L’expérience des Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à Toronto

Du début à la fin, près de 450 personnes ont contribué au projet d’ECCC pour garantir une prestation parfaite des services au client, c’est-à-dire les Jeux TO2015. Une petite équipe de spécialistes représentant les secteurs de la surveillance, des prévisions, des services, des sciences et des technologies de l’information (TI) a d’abord été mise sur pied pour préciser les contributions d’ECCC aux Jeux, les négocier et les consigner dans la présentation au Conseil du Trésor. Dès la réception du financement en 2012, on a créé le Comité directeur, le Comité de projet et trois groupes de travail différents (contrôle, prévisions et services, sciences). On a choisi un chef de projet à ECCC, puis on a désigné un gestionnaire de bureau de projet et un responsable de l’assurance de la qualité du projet pour diriger et coordonner les travaux avant, pendant et après les Jeux. Un groupe de travail sur la gestion de l’information (GI) et les TI a été mis sur pied en 2013. Enfin, comme le projet se dirigeait vers la réalisation et les préparatifs finaux pour les Jeux, on a formé l’équipe de mise en œuvre en 2014.

3.1 Comité directeur

Le Comité directeur a été formé en 2012 pour s’occuper de la gestion de la surveillance du projet au niveau de la haute direction. La composition du comité a changé avec les années, mais le leadership global du projet est demeuré entre les mains d’un seul directeur général et d’un seul directeur pour des raisons de cohérence et de continuité. Certains membres ont pris leur retraite ou accepté de nouvelles fonctions au sein du Ministère, et, en raison des relations fonctionnelles des groupes de travail, les membres choisis pour le Comité directeur devaient inclure des dirigeants des activités et services essentiels de l’organisation afin de mobiliser le personnel et de le faire travailler sur le projet.

Les membres du Comité directeur ont réalisé, compris et apprécié la grande visibilité du projet relativement aux exigences de sécurité des Jeux et aux interactions nécessaires avec les autres collègues fédéraux. De plus, ils ont permis à cette équipe multidisciplinaire de continuer à travailler sur leurs éléments constitutifs sur plus de cinq exercices financiers.

3.2 Conseil de projet

Au début de 2013, ECCC a adopté une norme plus rigoureuse en raison de l’augmentation du nombre d’acteurs et de tâches. L’« industrie » de la gestion de projet appuie de nombreuses méthodologies, et ECCC avait retenu la méthodologie PRINCE2® comme norme industrielle interne à suivre. Le Bureau de projet des Jeux a adopté une approche PRINCE2® allégée pour aider à formaliser et à réaliser un projet beaucoup plus structuré. L’équipe est parvenue à isoler les éléments de gestion des travaux du projet à partir des contributions des spécialistes, comme la conception et la construction. Les aspects cernés par les spécialistes du projet ont été facilement intégrés dans cette méthode afin d’obtenir un cadre global pour le projet. La technique est générique et elle s’appuie sur des principes éprouvés afin que les organisations qui l’adoptent améliorent considérablement leur capacité et leur maturité organisationnelles dans différents secteurs, comme les changements opérationnels, la construction, les TI, la recherche et le développement de produits.

Le Comité de projet a été mis sur pied pour rendre compte du succès du projet à la direction de l’organisation ou des programmes, et il avait le pouvoir de diriger le projet, conformément au mandat du projet. Il était également responsable des communications entre l’équipe de gestion du projet et les intervenants externes.

3.4 Groupes de travail du projet

Le Bureau de projet a commencé par élaborer un plan fondé sur la version approuvée de la présentation au Conseil du Trésor et par trouver un certain nombre de responsables fonctionnels pour les groupes de travail à former en vue de réaliser la mission du projet. Les groupes de travail sont devenus les piliers de l’ensemble du projet et ils ont fait appel à des ressources humaines aux compétences particulières qui provenaient de nombreuses parties de l’organisation. Le chef de projet et l’équipe du Bureau de projet étaient membres de tous les groupes de travail afin de veiller à la coordination et à l’intégration des travaux entre les différents groupes.

Groupe de travail sur le contrôle

Le Groupe de travail sur le contrôle, formé en 2012, avait pour but de prendre des décisions sur la conception du réseau ainsi que sur la collecte, l’acquisition, le stockage et la transmission des données relatives aux efforts de surveillance atmosphérique à l’appui des Jeux. Ces données comprenaient celles recueillies pour des activités de prévisions en temps réel, des études scientifiques et la validation d’initiatives de recherche. Le Groupe de travail sur le contrôle avait le pouvoir d’approuver le concept des efforts de surveillance des Jeux selon les limites établies par le plan d’affaires des Jeux, qui découlait de l’approbation du Conseil du Trésor.

Groupe de travail sur les prévisions et les services

Le Groupe de travail sur les prévisions et les services, formé en 2012, avait pour but de coordonner et de gérer les services et les produits (prévisions et alertes météorologiques et environnementales) fournis par ECCC à l’appui des Jeux. Cela comprenait la définition des utilisateurs ou des clients, internes et externes, et une collaboration avec eux pour s’assurer de satisfaire à leurs exigences. Il existait de nombreux types de bulletins, de clients et de perspectives possibles dans le cadre de ce processus. Il était crucial que tous les systèmes et employés soient en place bien à l’avance pour effectuer des essais adéquats avant le début des Jeux. Le groupe a formulé des recommandations sur les meilleurs projets à réaliser en fonction des ressources disponibles et des besoins des clients.

Groupe de travail sur les sciences

Le Groupe de travail sur les sciences, formé en 2012, avait pour but d’exercer un leadership dans le contexte des projets scientifiques et de démonstration proposés par les scientifiques à l’appui des Jeux. Le groupe a géré les exigences des utilisateurs d’un point de vue scientifique et déterminé ce qui pouvait être présenté durant les Jeux. L’équipe scientifique a entrevu des possibilités et tiré avantage des ressources afin de mettre au point des modèles de prévisions à haute résolution, d’étendre le Mesonet pour valider l’actuel modèle numérique de prévision météorologique hautement sophistiqué et de produire de nouveaux outils de diffusion des prévisions immédiates et à plus long terme.

Groupe de travail sur la gestion de l’information et la technologie de l’information

Le Groupe de travail sur la gestion de l’information et la technologie de l’information (GI-TI), formé en 2014, avait pour but de consigner, de suivre et de superviser la prestation de services de GI-TIà l’appui des Jeux. Au cours de la période de planification et de mise en œuvre, il a consigné et suivi les demandes de services de GI-TI se rapportant aux Jeux, planifié des tâches et effectué une supervision. Il a également coordonné les communications entre tous les groupes de travail afin de maintenir la cohésion des travaux réalisés pour la fonctionnalité de bout en bout des systèmes, de la surveillance à la dissémination.

Équipe de mise en œuvre

Alors que le projet passait des étapes de planification initiale à celle de la mise en œuvre, l’équipe de mise en œuvre a été mise sur pied en 2014. Elle comprenait des représentants de la surveillance, des prévisions, des services, des TI et de la gestion scientifique de l’Ontario. Ces gestionnaires avaient des rôles à jouer dans chacun des groupes de travail plus grands afin d’aider à la planification des tâches que devaient accomplir les ressources. Ce comité était chargé de la mise en œuvre des plans globaux établis par les groupes de travail en vue de fournir les produits et les services demandés par le client.