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Pour assurer une bonne gestion des activités de voyage et faire en sorte que de bonnes pratiques de gestion et des mesures de contrôle adéquates soient utilisées, le Plan de vérification et d'évaluation pour 2006-2007 prévoyait une vérification des dépenses de voyage.
La Direction générale des finances et des services corporatifs d'Environnement Canada (EC) est responsable des politiques, des directives, des mesures de surveillance et des systèmes financiers concernant les dépenses de voyage et leur divulgation proactive. Les bureaux comptables de la Direction générale se chargent du traitement final des demandes de paiement en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), après avoir reçu l'approbation du gestionnaire délégataire qui exerce le pouvoir conféré par les articles 32 et 34 de la LGFP. Les gestionnaires délégataires devraient être familiers avec les politiques et les directives du CT et d'EC lorsqu'ils exercent les pouvoirs conférés par les articles 32 ou 34. La responsabilité première de la vérification des comptes individuels incombe aux agents qui ont le pouvoir de confirmer et de certifier le bien-fondé de la demande conformément à l'article 34 de la LGFP. Ces agents sont chargés de confirmer l'exactitude de la demande de paiement et du processus de la vérification des comptes. Au moment de la vérification les bureaux comptables de la région de la capitale nationale (RCN) et de la région de l'Ontario avaient également la responsabilité de présenter à la Direction générale des finances et des services corporatifs des données détaillées et exactes sur les dépenses de voyage de certains fonctionnaires, en vue de leur divulgation proactive sur Internet.
L'objectif global de cette vérification était de déterminer si les pratiques de voyage à Environnement Canada sont conformes à la Directive sur les voyages, aux Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres et aux Autorisations spéciales de voyager émises par le Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi qu'à la politique établie par Environnement Canada. Voici quels étaient les objectifs particuliers de la vérification :
La vérification a pris en considération toutes les demandes d'indemnité de déplacement traitées entre le 1er avril 2005 et le 31 mars 2006. Les demandes portant sur les frais de réinstallation étaient cependant exclues, puisqu'elles sont visées par une autre politique.
Les constatations et les conclusions reposent sur de multiples sources d'information. Ces dernières comprennent, entre autres, un examen approfondi des politiques et procédures pertinentes, des entrevues et la consultation du personnel financier concerné. En outre, selon un niveau de confiance de 95 % et une marge d'erreur de 7 %, on a examiné à la lumière des critères de vérification un échantillon aléatoire de 204 demandes d'indemnité de déplacement. Notre sondage englobait également un échantillon discrétionnaire de 45 demandes considérées à risque élevé (voyages internationaux, voyages de grande valeur, etc.). Enfin, nous avons vérifié toutes les dépenses de voyage de quarante personnes assujetties à la politique de divulgation proactive des dépenses de voyage, pour nous assurer que toutes les données aient été publiées sur Internet.
Selon notre jugement professionnel, les procédures de vérification appropriées ont été suivies et des preuves suffisantes ont été recueillies pour appuyer les conclusions du présent rapport. Les conclusions sont fondées sur une comparaison des situations existantes au moment de la vérification par rapport aux critères de vérification.
Environnement Canada a mis en place une structure adéquate de contrôle de la gestion, qui comprend une politique ministérielle et un cadre clair de reddition de comptes. On a toutefois décelé certaines incohérences d'une région à l'autre dans les pratiques de surveillance et les outils de communication et de formation, mais le problème est en voie d'être réglé grâce à la transformation actuelle du processus de gestion des voyages. Le degré de conformité du Ministère à la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor et à la Politique sur les voyages d'Environnement Canada est généralement élevé. Bien que la vérification a révélé quelques lacunes dans les pratiques administratives, notamment l'autorisation préalable des voyages et la présentation des pièces justificatives pour les dépenses de voyage, tous les voyages examinés étaient relié au travail. Le degré de conformité au Guide d'orientation du CT sur la divulgation proactive des dépenses de voyage est également élevé. Des améliorations devraient être apportées quant à l'exactitude des dates de départ déclarées.
La Direction générale des finances et des services corporatifs travaille actuellement sur la transformation du processus de gestion des voyages. De nombreux éléments du nouveau processus aborderont les problèmes soulevés dans le présent rapport de vérification. Pour cette raison, la Direction générale de la vérification et de l'évaluation n'a formulé de recommandations que dans les secteurs non visés par le nouveau processus. Cependant, la DGVE fera un suivi pour s'assurer que tous les éléments du nouveau processus soient dûment implantés.
Le Directeur général des finances devrait :
Voici le suivi que la direction entend donner aux recommandations formulées dans la récente vérification des dépenses de voyage. Les mesures que nous proposons devraient toutes être mises en application avant la fin de juin 2007.
Comme l'indiquait le rapport de vérification, la Direction générale des finances et des services corporatifs travaille actuellement à transformer le processus de gestion des voyages, tant intérieurs qu'internationaux. Bon nombre des nouvelles procédures implantées durant les prochains mois permettront de régler les problèmes soulevés dans le rapport de vérification.
Même si les recommandations formulées dans le rapport de vérification touchent des aspects qui n'étaient pas abordés par le nouveau processus lors de la préparation du rapport, le ministère a, depuis, mis en place des correctifs pour faire en sorte que les mesures exposées dans les réponses soient intégrées dans le plan d'action global.
On avait créé en juin 2005 un « Groupe consultatif sur le site Web des Finances d'EC », chargé de présenter à la communauté financière des recommandations sur la conception, la création et la mise en oeuvre d'un unique site Web ministériel sur les finances.
Même s'il a été impossible de créer un tel site Web ministériel uniformisé, vu la difficulté d'obtenir un soutien technique pour un nouvel outil d'édition Web, des progrès importants ont été réalisés à cet égard. Par exemple :
L'unité responsable du site Web des Finances, à la Division des opérations financières, participe actuellement à un groupe de travail ministériel dirigé par la Direction générale des communications, qui tente d'uniformiser tous les sites Web du Ministère.
On est en train de mettre à jour l'actuelle Politique sur les voyages et le Guide de formation sur les voyages du Ministère, à la lumière des nouveaux changements apportés au processus de gestion des voyages. Les versions révisées de la politique et du guide devraient être mises à la disposition des utilisateurs ministériels vers la mi-mai 2007.
Nous sommes d'accord avec la recommandation. La Division de la politique, des systèmes et des opérations financières publiera d'ici le 20 avril 2007 un communiqué pour informer les utilisateurs du Système expert des voyages (SEV) que l'utilisation du code d'autorisation pour voyages fréquents (AVF) est précisée dans tous les documents d'autorisation de voyages, quand il y a lieu.
On donnera également des instructions spéciales avant le 31 mars 2007 à tous les gestionnaires des Services financiers et aux gestionnaires des bureaux comptables, pour les aviser d'informer leurs clients de l'obligation de mentionner leur AVF sur l'autorisation de voyage, avant qu'ils ne renouvellent l'AVF pour l'exercice 2007-2008.
Nous sommes d'accord avec la recommandation. Le Directeur général des finances publiera d'ici le 20 avril un communiqué destiné aux utilisateurs du SEV et du réseau d'appui, pour les aviser de l'obligation de fournir des documents justificatifs couvrant toute la période du voyage.
De plus, on développera un procédé qui permettra de capturer la participation multiple à des conférences. Ce procédé assurera également que des justifications et explications suffisantes sont fournies lorsque du personnel de soutien ou du personnel ne faisant pas partie du personnel de niveau supérieur se déplacent à l'international.
La Division de la politique, des systèmes et des opérations financières diffusera également des instructions spéciales à tous les bureaux comptables d'ici la fin d'avril 2007, pour leur demander que la fonction de vérification préalable détermine si les renseignements/documents accompagnant chaque demande d'indemnité de déplacement suffisent à couvrir toute la période du voyage. En cas de non-conformité, on pourrait retourner la demande au voyageur, en le priant d'y joindre toute la documentation nécessaire.
Nous sommes d'accord avec la recommandation. Le Directeur général des finances verra à ce que les personnes visées divulguent toute la période de voyage durant laquelle les dépenses ont été effectuées, et s'assurent que les dates divulguées correspondent à toute la période précédant la prochaine période de divulgation, c.-à-d. le 1er juin 2007.
La Division de la politique, des systèmes et des opérations financières diffusera également une note de service à tous les bureaux comptables et au personnel de soutien des personnes visées par l'exigence de divulgation, pour leur rappeler qu'elles doivent divulguer toute la période couverte par leurs dépenses de voyage et pour s'assurer que les dates divulguées reflètent la totalité de la période.