Août 2010
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Les processus et systèmes opérationnels actuels ne permettent pas la saisie des données et le suivi du rendement de l’unité des Services des approvisionnements et des contrats. Le temps de traitement réel n'est pas saisi, les normes de service ne sont pas établies et la satisfaction des clients n'est pas mesurée. En conséquence, l'unité n’est pas en mesure de recenser les domaines à améliorer sur une base continue.
Compte tenu de l'absence de normes de service, il est difficile pour l'équipe de vérification de déterminer si les demandes d'approvisionnement sont actuellement traitées dans un délai raisonnable. Bien que la vérification ait fourni quelques éclaircissements quant aux domaines de contrôle dont on pourrait améliorer l’efficacité, il y a lieu d’élaborer un processus qui permettra la saisie des renseignements requis afin de mettre en place des normes de service.
Les résultats des vérifications par sondage ont fait ressortir une certaine variabilité d’une région à l’autre dans les temps de traitement. Bien que l’équipe de vérification n’ait pu tirer de conclusion sur le résultat compte tenu du petit nombre de transactions effectuées dans chacune des catégories, cela pourrait être un indicateur de la capacité à la fois en termes de nombre et/ou d’expérience. Cela pourrait également indiquer que certaines régions gèrent des contrats plus complexes. L’application incohérente des politiques et des procédures pourrait également avoir une incidence sur le traitement opportun des contrats.
Dans l’ensemble, avec les bons outils et des directives appropriées, l’efficacité des unités d’approvisionnement pourrait être améliorée.