L’expérience des Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à Toronto

Après les Jeux, il fallait réaliser un certain nombre d’activités et rédiger quelques documents pour clore adéquatement le projet. Il fallait ramasser les plateformes de surveillance du Mesonet sur le terrain, les mettre hors service et en faire le suivi. Les données d’observation et des prévisions ont été archivées pour les mettre à la disposition des organisations nationales et internationales. Il fallait également produire des rapports finaux, des évaluations et des présentations. La haute direction a été informée des leçons apprises durant le projet afin que le plus vaste programme météorologique puisse en bénéficier.

Les sections ci-dessous décrivent les étapes franchies à chacune des phases précédant la clôture du projet.

14.1 Mise hors service

Le Mesonet d’ECCC avait été conçu dès le départ pour être temporaire. Les Jeux parapanaméricains se sont terminés le 15 août, mais le coût de déploiement du Mesonet, son utilité reconnue et la durée des baux fonciers existants constituaient tous des éléments favorables à un plan de maintien des stations sur le terrain jusqu’à la fin de l’automne 2015. La mise hors service du réseau a commencé à la fin d’octobre et elle s’est terminée vers la mi-décembre 2015.

On a donc récupéré 40 stations compactes et deux stations de rechange sur le terrain, puis on les a apportées au bureau météorologique de port d’ECCC à Burlington, en Ontario, pour les mettre hors service. Les stations ont été démontées, et leurs pièces ont été distribuées aux opérations de surveillance nationales partout au pays, de la Colombie-Britannique à la Nouvelle-Écosse. Une part importante des instruments a été transférée à la Direction générale des sciences et de la technologie, où elle servira à soutenir des projets dans l’Arctique canadien. On a laissé fonctionner deux stations compactes pour une évaluation et des essais inachevés, l’une à l’emplacement du radar de King City d’ECCC et l’autre au bureau de l’administration centrale du SMC de Toronto.

On a retiré les dix stations transportables automatisées d’observation météorologique sur le terrain et on les a entreposées sans démontage afin d’être réutilisées au besoin par la Direction générale des sciences et de la technologie.

Les trois stations de surveillance Auto8 standard du SMC qui étaient installées à Uxbridge West, à Mono Centre et à l’aéroport de Brantford ne seront pas mises hors service. Les réseaux de surveillance nationaux s’approprieront ces stations et continueront de les exploiter dans les années à venir. Ces stations continueront de fournir de précieux rapports au SMC et au milieu de la modélisation numérique.

La Garde côtière canadienne a récupéré la bouée WatchKeeperMC et la bouée directionnelle TRIAXYSMC pour les transporter jusqu’au bureau météorologique de port de Burlington. Ces bouées seront remises à neuf afin d’être intégrées au réseau maritime national à compter du printemps 2016.

14.2 Ensemble de données héritées et archive ECollab

L’ensemble de données d’observation météorologique relatif à la surveillance atmosphérique améliorée du Mesonet, les métadonnées et renseignements qui en découlent ainsi que les prévisions et les alertes produites pour les Jeux font partie de l’héritage destiné à la population canadienne. C’est pourquoi ECCC a préparé un ensemble de données héritées qui sera diffusé par l’intermédiaire de l’initiative sur les données ouvertes du gouvernement du Canada et du portail Web s’y rapportant. Les renseignements de cet ensemble de données couvrent la période du 1^er mai au 31 août 2015 et ils concernent les Jeux panaméricains et parapanaméricains, y compris les deux relais de la flamme. L’ensemble des données et des renseignements accessibles à partir du portail se trouveront dans le Catalogue de données interne d’ECCC. Tôt ou tard, l’ensemble de données héritées augmentera pour inclure des observations scientifiques et de recherche recueillies durant la même période. Les ensembles de données de recherche et leurs métadonnées connexes seront publiés dès qu’ils auront fait l’objet d’une validation et d’un contrôle de la qualité.

Les documents du projet, qui font partie de l’héritage d’ECCC pour les Jeux, font le récit de la planification, de la mise en œuvre et de la réussite des projets des Jeux. ECollab, la solution de collaboration et de gestion des documents électroniques à partir de l’intranet d’ECCC, a facilité la collaboration, la gestion et le partage de documents relatifs au projet entre les membres de l’équipe de projet. Un site spécial d’ECollab consacré aux projets des Jeux a été élaboré en 2012, durant les premières étapes de planification. Plus de 200 membres de l’équipe de projet sont également des utilisateurs inscrits du site. Les images et les fichiers d’information importants étaient stockés sur le site d’ECCC pour le Bureau de projet, le Comité directeur du projet, les groupes de travail sur le contrôle, les prévisions et services et les sciences, les essais d’intégration et les exercices de simulation. Par conséquent, les documents relatifs aux Jeux d’ECollab seront archivés pour l’avenir.

14.3 Évaluation

ECCC a préparé une série de questions pour les trois grands clients avec lesquels il a interagi quotidiennement, comme le démontre le cycle des opérations décrit à la section 10. On a demandé à Patrimoine canadien, au CPO des Jeux TO2015 et au groupe de sécurité fédéral de la GRC quels étaient les forces, les faiblesses et les éléments à améliorer d’ECCC durant les Jeux panaméricains. Les questions étaient posées entre les Jeux par un agent d’évaluation indépendant du projet pour permettre une interaction de façon impartiale. L’entrevue s’est déroulée peu de temps après la cérémonie de clôture des Jeux panaméricains afin que, dans la mesure du possible, les améliorations proposées soient apportées avant le début des Jeux parapanaméricains.

Peu de temps après la fin des Jeux en août 2015, le GTSFE a élaboré une évaluation détaillée des interactions entre les représentants des ministères fédéraux et de l’équipe de projet des Jeux panaméricains et parapanaméricains de Patrimoine canadien. Les questions ont été portées à la connaissance des équipes de projet des ministères des semaines avant l’entrevue d’évaluation afin de leur offrir assez de temps pour se préparer. Ce travail s’est avéré très précieux, car de nombreuses réponses exigeaient un examen détaillé des actions et réactions durant les Jeux et des approbations ministérielles.

14.4 Analyse des avantages et leçons apprises

Dans le cadre de la méthode PRINCE2® pour la gestion de projet, deux activités sont nécessaires à tout projet avant sa clôture. La première activité est la tenue d’une analyse des avantages du projet. Il s’agit d’un processus systématique servant à calculer et à comparer les avantages et les coûts d’un projet. Les responsables des groupes de travail au début du projet avaient compris que les nouvelles technologies, applications et techniques et que les nouveaux produits devaient faire l’objet d’essais et d’évaluations. À mesure que le projet avance, des décisions ont été prises en ayant à l’esprit une analyse des « avantages en fonction du coût ». Le coût, le temps ou la capacité signifient que certaines options ne sont pas viables. Toutefois, quand des exigences de dernière minute ont été recensées, l’équipe de projet s’est efforcée de trouver une solution avantageuse pour le client et ECCC.

La dernière étape de nos projets à l’occasion des Jeux consistait en un examen des leçons apprises afin de recenser et d’analyser les éléments qui ont réussi ou échoué. Tout au long du projet, l’équipe d’ECCC a fait le suivi des leçons apprises afin d’utiliser ces renseignements de manière opportune dans la mesure du possible ou de les consigner pour une utilisation à long terme, le cas échéant. Un grand nombre de points pertinents recueillis au cours de notre expérience s’appliquent à tout « événement important » qu’ECCC pourrait être invité à soutenir. Par exemple, ECCC évaluera tous les aspects du Mesonet, y compris les rapports à la minute et la disposition à densité spatiale élevée. Un grand nombre de codes informatiques et de capacités de traitement mis au point pour les Jeux peuvent être utilisés par les réseaux nationaux de surveillance météorologique.