Tel qu’identifié par le Plan de vérification et d’évaluation axé sur les risques d’Environnement Canada pour 2008-2011, la Direction générale de la vérification et de l’évaluation a entrepris une vérification des comptes débiteurs.
Cette vérification avait pour objectif de s'assurer que les comptes débiteurs d'Environnement Canada sont gérés de façon équitable, efficiente et efficace afin de les recouvrer et de réduire au minimum les risques de perte. À cette fin, la vérification avait pour objectifs spécifiques d'évaluer le caractère adéquat du cadre de contrôle entourant la gestion des comptes débiteurs ainsi que d’évaluer le degré de conformité du Ministère aux règlements, politiques et normes comptables applicables.
Au cours de la planification de la vérification, une analyse des risques a été menée pour identifier, évaluer et prioriser les risques liés à la gestion des comptes débiteurs. Cette analyse s'est appuyée sur la lecture des règlements, politiques, manuels et normes comptables encadrant la gestion des comptes débiteurs, sur des analyses de données ainsi que sur les résultats d’entrevues préliminaires menées auprès d’intervenants jugés clés dans la gestion des comptes débiteurs. Les critères ainsi que les méthodes de vérification ont été élaborés en fonction des risques identifiés.
Les comptes débiteurs se divisent en deux catégories, soit les comptes internes, créés pour des transactions avec les autres ministères ou organismes fédéraux, et les comptes externes, créés pour les autres types de clients. La vérification portait à la fois sur les comptes débiteurs internes et externes créés au cours de l'exercice 2007-2008, ainsi que sur les comptes débiteurs au 1er avril 20081. Au 31 mars 2008, le solde des comptes débiteurs s’élevait à 7,6 millions de dollars, dont 3,3 millions de dollars (43,4 p. 100) avec des parties externes.
La méthodologie adoptée incluait des analyses de données, la revue de la documentation pertinente ainsi que la tenue d’entrevues avec les spécialistes des comptes débiteurs.
Cette vérification a été réalisée conformément aux Normes internationales pour l’exercice professionnel de la vérification interne et à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor du Canada.
Selon notre jugement professionnel, des procédures de vérification suffisantes et appropriées ont été menées et des fait réunis pour soutenir l’exactitude des conclusions obtenues et contenues dans ce rapport. Les conclusions se fondent sur une comparaison des situations telles qu’elles existaient au moment de la vérification en fonction des critères établis.
Les principales constatations de la vérification démontrent que, de façon générale, les comptes débiteurs du Ministère sont gérés en respect des principes de prudence et en se conformant aux principales exigences qui les encadrent.
Toutefois, il a été constaté que certains processus mériteraient d’être revus afin d’en améliorer le degré d’efficacité, d’équité et d’uniformité. Par exemple, une modification pourrait être apportée à l’instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière afin de réduire le niveau d’approbation requis pour la radiation des intérêts. En effet, les niveaux actuels nécessitent l’approbation du directeur des opérations comptables, politiques financières et systèmes pour la radiation de montants d’intérêts qui sont souvent inférieurs à un dollar.
Des directives devraient également être communiquées aux bureaux comptables ministériels afin d’uniformiser les processus de gestion des comptes débiteurs dans l’ensemble du Ministère. Ce sujet est traité plus en détails dans différentes section du rapport.
Certains contrôles devraient également être revus ou remis en place. Par exemple, il faudrait revoir et documenter la définition des rôles et responsabilités des intervenants clés, revoir la séparation des tâches dans certains bureaux comptables et réinstaurer des suivis réguliers en fin de période et d’exercice.
Le Ministère pourrait remédier à la plupart des observations avec un degré d’effort raisonnable par rapport aux bénéfices qui en résulteraient.
La revue des processus de gestion des comptes débiteurs devrait toutefois être intégrée aux autres initiatives en cours au sein du Ministère, comme celle qui porte sur l’évaluation de l’état de préparation des états financiers ministériels en vue de leur vérification externe.
Les huit recommandations suivantes ont été adressées à la sous-ministre adjointe des finances et services corporatifs :
La Sous-ministre adjointe des finances et services corporatifs devrait :
prendre les actions requises pour recouvrer ou radier les sommes dues depuis plus de 365 jours;
s’assurer que des directives sont transmises aux bureaux comptables ministériels sur la gestion des sommes à recouvrer. Les directives devraient définir des éléments tels que :
les rôles et responsabilités des principaux intervenants en matière de recouvrement (gestionnaires, bureaux comptables, comptabilité ministérielle);
les méthodes de recouvrement disponibles et le moment opportun pour les appliquer (uniformisation des processus).
En vue de récupérer tous les coûts qui découlent du traitement des chèques sans provision, la sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait s'assurer que tous les bureaux comptables ministériels facturent les frais administratifs qui sont prévus dans le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs du Secrétariat du Conseil du Trésor.
La sous-ministre adjointe des finances et services corporatifs devrait s’assurer que des directives sont envoyées aux bureaux comptables ministériels sur la gestion des intérêts (création et radiation).
La sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait :
s’assurer que des directives portant sur la radiation de créances, y compris la radiation d’intérêts, sont communiquées aux bureaux comptables ministériels;
s’assurer qu’un suivi régulier des ajustements multiples et des notes de crédit est effectué pour s’assurer que les radiations sont approuvées conformément à l'instrument de délégation d'Environnement Canada;
proposer une modification à l’instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière d'Environnement Canada afin de changer le niveau d’autorisation requis pour la radiation des intérêts, de manière à améliorer l’efficacité du processus.
La sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait s’assurer que l’accès au module des comptes à recevoir est limité aux employés qui en requièrent l’accès dans le cadre normal de leurs fonctions. Les accès devraient être revus régulièrement. Le départ de tout employé devrait être signalé rapidement aux gestionnaires du système financier afin que les comptes soient désactivés dans des délais raisonnables.
Afin de s’assurer que toute l’information contenue dans le module des comptes à recevoir est bien reportée dans les comptes du grand livre, la sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait s'assurer que l’information du module des comptes à recevoir est rapprochée au grand livre de façon périodique et continue et que tous les écarts sont documentés, expliqués et corrigés.
La sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait remédier dès que possible aux lacunes en matière de séparation des tâches au sein des bureaux comptables et s’assurer que tous les gestionnaires responsables de comptes débiteurs en soient informés.
Afin de respecter les principes comptables généralement reconnus, la sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait s’assurer que tous les revenus sont comptabilisés dans la période au cours de laquelle ils sont gagnés.
La direction générale des finances et services corporatifs accepte ces recommandations et a fourni un plan d’action détaillé pour y répondre.
1 Des analyses ont également été faites à des dates ultérieures pour des besoins spécifiques, certains rapports ne pouvant être produits rétroactivement.