Conseils pour l’utilisation de l’outil de déclaration en ligne de l’avis de planification de la prévention de la pollution

Les renseignements suivants ont été préparés pour vous aider à créer un compte gestionnaire d'information du guichet unique (GIGU) et à naviguer dans l'outil de déclaration en ligne de la planification de la prévention de la pollution (P2) en vertu de la Loi canadienne sur la protection de l'environnement (LCPE). 

Section 1: Accéder au guichet unique et créer votre compte

Un guide de l'utilisateur exhaustif est disponible.

1. Allez à la page du GIGU.
2. Choisissez entre l'ouverture de session en tant que partenaire de connexion (un nombre limité d'institutions financières permettent aux utilisateurs d'utiliser les justificatifs d'identité de leur compte bancaire) ou à l'aide d'une cléGC. Si vous avez choisi l'option de la cléGC, cliquez sur s'enregistrer pour créer un compte.
   • On vous demandera de créer votre nom d'utilisateur et de créer votre mot de passe. Cliquez sur continuer pour poursuivre.
   • Un message de confirmation s'affichera. Cliquez de nouveau sur continuer.
3. Vous avez désormais ouvert une session dans le gestionnaire d'information du guichet unique en tant que nouvel utilisateur. L'écran gestionnaire d'information - nouvel utilisateur apparaîtra et il vous sera demandé d'entrer votre courriel.
4. Entrez votre courriel et cliquez sur recherche. Le système ne devrait pas trouver votre courriel puisque vous vous connectez pour la première fois. Cliquez sur continuer vers « mon profil » pour configurer votre profil.
5. La page mon profil s'affichera. À tout le moins, vous devrez remplir tous les champs marqués d'un astérisque rouge. Cliquez sur sauvegarder. Cela vous ramènera à la page d'accueil. Vous êtes maintenant connecté au guichet unique et vous avez créé votre profil.
6. Pour compléter le processus de création de votre compte liez-le à votre organisation (ou vos organisations) et vos installations.

Lier votre profil à une organisation et inscrire une organisation

• Cliquez sur organisations dans le menu de gauche.
• Cliquez sur ajouter une nouvelle organisation
• Entrez le nom et/ou le numéro d'entreprise de votre organisation. Cliquez sur recherche.  Si votre organisation se trouve déjà dans la base de données, vous devez demander l'accès au responsable de l'organisation du GIGU. Consultez le guide de l'utilisateur exhaustif du GIGU pour connaître les procédures à suivre (son lien peut être trouvé dans le haut de la présente page).  Si votre organisation ne se trouve pas dans la base de données, cliquez de nouveau sur ajouter une nouvelle organisation.
• Inscrivez votre organisation en remplissant le formulaire et en cliquant sur sauvegarder. Puisque vous êtes le créateur de l'organisation, votre profil sera automatiquement lié à celle-ci dans le gestionnaire d'information du guichet unique.

Inscrire votre installation et vos personnes-ressources

• Cliquez sur organisations dans le menu de gauche
• Cliquez sur l'organisation pour laquelle vous souhaitez ajouter une installation.
• Cliquez sur installations dans le menu de gauche.
• Cliquez sur ajouter une nouvelle installation.
• Faites une recherche afin d'accéder au bouton ajouter une nouvelle installation.
• Cliquez sur ajouter une nouvelle installation.
• Inscrivez votre installation en remplissant le formulaire et en cliquant sur sauvegarder.
• Pour ajouter une personne-ressource, cliquez sur les organisations dans le menu de gauche pour lesquelles vous souhaitez ajouter une personne-ressource.
• Cliquez sur personnes-ressources dans le menu de gauche.
• Cliquez sur ajouter une nouvelle personne.
• Inscrivez une personne-ressource en remplissant le formulaire et en cliquant sur sauvegarder.
  • Remarque : Vous pouvez ajouter autant de personnes-ressources que vous le désirez. Nous vous suggérons d'ajouter au moins un responsable des renseignements techniques et une personne-ressource (si elle est différente du responsable des renseignements techniques) parce que l'outil de déclaration accepte seulement les noms de votre liste de personnes-ressources du GIGU. Les noms doivent être disponibles dans une liste de sélection sur la page personnes-ressources de votre annexe.
• Cliquez sur accueil dans le menu de gauche pour commencer une nouvelle session avec le programme P2 (fermez toutes les autres pages).

Vous êtes maintenant prêt à accéder à l'outil de déclaration en ligne de planification de la prévention de la pollution en vertu de la LCPE.

Section 2: Naviguer dans l'outil de déclaration en ligne de planification de la prévention de la pollution en vertu de la LCPE

Assurez-vous que vous avez inscrit votre installation et vos personnes-ressources sous l'onglet organisation.

• À partir de la page d'accueil du GIGU, cliquez sur le lien planification de la prévention de la pollution en vertu de la LCPE dans la liste de programmes de déclaration afin de vous rendre au module de déclaration. Une page de bienvenue vous fournit des renseignements généraux importants sur la déclaration que vous devriez d'abord lire avant de poursuivre dans l'outil. Également, des liens vers les directives écrites détaillées sont offerts pour votre avis.
• Cliquez sur continuer au bas de l'écran pour vous rendre au tableau de bord des déclarations. Si, à tout moment, vous souhaitez revenir à la page de bienvenue, cliquez sur accueil.
• Cliquez sur aide au coin supérieur droit pour afficher de l'orientation supplémentaire, le cas échéant. Pour fermer la fenêtre aide, cliquez de nouveau sur aide.

Tableau de bord des déclarations

Si vous faites une déclaration pour la première fois, le tableau rapports au bas de l'écran sera vide. Veuillez noter que le terme rapport renvoie à l'annexe dans cet outil de déclaration.

• Pour ajouter une annexe, sélectionnez le nom de la compagnie, le code P2 et le numéro d'annexe (1 à 5).
• Cliquez sur ajouter un nouveau rapport au bas de l'écran. Cela vous mènera à l'écran ajouter un nouveau rapport et votre compagnie ou installation apparaîtra dans le tableau rapports.  
• Dans le tableau rapports, cliquez sur le + sous l'onglet actions pour créer votre annexe et commencer la déclaration.
• Si le tableau rapports ne comprend pas l'annexe sur laquelle vous voulez travailler, utilisez les critères de recherche sur cette page.

Si vous avez fait une déclaration auparavant, les annexes en cours et soumises apparaîtront dans le tableau de rapports du tableau de bord des déclarations.  

• Pour mettre à jour (modifier) une annexe en cours ou qui a déjà été soumise, cliquez sur l'icône du crayon sur la ligne correspondante.
• Pour visualiser une annexe, cliquez sur l'icône de la flèche pointant vers le bas de l'annexe correspondante et choisissez l'onglet historique/prévisualisation. Dans l'écran historique/prévisualisation, cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour visualiser le PDF ou le HTML.

Naviguer dans l'outil

• Un menu de gauche affichant les différentes parties de l'annexe qui doivent être remplies est accessible en tout temps sur l'écran lorsque vous êtes dans votre annexe.
• Une « piste de navigation » est disponible au haut de l'écran indiquant la partie de l'annexe sur laquelle vous travaillez. Cliquez sur votre nom de compagnie ou d'installation pour retourner au tableau de bord des déclarations, sur la page de bienvenue ou dans le GIGU pour afficher ces pages.

Personnes-ressources

Les détails de votre compagnie ou de votre installation, les adresses physique ou postale et la liste des personnes-ressources ont été transférés à partir de ce qui a été inscrit au GIGU. Veuillez au moins remplir les champs requis laissés en blanc.

Une fois que vous avez rempli cette partie, vous avez 3 choix : 

• cliquez sur sauvegarder si vous voulez sauvegarder les modifications apportées à cette page et continuer à la page suivante  
• cliquez sur enregistrer dans GIGU pour transférer toutes les modifications apportées à cette page dans le GIGU.   
• utilisez l'option actualiser de GIGU pour mettre les renseignements de la page à jour si vous souhaitez transférer des modifications antérieures apportées dans le GIGU sur cette page.

Remplir une annexe

• Dans le menu de gauche, un cercle orange avec un point d'exclamation apparaîtra près de chaque partie.    
• Ce cercle orange se changera en une coche dans un cercle vert une fois que vous aurez inscrit avec succès tous les renseignements requis dans une page et cliqué sur sauvegarder. Une boîte verte avec un message de confirmation sera également affichée dans le haut de la page.
• Une boîte rouge contenant un résumé des erreurs sera affichée dans le haut de la page si des champs requis n'ont pas été remplis ou si une erreur de format s'est produite.
• Vous pouvez naviguer dans les différentes parties de l'annexe en cliquant sur son nom dans le menu de gauche. 
• Si, en tout temps, vous devez laisser votre travail de côté et y revenir plus tard, sauvegardez votre annexe et cliquez sur déconnexion. Récupérez votre annexe en suivant les étapes 1 et 2 susmentionnées.
  • Remarque : Assurez-vous de bien sauvegarder vos changements avant de quitter la page, autrement vous perdrez toutes vos modifications.

Confidentialité

Pour demander que les renseignements soient traités de manière confidentielle :

• cliquez sur l'icône du cadenas ouvert affiché devant la partie appropriée de l'annexe. Une fois que vous avez cliqué, l'icône cadenas se changera et apparaîtra fermé. Vous devrez fournir une justification pour chaque partie pour laquelle vous faites une demande de confidentialité dans la page d'attestation à la fin de l'annexe.
• Notez que les demandes de confidentialité soumises précédemment ne sont pas transférées d’une annexe à l’autre. Vous devez donc soumettre une nouvelle demande de confidentialité.

Page d'attestation et soumission

• Un agent dûment autorisé devra vérifier et certifier le contenu de l'annexe avant de cocher une case sur cette page et devra fournir son nom, titre et adresse courriel avant qu'elle ne soit soumise à ECCC. 
• Une fois que cette page est remplie, cliquez sur sauvegarder. Si toutes les parties de votre annexe sont remplies (c.-à-d., les coches vertes sont visibles), le bouton procéder à la soumission apparaîtra au bas de l'écran. Cliquez sur procéder à la soumission afin de vous rendre à la page confirmez la soumission de l'annexe où vos renseignements relatifs à votre organisation et à la page d'attestation apparaîtront.
• Cliquez sur soumettre pour poursuivre votre soumission ou sur annuler pour revenir à la page d'attestation.
• Une boîte verte confirmant les détails de votre soumission comme la date et un numéro de la base de données de l'annexe P2 (BDP2) apparaîtront dans le haut de la page. 
• Un courriel de confirmation vous sera envoyé. Si vous ne recevez pas de courriel, veuillez communiquer avec nous au 1-844-580-3637.

Autorité compétente

Les annexes doivent être certifiées par une autorité compétente, étant donné que le signataire confirme que les renseignements présentés sont justes, exacts et complets. Une autorité compétente est une personne assujettie à l’avis, soit la personne ou la catégorie de personnes qui répond aux critères précisés dans celui-ci. Le plus souvent, c’est la personne qui possède ou exploite une installation où sont menées les activités qui sont énumérées dans l’avis.

Une autorité compétente pourrait également être une personne qui agit au nom de celles assujetties à l’avis, qui peut confirmer que le contenu d’une déclaration ou d’un rapport est juste, exact et complet et qui peut également assumer la responsabilité des renseignements fournis.

Il peut s’agir, par exemple, du chef de la direction, de gestionnaires d’installations, de propriétaires et/ou d’exploitants d’installations ou de gestionnaires en santé et sécurité environnementales, ou du conseiller juridique de la personne assujettie à l’avis. Les experts-conseils ne peuvent pas agir à titre d’autorité compétente.

Copie PDF ou HTML

• Pour visionner, imprimer ou sauvegarder une copie électronique de votre annexe, retournez au tableau de bord des déclarations.
• Cliquez sur la flèche pointant vers le bas dans l'onglet actions de la ligne correspondante et cliquez sur historique/prévisualisation.
• Dans l'écran historique/prévisualisation, cliquez sur la flèche pointant vers le bas dans l'onglet actions et choisissez visualiser le PDF ou visualiser le HTML.

Modifications

• Pour apporter une modification dans une annexe précédemment soumise, effectuez les étapes 1 et 2 (dans le tableau de bord des déclarations, cliquez sur l'icône du crayon sur la ligne correspondante afin de mettre votre annexe à jour). 
• L'outil vous demandera de fournir une justification des parties que vous voulez modifier. Bien identifier les parties à modifier et la raison d'être de cette modification.
• Modifier votre réponse directement dans l'annexe correspondante aux modifications.
• Compléter la page d'attestation (la dernière partie du menu de gauche) avant de la soumettre à ECCC.

Annexes 1, 4 et 5

Tous les avis de la planification de la P2 requièrent la soumission d’une annexe 1 (Déclaration confirmant qu’un plan de prévention de la pollution a été élaboré et est en cours d’exécution) et une annexe 5 (Déclaration confirmant l’exécution d’un plan de prévention de la pollution).  Veuillez prendre note que l’annexe 4 (Rapport provisoire) n’est pas toujours exigée (consultez votre avis respectif aux fins de confirmation).

Annexes 2 et 3

Une annexe 2 (Demande de dérogation à l'obligation de prendre en considération certains facteurs) et une annexe 3 (Demande de prorogation du délai pour l'élaboration ou pour l'exécution du plan de prévention de la pollution) ne sont pas obligatoires. 

Communiquez avec nous

Si vous éprouvez des difficultés au moment de remplir votre annexe, n'hésitez pas à communiquer avec :

Innovation réglementaire et systèmes de gestion
Environnement et Changement climatique Canada
Place Vincent Massey
351, boulevard St-Joseph
Gatineau QC  K1A 0H3

Numéro de téléphone : 1-844-580-3637
Courriel : ec.planp2-p2plan.ec@canada.ca