionnement du matériel et des logiciels opérationnels et s’assurer que les prévisionnistes avaient accès aux données du Mesonet pour leur analyse et leur interprétation. Les prévisionnistes et les responsables des séances d’information avaient besoin d’une formation sur les services qu’ils devaient offrir durant les Jeux. Ces séances de formation devaient aussi comprendre des renseignements sur le nouveau matériel, les nouveaux logiciels, les ensembles de données de surveillance atmosphérique du Mesonet ainsi que les produits de modélisation numérique des prévisions météorologiques et de la qualité de l’air à haute résolution. Durant la dernière année de préparation, il y a eu un nombre important d’innovations et de procédures documentées afin de permettre aux équipes d’avoir le matériel et le personnel requis pour satisfaire aux exigences et de l’employer adéquatement. Ce travail comprenait notamment la planification de la contingence pour établir et consigner les plans d’action de rechange à suivre afin de maintenir les services en cas de panne au CPIO ou de l’une des deux unités de présentation.

7.1 Période intensive des opérations et essais d’intégration

Le concept d’une période intensive des opérations (PIO) consistait à exploiter es « systèmes de prévision, d’alerte et de surveillance » de bout en bout immédiatement avant et pendant les Jeux, d’une part, et à prévoir des périodes d’essai d’intégration dans le cadre du processus menant aux Jeux, d’autre part. Les essais devaient servir à vérifier et à valider le degré de préparation des instruments, des postes de travail, des processus de prévisions et du personnel en vue des activités. Il a toujours été obligatoire d’effectuer des essais de bout en bout et d’éprouver un nouveau plan de contingence, mais l’idée de la PIO est venue du président du Comité directeur à l’automne 2014, qui a alors demandé de faire des essais intensifs sur une période donnée en vue des Jeux. Le plan a d’abord été approuvé par tous les groupes de travail du projet, puis il a été adopté par le Comité directeur en octobre 2014. La particularité de la PIO se trouvait dans le fait que la portée des essais s’étendait au-delà des composants opérationnels des services de prévision pour englober les bureaux de présentation hors site. Le composant de la PIO ne figurait pas dans la présentation initiale au Conseil du Trésor, mais il est devenu une partie intégrante du plan de mise en œuvre d’ECCC.

Au moment de l’intégration de la planification des essais de la PIO dans le plan de mise en œuvre global, il est devenu évident que les essais ne pouvaient pas tous commencer comme prévu, parce qu’il fallait soumettre les systèmes de TI à des mises à niveau critiques afin de garantir le fonctionnement des postes de travail intégrés pour les Jeux. Il fallait également mettre en service de l’équipement et des instruments de surveillance. On a donc mis en œuvre une démarche progressive afin que les essais et la certification deviennent un élément graduel de nos travaux et de la mise en œuvre de l’automne 2014 au début du relais de la flamme des Jeux panaméricains en mai 2015. Les étapes étaient appelées « essais d’intégration » et elles précédaient le début des véritables opérations intensives qui ont commencé une semaine avant l’ouverture des Jeux panaméricains.

7.1.1 Détails de l’intégration

Les essais d’intégration avaient pour but de soumettre les opérations à des tests de bout en bout (c.-à-d. mise à l’essai de différents composants de systèmes complexes, détermination et correction des lacunes). Avant l’atteinte de l’état de préparation définitif et le début des activités des Jeux, on a réalisé cinq essais d’intégration de novembre 2014 à avril 2015, soit à un intervalle d’un mois environ entre chaque essai. Les essais d’intégration ont validé les composants suivants de la PIO : les personnes, la formation et la contingence; la surveillance et le flux des données; les outils; la prévision et la production; la dissémination; la science; et les activités de gestion de projet, le cas échéant. Les intégrations étaient successives et élaborées progressivement avec une portée grandissante; chacune portait principalement sur un ou deux grands thèmes.

Les renseignements ci-dessous expliquent en détail les éléments visés par chaque période d’essai d’intégration. On a distingué les étapes d’intégration à l’aide de couleurs correspondant à celles du diagramme ci-dessous, qui montre la corrélation et la progression des essais d’intégration.

  • Intégration 1 – Les essais portaient sur les fonctions matérielles et logicielles de base du poste de travail intégré de présentation, les données d’observation transmises à ce système, ce qui comprend les données provenant du Mesonet, ainsi que la capacité de diffusion des prévisions et des alertes propres aux sites.
  • Intégration 2 – Le but des essais était semblable à la portée de l’intégration 1, mais il comprenait aussi la mise à l’essai de deux postes de travail intégrés de présentation installés au CPIO, du commutateur A-B (c.-à-d. le commutateur qui permettait à un prévisionniste de passer d’un poste de travail intégré de présentation à un poste de travail intégré de prévisionniste) et du logiciel de production des prévisions.
  • Intégration 3 – On a poursuivi les essais relatifs au poste de travail intégré de présentation du CPIO. On a également réalisé les premiers essais d’un poste de travail intégré de présentation du bureau de contingence du Centre de prévision des intempéries à Winnipeg et d’un poste de travail intégré panaméricain.
  • Intégration 4 – On a continué les essais concernant le poste de travail intégré de présentation du CPIO, du poste de travail intégré panaméricain et des outils destinés aux responsables des séances d’information et aux prévisionnistes à l’extérieur du réseau d’ECCC. Les nouveaux essais portaient sur les alertes propres aux sites transmises par EC Alertez-moi (voir la section 9.6) et la disponibilité de ces alertes pour les responsables des séances d’information, le poste de travail intégré de recherche et ECPASS (voir la section 11.10).
  • Intégration 5 – Les essais ont simulé, dans la mesure du possible, les opérations de bout en bout (c.-à-d. comme elles devaient se dérouler durant les Jeux). Ils comprenaient également des essais d’acceptation par les utilisateurs avant la période de préparation opérationnelle définitive, de contingence et de formation.

Figure 13. Plan de la période intensive des opérations (PIO) d’ECCC

Graphique (voir longue description ci-dessous)

Description

Graphique chromocodé montrant :

  • La corrélation et la progression des cinq étapes d’intégration du Plan de la période de fonctionnement intensive d’Environnement et Changement climatique Canada, qui se sont déroulées à environ un mois d’intervalle, de novembre 2014 à mai 2015
  • Période de préparation opérationnelle finale, de mesures d’urgence et de formation, en mai et juin 2015
  • Période de fonctionnement intensive, en juillet et août 2015.

Les étapes sont corrélées avec les différents éléments du Plan, le cas échéant :

  1. Personnel/formation/mesures d’urgence;
  2. Surveillance/flux de données;
  3. Outils;
  4. Prévisions/production;
  5. Diffusion;
  6. Science;
  7. Activités de gestion de projet.

Le chemin critique comprend les cinq premiers éléments (ab, b, c, d, e). Les dates de chacune des cinq étapes d’intégration sont indiquées dans des boîtes individuelles sur la ligne de temps du graphique, ainsi que les éléments pertinents tels que définis ci-dessus :

  • Intégration 1 : 3 – 14 nov. 2014 (b, c, d, g)
  • Intégration 2 : 8 – 19 déc. 2014 (b, c, d, g)
  • Intégration 3 : 26 janv. – 6 fév. 2015 (a, b, c, d, e, g)
  • Intégration 4 : 9 – 12 mars 2015 (b, c, e, f, g)
  • Intégration 5 : 7 – 17 avr. 2015 (a, b, c, d, e, f, g) (mise en œuvre de Ninjo 1.8.3)

7.1.2 Résultats

Les documents associés à chaque période d’essai d’intégration comprenaient un plan détaillé, une vérification de la liste de contrôle de la méthode d’essai, un plan d’essai, des cas types et un rapport sommaire. Les lacunes et les risques ont fait l’objet d’un suivi à chaque période d’essai d’intégration, puis ils ont été éliminés lors des essais d’intégration suivants.

Compte tenu de la portée des cinq intégrations et de leurs résultats, on a jugé que les essais d’intégration étaient réussis. En résumé, les essais d’intégration consistaient à valider le flux de données dirigé vers le poste de travail intégré de présentation et le poste de travail intégré panaméricain (à l’intérieur du réseau d’ECCC) dans un environnement intermédiaire à l’intérieur du réseau d’ECCC. Le matériel et les logiciels du poste de travail intégré de présentation, du poste de travail intégré panaméricain et du poste de travail intégré de recherche se sont avérés fiables. Les processus d’émission et de dissémination des prévisions et des alertes propres aux sites se sont bien déroulés. En définitive, les essais d’intégration ont préparé les Opérations pour la période de préparation opérationnelle définitive, de contingence et de formation (du 1er mai au 5 juillet) et les opérations intensives (du 6 juillet au 15 août).

7.2 Formation

La formation était une étape préparatoire cruciale en vue des opérations des Jeux. Il fallait connaître les différences entre ce qui constituait des procédures normalisées de fonctionnement et la création de produits, d’une part, et, d’autre part, ce qui était considéré comme étant obligatoire aux fins des Jeux. Les nouveaux processus, comme l’émission des prévisions et des alertes propres aux sites à l’intérieur de secteurs de prévision au public existants, exigeaient un examen des applications de distribution des produits. Les formateurs ont atténué un autre risque possible en se rendant dans les bureaux de contingence pour donner la même formation aux prévisionnistes pouvant prendre en charge les opérations en cas d’arrêt des activités du CPIO à la suite d’une situation d’urgence (voir la section 7.3). Il était aussi nécessaire de resserrer le travail de coordination entre les équipes des prévisions et les équipes de présentation. Les équipes ont reçu une formation sur l’utilisation des observations de Mesonet, les nouvelles applications d’affichage du Mesonet ainsi que les produits météorologiques expérimentaux à haute résolution. Des technologies novatrices ont été déployées, dont des instruments de lidars Doppler, des stations météorologiques installées sur des toits de véhicule et le réseau de capteurs d’une solution tridimensionnelle (3D) sur l’activité totale d’éclairs. Tous ces éléments nécessitaient une formation pour faciliter leur interprétation. Les équipes de présentation installées au CPO et au CCU ont été chargées de donner cette formation ou d’interpréter ces données et ces produits pour les clients externes.

7.3 Planification de la contingence

La planification de la contingence était un élément important de la préparation en vue des Jeux. Il fallait instaurer un plan en cas d’urgence entraînant un arrêt partiel ou complet des activités du CPIO. Si le CPIO n’était plus en mesure de produire les prévisions ou les alertes, alors les mesures de contingence prévoyaient un transfert des opérations vers d’autres centres de prévision des intempéries du Canada. Ces mesures de contingence s’ajoutaient aux opérations normales du SMC et de ses centres de prévision des intempéries. À titre de mesure de contingence, le Centre de prévision des intempéries de Montréal, au Québec, devait prendre la relève du CPIO pour les programmes des prévisions et des alertes maritimes, ce qui comprenait la production des prévisions et des alertes pour les eaux littorales dans le contexte des Jeux.

En cas d’arrêt des activités du CPIO, le Centre de prévision des intempéries des Prairies et de l’Arctique (CPIPA) de Winnipeg devait prendre la relève du programme des prévisions et des alertes dans le cadre des opérations normales de l’Ontario et continuer de satisfaire aux exigences spéciales des Jeux. Le bureau était muni d’un poste de travail intégré panaméricain spécialisé et configuré pour afficher les données de l’Ontario et émettre les prévisions et les alertes relatives à l’Ontario. En cas d’interruption prolongée des opérations du CPIO, les prévisionnistes du bureau de Toronto auraient été envoyés à Winnipeg, puis ils auraient été ramenés à la maison par avion dès la stabilisation et le retour à la normale de la situation en Ontario.

Le CPIPA compte deux bureaux, dont un à Winnipeg et un à Edmonton, en Alberta. Dans le cadre des opérations de contingence ordinaires du SMC, le bureau de Winnipeg remplace le CPIO, et le bureau d’Edmonton prend la relève du bureau de Winnipeg en cas de besoin. Ainsi, on garantissait une double redondance pour la prestation des produits et des services pendant les Jeux de 2015.

Une formation spéciale a été élaborée et offerte aux météorologues des bureaux de contingence en vue d’un éventuel transfert du programme des prévisions et des alertes des Jeux.

Le système de contingence a été conçu pour garantir une transition harmonieuse d’un bureau à l’autre et s’assurer que personne ne se rende compte de la perturbation de services. Cette mesure de contingence devait s’appliquer en tout temps; heureusement, ces mesures de contingence détaillées n’ont jamais été mises en application, et ce, même si elles avaient été mises à l’essai, à l’exception du transport des prévisionnistes par avion jusqu’à Winnipeg. Les essais comprenaient un transfert des systèmes vers les bureaux de Winnipeg et de Montréal, et cette transition s’est déroulée sans heurt. Le retour des opérations au CPIO s’est déroulé de la même manière, dès que les essais ont été terminés et jugés satisfaisants. Le choix du moment et l’efficacité de la transition ont permis de mettre utilement à l’essai le plan de contingence pour les Jeux et les opérations normales.

7.4 Préparation aux situations d’urgence

Plus d’un an et demi avant les Jeux, les équipes de projet ont planifié et préparé des scénarios portant sur d’éventuelles urgences pouvant avoir une incidence sur leurs opérations durant les Jeux. Il était essentiel de mener des essais complexes de diverses façons afin de s’assurer que le personnel et les systèmes étaient prêts pour les opérations dans le contexte des Jeux. Ces façons de faire comprenaient la planification et la réalisation d’exercices de simulation d’ECCC ainsi qu’une participation à des exercices semblables préparés par d’autres organisations. Ces exercices comprenaient la mise à l’essai des mesures de contingence, de l’intégration et des systèmes ainsi qu’une préparation du personnel. Étant donné que nos services étaient considérés comme des éléments essentiels à la mission à l’occasion des Jeux, ils devaient être disponibles en tout temps.

7.4.1 Exercice de simulation – Mise à l’essai de scénarios

En mai 2014, sous la direction de l’équipe de mise en œuvre, ECCC a invité des représentants de Services partagés Canada, de Sécurité publique Canada, de Santé Canada, du ministère de la Santé et des Soins de longue durée et de l’équipe d’organisation des Jeux TO2015 à participer à un exercice de simulation. Cet exercice avait pour but de préparer ECCC et ses partenaires à toute éventualité pouvant entraver ou interrompre les opérations de la mission du projet. Il s’agissait du premier d’une série d’exercices visant à examiner les risques et les vulnérabilités se rapportant aux opérations et à la configuration du projet à l’appui des Jeux. On a surtout mis l’accent sur l’incident et la structure hiérarchique du projet et on a examiné l’efficacité et l’efficience des communications dans chaque scénario. Plus particulièrement, les principaux composants à l’étude étaient les procédures de notification et de recours aux échelons supérieurs.

Trois scénarios ont été analysés durant cet exercice d’une journée complète. Dans le premier scénario, des appareils de surveillance atmosphérique du Mesonet étaient endommagés par une tempête violente, causant ainsi une interruption des données. Les dommages nécessitaient des réparations. L’objectif de cet exercice consistait à déterminer combien de temps il faudrait pour que la veille et l’avertissement météorologiques aient une incidence sur les décisions prises au CPO et à évaluer le temps nécessaire pour réparer le matériel endommagé. Dans le deuxième scénario, le CPIO était touché par une panne soudaine des TI et il devait transférer les opérations des prévisions au Centre de prévision des intempéries de Winnipeg. Ce scénario exigeait une intervention de Services partagés Canada pour trouver et résoudre rapidement le problème causant la panne afin de réduire au minimum le temps d’arrêt. L’objectif était de garantir une prestation des services sans discontinuité au client des Jeux TO2015 tout en maintenant la transmission de l’information aux responsables des séances d’information par l’intermédiaire du bureau de Winnipeg, plutôt qu’en suivant la trajectoire normale, dont le point de départ était le CPIO. Après le rétablissement du service de TI, le retour des opérations en Ontario devait également se dérouler sans heurt. Le troisième et dernier scénario mettait à l’épreuve les opérations de prestation des services aux clients en cas d’interruption des communications entre les responsables des séances d’information et le CPIO. Dans ce cas, les responsables des séances d’information devaient travailler avec les derniers renseignements mis à leur disposition et trouver des moyens de continuer à recevoir ces renseignements en cas d’interruption des communications causée par des défaillances de l’infrastructure externe (c.-à-d. dans la ville de Toronto) et non par des défectuosités de notre propre réseau. On mesurait le temps requis pour poser un diagnostic et on évaluait le déroulement de la planification de la contingence pour ce type de situation qui était peu probable, mais qui pouvait avoir de fortes répercussions. Cet exercice a été élaboré pour mettre à l’essai plusieurs niveaux d’échec et il devenait de plus en plus complexe au fur et à mesure. On considérait que le scénario était très peu probable, mais il a permis aux participants de voir les futurs plans de contingence sous un éclairage différent.

Les résultats généraux de l’exercice de simulation ont clairement établi le niveau de préparation et d’excellence d’ECCC en cas d’urgence ou de panne dans le contexte de ses activités normales. L’exercice de simulation a mis en évidence des points forts, notamment le fait qu’ECCC a de l’expérience en ce qui concerne les alertes, la notification au public, le recours aux échelons supérieurs pour la résolution des problèmes et la reprise rapide des activités après la correction des défaillances.

On a découvert que les risques les plus évidents et les plus prévisibles dans le contexte des Jeux se rapportaient aux liens de communication avec nos nouvelles organisations partenaires, à l’apprentissage des secteurs d’activité de chacun ainsi qu’aux méthodes de travail communes de résolution et de suivi des problèmes. On a recommandé la tenue d’autres réunions pour définir les procédures de fonctionnement et de recours aux échelons supérieurs et établir des contacts avec de nombreux niveaux de relève en cas de complexification des pannes.

7.4.2 Exercice de simulation – Recours aux échelons supérieurs et notification

En juin 2015, ECCC a préparé un autre exercice de simulation portant exclusivement sur les procédures de recours aux échelons supérieurs et de notification et sur la mise à l’essai de ces procédures. Cet exercice de simulation avait pour but de préparer ECCC à toute éventualité pouvant entraver ou interrompre les opérations de la mission du projet. L’exercice mettait surtout l’accent sur l’incident et la structure hiérarchique du projet et examinait l’efficacité et l’efficience des communications dans chaque scénario. Plus particulièrement, les principaux composants à l’étude étaient les procédures de notification et de recours aux échelons supérieurs. On a également mis à l’épreuve les interactions entre les prévisionnistes du CPIO et les responsables des séances d’information d’ECCC. Pour cet exercice, les participants provenaient tous du Ministère. Un invité de Sécurité publique Canada a aidé à la planification de la journée et assisté aux activités en tant qu’observateur dans le but de formuler des commentaires à l’issue de la journée.

Figure 14.

Photo du responsable de projet d’Environnement et Changement climatique Canada en train d’offrir une présentation (on peut voir sur la photo une douzaine de participants) dans le cadre d’un exercice de simulation sur la notification et la transmission : le 12 juin 2015.
Photo : © Hong Lin.

Des scénarios semblables avaient été réalisés à des fins de comparaison avec l’exercice de simulation de l’année précédente. Cette fois, on mettait davantage l’accent sur la communication entre le CPIO et les responsables des séances d’information et sur la manière dont ces derniers devaient présenter les renseignements à leurs clients respectifs. Il fallait que les prévisionnistes sachent qu’ils n’étaient plus les fournisseurs finaux de produits et services et que les deux équipes de présentation étaient chargées d’adapter les renseignements aux besoins des clients.

Les résultats de cet exercice ont révélé une amélioration importante comparativement à l’exercice de simulation tenu l’année précédente. Les scénarios se sont déroulés plus en douceur; les participants avaient une idée plus claire de la personne avec qui ils devaient communiquer et de la nature des renseignements à lui transmettre. La participation des partenaires était plus importante à ce moment, et les risques recensés l’année précédente relativement aux problèmes de communication entre ECCC et ses partenaires et organisations clientes ont été atténués en établissant des contacts plus étroits entre eux.

7.4.3 Exercice provincial de préparation aux situations d’urgence

Étant donné que le gouvernement provincial de l’Ontario était le responsable officiel de la sécurité des Jeux, il était également chargé des exercices préparatoires visant à mettre à l’épreuve les administrations fédérale, provinciale et municipales et l’équipe d’organisation des Jeux TO2015. ECCC a participé à ces exercices en tant que responsable fédéral principal pour les urgences environnementales. Durant trois jours en avril 2015, le réseau de participants et d’acteurs a mené ses activités comme si les scénarios étaient vrais. Les « injections », comme on les appelait, arrivaient à un rythme que l’on pouvait percevoir comme étant en temps réel, et le CPOU jouait un rôle central dans la coordination des interventions dès que les organisations avaient déterminé leur plan d’action.

Le rapport final préparé par la province indiquait que les éléments complexes de ces situations augmentaient avec le nombre d’organisations nécessaires pour les résoudre. Dans chaque cas, les problèmes ont été résolus à cause du leadership exercé par les organisations pertinentes, qui ont su mobiliser les bons partenaires.

7.4.4 Exercice de simulation fédéral

En juin 2015, les ministères fédéraux qui avaient un rôle à jouer en matière de sécurité à l’occasion des Jeux ont participé à un exercice de simulation d’une demi-journée, dirigé par Sécurité publique Canada. Quelques scénarios à fortes répercussions ont été choisis pour cet exercice parce qu’ils étaient susceptibles de se produire durant les Jeux. Ces scénarios ont fait l’objet de discussions avec chacun des représentants ministériels, et ces derniers ont partagé leur degré de préparation relativement à chaque scénario. Il s’agissait d’un moyen informel de vérification et de validation de l’état de préparation de chaque entité fédérale en cas de situations pouvant avoir des conséquences sur plusieurs ministères. À cette occasion, on a évalué la souplesse des organisations, leur capacité à déceler les éléments complexes d’un problème et leur aptitude à collaborer avec d’autres organisations pour résoudre le problème en question. En outre, on a sensibilisé les participants à l’importance de communiquer avec le Centre des opérations du gouvernement d’Ottawa, en Ontario, dans le but de faciliter tous ensemble la mobilisation des ministères et organismes importants afin d’obtenir les ressources pertinentes pour résoudre le problème et rétablir le déroulement normal des opérations.

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