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La Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, qui a été révisée dans le cadre du Plan de modernisation de la fonction de contrôleur au gouvernement fédéral, est entrée en vigueur le 1er octobre 2002. Elle vise à promouvoir des pratiques de voyage modernes qui soutiennent les principes du gouvernement fédéral et tiennent compte des tendances et des réalités de l'industrie des voyages. Elle vise aussi à élaborer et à implanter un cadre approprié et une structure adéquate de responsabilisation.
En conformité avec l'engagement pris par le gouvernement d'accroître la transparence et d'améliorer la reddition de comptes, les dépenses de voyage et d'accueil des ministres, des ministres d'État, des cabinets de ministre et des secrétaires parlementaires doivent dorénavant être publiées sur les sites Web institutionnels. Cette exigence vise également les sous-ministres, les sous-ministres délégués, les sous- ministres adjoints et les titulaires de postes de niveau équivalent dans les organismes énumérés aux annexes l, l.1 et ll de la Loi sur la gestion des finances publiques. Les personnes qui effectuent des dépenses de déplacement et d'accueil pendant qu'elles occupent de tels postes à titre intérimaire sont également assujetties à cette exigence. Les données sur les dépenses doivent être affichées sur le web dans les 30 jours suivant la fin de chaque période de déclaration. Cette exigence est entrée en vigueur le 12 décembre 2003, et prévoyait la publication des premières données pour le 31 mars 2004.
La Direction générale des finances et des services corporatifs d'Environnement Canada (EC) est responsable des politiques, des directives, des mesures de surveillance et des systèmes financiers concernant les dépenses de voyage et leur divulgation proactive. Les bureaux comptables de cette Direction générale se chargent du traitement final des demandes de paiement en vertu de l'article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), après avoir reçu l'approbation du gestionnaire délégataire qui exerce le pouvoir conféré par les articles 32 et 34 de la LGFP. Les gestionnaires délégataires ont la responsabilité de se familiariser avec les politiques et les directives du CT et d'EC lorsqu'ils exercent les pouvoirs conférés par les articles 32 ou 34. La responsabilité première de la vérification des comptes individuels incombe aux agents qui ont le pouvoir de confirmer et de certifier le bien-fondé de la demande conformément à l'article 34 de la LGFP. Ces agents sont chargés de confirmer l'exactitude de la demande de paiement et du processus de vérification des comptes. Au moment de la vérification, les bureaux comptables de la région de la capitale nationale (RCN) et de la région de l'Ontario avaient également la responsabilité de présenter à la Direction générale des finances et des services corporatifs des données détaillées et exactes sur les dépenses de voyage de certains fonctionnaires, en vue de leur divulgation proactive sur Internet.
L'objectif global de cette vérification était de déterminer si les pratiques de voyage à Environnement Canada sont conformes à la Directive sur les voyages, aux Lignes directrices à l'intention des cabinets des ministres et aux Autorisations spéciales de voyager émises par le Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi qu'à la politique établie par Environnement Canada. Voici quels étaient les objectifs particuliers de la vérification :
La vérification a couvert toutes les demandes d'indemnité de déplacement traitées entre le 1er avril 2005 et le 31 mars 2006. Les demandes portant sur les frais de réinstallation étaient cependant exclues, puisqu'elles sont visées par une autre politique.
Les constatations et les conclusions reposent sur de multiples sources d'information dont un examen approfondi des politiques et procédures pertinentes, des entrevues et consultations auprès du personnel financier concerné.
Selon un niveau de confiance de 95 % et une marge d'erreur de 7 %, on a choisi dans le système financier un échantillon aléatoire de 204 demandes d'indemnité de déplacement présentées durant l'année financière 2005-2006, pour en vérifier le caractère raisonnable, l'exactitude et la conformité aux politiques et directives du SCT et d'EC. Notre sondage englobait également un échantillon discrétionnaire de 45 demandes considérées à risque élevé (voyages internationaux, voyages de grande valeur, etc.).
En outre, nous avons examiné toutes les dépenses de voyage des personnes assujetties à la politique de divulgation proactive, pour s'assurer de la conformité à la politique.