Évaluation du programme de financement communautaire ÉcoAction

Mai 2009

7.0 RÉPONSE DE LA DIRECTION

Le Conseil des ED est en accord avec ces trois recommandations.

Le Programme de financement communautaire ÉcoAction compte parmi les douze programmes d’action communautaire pour l’environnement (PACE) d’Environnement Canada. À l’automne de 2007, Environnement Canada a mis en œuvre une initiative d’optimisation des PACE, en réponse aux recommandations formulées par le Groupe d’experts indépendants sur les programmes de subventions et contributions, qui visaient principalement à rationaliser et à simplifier l’administration des subventions et contributions fédérales. Bon nombre d’activités déjà en cours ou en voie d’être mises en œuvre dans le cadre de notre initiative d’optimisation et du nouveau plan d’action d’Environnement Canada pour la réforme des programmes de S et C viendront appuyer le Programme de financement communautaire ÉcoAction en donnant suite aux recommandations formulées dans la présente évaluation. Plus particulièrement, ces initiatives prévoient :

l'élaboration d’un portail Web pour améliorer le service à la clientèle en offrant un guichet unique pour les programmes de financement communautaires;
l’exécution d’une analyse des processus opérationnels des programmes de financement communautaires qui mènera à l’élaboration d’outils et d’approches administratifs communs pour réaliser des gains d’efficacité et assurer une prestation de programme uniforme;
l’élaboration d’une demande en ligne et d’un système d’information de gestion qui permettront d’optimiser les gains d’efficacité de programme, et d’accroître la capacité de rendre compte collectivement des résultats des programmes de financement communautaires et d’améliorer les services offerts aux Canadiens;
la mise en œuvre d’une stratégie d’évaluation des risques.

Il importe de noter que la portée et le calendrier d’exécution des engagements compris dans l’initiative d’optimisation et le plan d’action ministériel pour la réforme des programmes de S et C sont en dehors du champ d’action du programme.

Environnement Canada reconnaît qu’il est difficile d’accéder au site Web du programme ÉcoAction à partir de sa page d’accueil. L’adoption d’une approche du guichet unique pour l’accès au portail Web des PACE, dans le cadre de l’initiative d’optimisation, facilitera l’accès au site Web du programme ÉcoAction et mettra aussi à la disposition des demandeurs d’aide financière des ressources et des outils communs. Quant aux difficultés soulevées par les demandeurs de financement relativement à la compréhension des critères d’admissibilité du projet, Environnement Canada dressera une liste plus complète des activités de projet admissibles et inadmissibles, ce qui augmentera la clarté et la transparence du programme. D’importantes améliorations seront apportées aux formulaires et aux outils du programme en 2008, en fonction de la rétroaction et des commentaires reçus des clients. Les constatations de l’évaluation, qui sont fondées sur le sondage de 2008 réalisé auprès des bénéficiaires de financement du programme ÉcoAction, ne reflètent peut-être pas avec exactitude ces changements puisqu’ils ont été mis en œuvre plus tard. Néanmoins, d’autres améliorations sont nécessaires, et d’autres mesures seront prises afin de faciliter l’utilisation et la compréhension de l’information relative au programme et du site Web d’ÉcoAction.

Le programme ÉcoAction est un programme de financement national dont la prestation est assurée par cinq bureaux régionaux d’Environnement Canada. L’unité nationale de coordination est située dans la région de la capitale nationale (RCN). Nous reconnaissons qu’il importe de définir plus clairement les rôles et les responsabilités des différents membres de l’équipe de programme et de clarifier les processus pour favoriser l’uniformité de la mise en œuvre du programme à l’échelle nationale. L’équipe de gestion du programme et les agents de projets tiennent actuellement des téléconférences sur une base mensuelle, et des groupes de travail spéciaux se réunissent afin de discuter des pratiques exemplaires et des méthodes de prestation, et afin de prendre des mesures en conséquence. Toutes les modifications apportées aux modalités de mise en œuvre du programme sont examinées et évaluées par l’équipe de direction et, s’il y a lieu, elles sont intégrées aux lignes directrices du programme.

Au cours des dernières années, les rôles et les responsabilités en matière de décision ont changé considérablement au sein du ministère. Le processus décisionnel est passé récemment d’une structure organisationnelle traditionnelle à une structure de gestion axée sur les résultats. Cette transition a entraîné beaucoup de confusion chez le personnel et les gestionnaires du programme au cours de la période visée par la présente évaluation. Les changements apportés à la structure organisationnelle du Ministère ont créé de l’incertitude quant au rôle de l’unité nationale de coordination (UNC) et gestionnaire responsable de la décision. Comme le ministère fait actuellement marche arrière et reprend la structure organisationnelle traditionnelle, le pouvoir en matière d’approbation de financement de projet a de nouveau été dévolu aux directeurs généraux régionaux (DGR). Les décisions relatives à la conception et à la gestion de programme demeurent prises dans le cadre d’un processus qui fait participer les régions et l’UNC.

Le programme ÉcoAction intervient dans une vaste gamme d’enjeux environnementaux qui s’inscrivent dans les quatre principales priorités du Ministère soit : la qualité de l’air, la qualité de l’eau, les changements climatiques et le milieu naturel. Les projets ÉcoAction entraînent également des retombées socioéconomiques et contribuent au développement des capacités des collectivités. Ainsi, depuis 1995, on a élaboré une liste exhaustive d’indicateurs. Environnement Canada reconnaît qu’il convient de réduire le nombre d’indicateurs figurant sur cette liste, en se concentrant sur les plus pertinents par rapport aux résultats du programme et aux priorités ministérielles en matière de rapport et au rendement. En outre, le Système d’information de gestion du programme ÉcoAction (SIG) existe depuis 1998 et a permis au personnel de programme de saisir l’information relative au projet, d’automatiser les processus administratifs et de produire des rapports détaillés. Cependant, nous reconnaissons qu’il existe des incohérences quant aux modalités de saisie des données ainsi que de l’incertitude relativement à l’élargissement éventuel de la base de données afin qu’elle puisse répondre aux pressions et aux besoins nouveaux. Un groupe de travail national sur le SIG a été mis sur pied afin d’examiner le processus actuel de gestion des données.

Environnement Canada s’est engagé à prendre les mesures suivantes en réponse à ces trois recommandations :

**RECOMMANDATION n°1 : Il est recommandé d’améliorer les formulaires et les outils du programme afin d’en faciliter la compréhension et l’usage.**
DATE	ÉLÉMENT
Mars 2010	Examiner et mettre à jour le contenu et l’architecture du site Web d’ÉcoAction afin d’en faciliter la navigation et de satisfaire aux exigences en matière de normalisation des sites Internet du gouvernement du Canada; Publier une liste détaillée des projets admissibles et non admissibles à l’intention des bénéficiaires éventuels de financement; Participer à une analyse des processus opérationnels dans le cadre de l’initiative d’optimisation afin de répertorier les meilleures pratiques et de simplifier et normaliser les formulaires et les outils utilisés dans le cadre du programme.
Mars 2011	Mettre en œuvre les outils et les exigences en matière de rapports pour les projets financés, comme il est prévu dans la stratégie d’évaluation des risques des programmes de S et C du Ministère élaborée dans le cadre du plan d’action ministériel pour la réforme des programmes de S et C.
Mars 2012	Adopter un système de demande en ligne et de gestion de l’information qui permettra d’améliorer le service à la clientèle et facilitera les processus de demande, de suivi et de rapport, tant pour les clients que pour le personnel de programme.

**RECOMMANDATION n°2 : Il est recommandé d’examiner les rôles, les responsabilités et les processus afin de déterminer les possibilités de clarification et d’efficience.**
DATE	ÉLÉMENT
Mars 2010	En se fondant sur un examen des modalités d’échange de l’information, de prise de décisions et d’approbation, définir les rôles et les responsabilités à tous les échelons du programme en ce qui concerne la prise de décisions et la reddition de comptes; Élaborer des normes de service et mettre à jour les lignes directrices de fonctionnement afin de simplifier encore davantage le processus général de prestation.
Mars 2012	Adopter un système de demande en ligne et de gestion de l’information, tel qu’expliqué ci-dessus, qui contribuera également à réduire le fardeau administratif imposé aux clients et au personnel et améliorera l’efficicience de la mise en œuvre du programme.

RECOMMANDATION n°3 : Il est recommandé d’évaluer les processus actuellement utilisés pour définir les indicateurs environnementaux aux fins des projets et pour mesurer, enregistrer et utiliser les données sur le rendement, afin d’améliorer la capacité du programme à démontrer les résultats atteints.
DATE	ÉLÉMENT
Mars 2010	Réduire le nombre d’indicateurs de projet en choisissant les plus pertinents aux objectifs de programme et aux résultats ministériels et les harmoniser aux indicateurs compris dans le Cadre de mesures du rendement (CMR) qui accompagne l’architecture des activités de programme (AAP) 2010-2011; Élaborer un guide d’utilisateur afin d’accroître l’uniformité dans la saisie des données dans le SIG du programme; Offrir de la formation à tous les membres du personnel de programme sur l’utilisation du SIG.
Mars 2011	Mettre en place un processus de vérification pour assurer le suivi au terme du projet, afin de donner de la rétroaction sur les effets et les avantages à long terme et la durabilité des projets communautaires; Intégrer dans les processus d’examen des demandes et de décision du programme ÉcoAction les leçons et les pratiques exemplaires découlant de l’examen des projets terminés.
Mars 2012	Fournir aux clients des outils de mesure afin de faciliter la communication des résultats. Le personnel de programme examinera les outils de mesure actuels du Ministère. Au besoin, il aura recours à l’expertise du Ministère pour élaborer les outils appropriés; Effectuer un sondage auprès des clients tous les quatre ans (au début du programme et entre chacune des évaluations de programme).

Personne-ressource : Gestionnaire national du programme ÉcoAction

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