2014-2015 – Rapport annuel au Parlement – Loi sur la protection des renseignements personnels

Cadre de politiques

La politique sur l’accès à l’information d’Environnement Canada a été approuvée en novembre 2012. En 2014-2015, Environnement Canada a entrepris l’examen de l’ensemble de ses politiques de l’AIPRP. Cet exercice devrait se terminer durant le prochain exercice.

En 2014-2015, un guide de référence à l’intention de l’analyste de l’AIPRP a été créé pour être utilisé au sein de la division. Ce guide est conçu pour aider à normaliser les pratiques et les procédures internes afin d’améliorer l’efficacité. La Division de l’AIPRP a également commencé à travailler à l’élaboration d’un manuel de l’AIPRP pour aider les employés du Ministère à répondre aux demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ce document d’orientation sera terminé en 2015-2016.

Rapports

La Division de l’AIPRP surveille régulièrement les délais et les tendances associés au traitement des demandes grâce à une communication continue avec les contacts de liaison des directions générales et des directions. De plus, une mise à jour mensuelle sur l’AIPRP et des rapports de tendance trimestriels sont envoyés au Comité exécutif de gestion d’Environnement Canada.

Renseignements accessibles au public et centres d’information

Info Source est une série de publications contenant de l’information sur le gouvernement du Canada et sur ses activités de collecte de données. Info Source a pour but d’aider le grand public à accéder à l’information gouvernementale et à exercer les droits que lui confèrent la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information.

Chaque année, la Division de l’AIPRP prépare des mises à jour des activités et des fonds de renseignements d’Environnement Canada et les publie dans Info Source. En 2014–2015, Environnement Canada a apporté des révisions mineures à son chapitre Info Source. Une révision complète du chapitre Info Source en fonction de l’architecture révisée des activités de programmes du Ministère est prévue en 2015-2016.

Sur son site Web, Environnement Canada présente des renseignements exhaustifs sur ses politiques et sa structure organisationnelle ainsi que sur les moyens de communiquer avec ses représentants. En accord avec la politique du gouvernement fédéral sur la divulgation proactive, le site Web du Ministère donne également accès aux évaluations et aux vérifications internes ainsi qu’aux renseignements sur les frais d’accueil, les contrats et les subventions.

Environnement Canada dispose, sur son site Web, d’une page sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, où sont présentés des renseignements généraux sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle contient également une foire aux questions et des liens vers les formulaires de demande d’accès à l’information, les formulaires de demande de renseignements personnels et un résumé des demandes d’accès à l’information traitées.

Pour faciliter l’accès du public à l’information et pour respecter les dispositions de la loi, la bibliothèque d’Environnement Canada a été désignée comme salle de lecture publique. La bibliothèque est située au 1^er étage de l’annexe de la Place Vincent Massey, au 351, boulevard Saint-Joseph, Gatineau (Québec).

Service de demande en ligne

En avril 2014, Environnement Canada s’est joint au projet pilote du service de demande en ligne du Secrétariat du Conseil du Trésor. Cette initiative vise à créer un moyen plus simple et plus pratique pour demander des documents gouvernementaux en permettant aux Canadiens de soumettre leurs demandes d’accès à l’information ou de renseignements personnels, ainsi que les frais connexes, en ligne. Environnement Canada a reçu 12 demandes de renseignements personnels en ligne pendant la période de référence 2014–2015. Nous nous attendons à ce que les demandes en ligne augmentent considérablement au cours du prochain exercice, au fur et à mesure que les demandeurs se familiarisent avec le service en ligne.

Activités de transmission de données

En 2014‑2015, le Ministère n’a entrepris aucune nouvelle activité de transmission de données, ni à l’interne ni à l’externe.

Fichiers de renseignements personnels inconsultables

Environnement Canada ne détient pas de fichiers de renseignements personnels inconsultables.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Pour s’acquitter de son mandat, Environnement Canada doit exercer certaines responsabilités qui nécessitent la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels. À titre de gardien de ces renseignements, le Ministère utilise les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, conformément à la politique du Conseil du Trésor, pour gérer les risques. Même si Environnement Canada n’a pas effectué d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pendant la période de référence, la Division de l’AIPRP fournit régulièrement des conseils aux employés en matière de protection des renseignements personnels.

Atteinte substantielle à la vie privée

Il n’y a aucune atteinte substantielle à la vie privée à signaler pour l’exercice financier 2014-2015.