La Politique sur la gestion des comptes débiteurs du Secrétariat du Conseil du Trésor stipule que les ministères doivent prendre des mesures de recouvrement vigoureuses. Ces mesures doivent être adéquates, opportunes et efficientes. Or, les résultats de la vérification démontrent que, de façon générale, le Ministère ne semble pas se conformer à cette exigence.
Des états de compte mensuels sont générés et envoyés à tous les clients ayant un compte débiteur auprès du Ministère. Ces états de compte sont générés au cours des trois premiers mois suivant la création de la facture.
Lorsque les 90 jours sont écoulés et que des comptes n’ont toujours pas été payés, la procédure suivie alors varie en fonction des bureaux comptables. Ainsi, certains bureaux effectuent un suivi auprès des clients directement, alors que d'autres bureaux contactent plutôt les gestionnaires pour les informer des retards de paiement. D'autres bureaux n'ont pas élaboré de procédures claires pour effectuer ce suivi.
Les bureaux comptables ont mentionné qu’ils souhaiteraient recevoir plus d'information sur les méthodes de recouvrement qui s'offrent à eux, surtout pour les créances de plus de 90 jours. Par exemple, à quel moment devraient-ils recourir à une agence de recouvrement, à partir de quel montant? Certains bureaux comptables souhaiteraient également que soient mieux définis les rôles et responsabilités spécifiques aux employés des bureaux comptables et ceux des gestionnaires, à savoir qui a la responsabilité de recouvrer les sommes dues, afin de s’assurer qu’un suivi efficace soit fait.
Il y a un manque de suivi important tant au sein des bureaux comptables régionaux qu’à la comptabilité ministérielle. Le manque de mesures vigoureuses de recouvrement augmente les risques de non recouvrement des sommes dues au Ministère. Nonobstant la valeur relativement limitée de certaines de ces créances, il s'agit de sommes dues au Ministère qui se doivent d'être recouvrées, à défaut de quoi elles devraient être radiées.
Au moment de la rédaction de ce rapport, le solde des comptes débiteurs externes3 s'élevait à 2,2 millions de dollars. De ce nombre, 521 000 dollars étaient dus depuis plus de 365 jours. Près de 86 p. 100 des comptes en souffrance depuis plus d’un an étaient inférieurs à 500 dollars. De plus, dans 62 p. 100 des cas, le montant des comptes en suspens n’était constitué que d’intérêts accumulés. Des mesures auraient dues être prises plus tôt pour recouvrer ces comptes ou procéder à leur radiation.
| Nombre de jours de retard | Nombre de comptes | Nombre de comptes (en %) | Montants dus (en milliers) | Montants dus (en %) |
|---|---|---|---|---|
| 0 – 29 | 101 | 8,8 | 1 457 | 64,7 |
| 30 – 59 | 65 | 5,7 | 103 | 4,6 |
| 60 – 89 | 47 | 4,1 | 35 | 1,6 |
| 90 – 119 | 89 | 7,7 | 66 | 2,9 |
| 120 – 179 | 106 | 9,2 | 14 | 0,6 |
| 180 – 364 | 323 | 28,1 | 53 | 2,4 |
| 365 et plus | 419 | 36,4 | 521 | 23,2 |
| Totaux | 1 150 | 100,0 | 2 249 | 100,0 |
Source : Données extraites du système financier ministériel en date du 6 février 2009.
Recommandation
1. La Sous-ministre adjointe des finances et services corporatifs devrait :
Réponse de la direction
La direction générale des finances et services corporatifs accepte cette recommandation et a fourni un plan d’action détaillé pour y répondre.
Le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs du Secrétariat du Conseil du Trésor stipule que dans le cas où un paiement reçu s’avère être un chèque sans provision, les ministères doivent imposer des frais administratifs de 15 dollars à leurs clients4. Les résultats de la vérification démontrent qu’entre 2006 et 2009, un seul bureau comptable a imposé des frais administratifs à ses clients pour l’utilisation de chèques sans provision. Les autres bureaux comptables ont mentionné ne pas en exiger, car ils n’ont pas à débourser de pénalités à leur institution bancaire.
Même si le nombre de chèques sans provision reçus dans les bureaux comptables semble assez limité, le Ministère déroge au Règlement du Conseil du Trésor sur les intérêts et les frais administratifs. L’imposition de frais à un nombre restreint de clients pourrait également être interprétée comme une pratique inéquitable.
Le manque d’uniformité et la non-conformité des pratiques découle du manque de communication et de procédures communes. L’élaboration et la mise en place d’une procédure ou d’une directive ministérielle contribuerait à résoudre ce problème.
Recommandation
2. En vue de récupérer tous les coûts qui découlent du traitement des chèques sans provision, la sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait s'assurer que tous les bureaux comptables ministériels facturent les frais administratifs qui sont prévus dans le Règlement sur les intérêts et les frais administratifs du Secrétariat du Conseil du Trésor.
Réponse de la direction
La direction générale des finances et services corporatifs accepte cette recommandation et a fourni un plan d’action détaillé pour y répondre.
En plus des frais administratifs, le Ministère est également tenu d’exiger des intérêts sur les comptes en souffrance de plus de 30 jours. Le taux d’intérêt établi par le Secrétariat du Conseil du Trésor équivaut au taux d'escompte majoré de 3 p. 100. Ce taux est calculé sur une base mensuelle et le système financier est mis à jour par la comptabilité ministérielle avant que les états de comptes ne soient générés par les bureaux comptables et acheminés à leurs clients.
L’imposition de frais d’intérêts ne s’applique qu’aux comptes externes. Les comptes internes sont payés via le système automatisé des règlements interministériels et font l’objet d’un recouvrement immédiat.
Bien que l’analyse des comptes indique que, de façon générale, l’ensemble des bureaux comptables semble générer des intérêts, il a été constaté qu’une partie importante de ceux-ci sont par la suite annulés. Ainsi, au cours de l'exercice 2007-2008, 36 p. 100 des intérêts générés par le système ont été renversés par la suite, ce qui représente un montant de près de 19 000 dollars. Les annulations d'intérêts ont été encore plus importantes au cours des exercices précédents. La diminution des annulations d'intérêts pourrait en partie s'expliquer par le nouvel instrument de délégation, qui limite désormais l’approbation des radiations d'intérêts à la directrice des opérations comptables et politiques financières (se référer à la section 2.3.2 pour plus de détails).
Rien n’indique que ces diminutions d’intérêts n’étaient pas fondées. Dans certains cas par exemple, les diminutions ou annulations ont été faites parce que les sommes en suspens étaient minimes (quelques sous), ou parce qu’il y avait eu un délai entre la réception du paiement et le dépôt, délai dont le client n’était pas responsable. Cela dit, une amélioration du processus, par exemple en établissant un montant minimal pour la génération d’intérêts dans le système, pourrait diminuer d’autant le nombre d’annulations et la charge de travail qui en découle. Cela contribuerait à augmenter l’efficacité des processus.
Recommandation
3. La sous-ministre adjointe des finances et services corporatifs devrait s’assurer que des directives sont envoyées aux bureaux comptables ministériels sur la gestion des intérêts (création et radiation).
Réponse de la direction
La direction générale des finances et services corporatifs accepte cette recommandation et a fourni un plan d’action détaillé pour y répondre.
Dans le cas où, après consultation avec le gestionnaire de programme concerné, un bureau comptable détermine qu’une créance est devenue irrécouvrable, celle-ci devrait être radiée immédiatement des comptes débiteurs du Ministère. Toute radiation doit être approuvée conformément aux niveaux d'autorité requis par l’instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière d'Environnement Canada.
Pour enregistrer une radiation dans le système financier, les bureaux comptables doivent, à l’intérieur du compte à radier, utiliser la fonction « ajustement », puis choisir le type d’ajustement « write-off ». Bien qu’il s’agisse là de la manière appropriée de radier un compte, il existe d’autres façons de réduire ou radier un compte débiteur dans le système financier, que ce soit au moyen d’un autre type d’ajustement, ou encore via une note de crédit.
La vérification s’est donc intéressée aux contrôles en place pour éviter que ces modifications ne soient utilisées pour radier un compte sans obtenir le niveau d’approbation requis.
Radiation via un ajustement
Dans le cas des ajustements, le système financier offre un certain niveau de contrôle, dans la mesure où des limites quant au montant des ajustements permis existent. Ces limites sont fixées en fonction du type d'utilisateurs (vente, commis ou agent). Les types d’utilisateurs sont établis en fonction du rôle et du niveau des employés impliqués dans la gestion des comptes débiteurs. Les accès sont autorisés par le superviseur de l’employé, le coordonnateur régional, l’administrateur du système et par le chef du module.
Type d’accès |
Groupes d’employés visés |
Limite des ajustements |
|---|---|---|
« Ventes » |
Employés dans les programmes, pour la création de factures |
S.O. |
« Commis » |
Commis dans les bureaux comptables |
500 dollars |
« Agent » |
Superviseurs dans les bureaux comptables |
2 000 dollars |
Il est toutefois possible de contourner ces limites en enregistrant une série d’ajustements sur un même compte débiteur qui, pris individuellement, sont inférieurs à la limite permise mais qui, une fois additionnés, l’excèdent. Cette façon de faire permettrait de contourner les autorisations qui seraient autrement requises. Lors de l’examen de tous les ajustements créés entre 2005 et 2009, les vérificateurs ont relevé environ 15 comptes pour lesquels des ajustements en série totalisant plus de 500 dollars ont été faits, pour un montant total d’environ 20 000 dollars, et ce au cours de l'exercice 2005-2006.
Radiation via une note de crédit
Les notes de crédit sont généralement utilisées pour annuler complètement une facture et la recréer. Elles sont utilisées lorsque des erreurs sur des factures sont relevées après que celles-ci aient été complétées. Seuls les utilisateurs qui détiennent un accès de type « commis » peuvent générer des notes de crédit. Contrairement aux ajustements, les notes de crédit ne requièrent aucune approbation particulière au niveau du système financier, et ce peu importe le montant de la note de crédit en question. Le montant total des notes de crédit enregistrées au cours de l'exercice 2007-2008 (clients externes seulement) s'élevait à 2,6 millions de dollars.
Les bureaux comptables ont mentionné que lorsqu’une note de crédit est créée, toutes les pièces justificatives doivent être jointes au dossier. Par contre, ils ont indiqué ne pas effectuer de suivis périodiques sur les notes de crédit. De son côté, la comptabilité ministérielle a indiqué qu’elle n’effectue pas non plus de suivi périodique des notes de crédit.
Puisque les contrôles du système financier sont limités et qu’il n’y a pas de suivi sur les réductions et annulations faites, la vérification conclut qu’il y a peu de contrôle encadrant la radiation des créances à Environnement Canada. Les bureaux comptables ministériels sont tenus de respecter les niveaux d'autorisation tels que stipulés dans l’instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière, mais personne ne s’assure que ce soit respecté. Si une demande d’approbation est soumise, elle sera examinée et dûment approuvée, mais des radiations pourraient être faites sans soumettre de demande d’approbation. De plus, les limites fixées dans le système financier ne correspondent pas aux limites fixées par l’instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière d'Environnement Canada.
Les résultats de la vérification ne permettent pas d’assurer que toutes les radiations ont bel et bien obtenu le niveau d’autorisation requis avant d’être enregistrées dans le système financier. Le manque de suivi à cet égard augmente les risques de non‑conformité.
Les entrevues réalisées avec les bureaux comptables et l’examen de l’instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière d'Environnement Canada révèlent que le niveau d'autorité requis pour radier les intérêts sur les créances est dans certains cas plus élevé que le niveau requis pour radier la créance en tant que telle. En effet, la radiation d'intérêts nécessite l’approbation de la directrice des opérations comptables, politiques financières et systèmes financiers (centralisée). Par contre, les radiations de dettes de moins de 200 dollars peuvent quant à elles être approuvées par un gestionnaire de niveau 4 - Directeurs (décentralisée).
Cela a pour conséquence que certains bureaux comptables laissent les intérêts s'accumuler sans les radier, compte tenu des sommes minimes en cause et du fait qu’il arrive que les délais d’approbation soient assez longs pour que le système financier ait entre-temps généré de nouveaux intérêts sur les mêmes comptes.
Tel que mentionné par la comptabilité ministérielle, les annulations d'intérêts doivent être présentées avec les radiations de dettes dans les états financiers ministériels. Or, l’analyse de comptes et les entrevues avec les bureaux comptables indiquent que les bureaux comptables régionaux n'utilisent pas tous le même codage financier pour radier les intérêts. Ainsi, tous les bureaux comptables utilisent l’article d'exécution relatif aux intérêts sur comptes débiteurs (diminution des revenus), sauf un bureau, qui utilise plutôt l’article d'exécution relatif aux mauvaises créances, comme il se doit. Les charges de radiations présentées aux états financiers ne représentent donc que celles d’un seul bureau comptable. Par conséquent, le montant des radiations présenté aux états financiers de 2007-2008 était de 701 dollars, alors que si toutes les radiations avaient été enregistrées de façon appropriée, ce montant aurait été d’environ 20 000 dollars.
Cette situation est imputable à l’absence de procédures ministérielles et au manque de communication sur la radiation des créances, incluant le codage à utiliser. Le seul bureau comptable qui utilise le codage financier approprié relatif à la radiation des intérêts est celui qui a demandé des précisions à la comptabilité ministérielle sur la procédure à suivre. L’information n’a pas été communiquée aux autres bureaux comptables.
Recommandation
4. La sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait :
s’assurer que des directives portant sur la radiation de créances, y compris la radiation d’intérêts, sont communiquées aux bureaux comptables ministériels;
s’assurer qu’un suivi régulier des ajustements multiples et des notes de crédit est effectué pour s’assurer que les radiations sont approuvées conformément à l'instrument de délégation d'Environnement Canada;
proposer une modification à l’instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière d'Environnement Canada afin de changer le niveau d’autorisation requis pour la radiation des intérêts, de manière à améliorer l’efficacité du processus.
Réponse de la direction
La direction générale des finances et services corporatifs accepte cette recommandation et a fourni un plan d’action détaillé pour y répondre.
Des entrevues avec les spécialistes du module des comptes à recevoir du système financier ont été effectuées afin d’obtenir plus d’information sur les différents accès au module et les contrôle en place pour limiter l’accès au système aux employés qui le requièrent dans le cadre normal de leurs fonctions.
En 2008, 176 utilisateurs avaient accès au module des comptes à recevoir, alors que 950 utilisateurs avaient accès au système financier en général5.
L’accès au module des comptes à recevoir est limité, mais il semble y avoir un manque de suivi sur les accès au moment du départ des employés; en effet, le retrait des accès ne semble pas se faire au fur et à mesure. Ainsi, lorsque le groupe des systèmes effectue son suivi annuel des comptes d'utilisateurs actifs, par l’envoi d’une liste d’utilisateurs aux bureaux comptables, plusieurs comptes doivent alors être fermés. Pourtant, le retrait des accès devrait se faire à la réception du formulaire de quittance d'emploi, que les employés doivent remplir et transmettre dès leur départ. Or, le groupe des systèmes ne reçoit pas les formulaires de quittance, soit parce que les formulaires ne sont pas envoyés, soit parce que les autres sections de la Direction des finances qui reçoivent les formulaires ne sont pas avisés qu’ils doivent transmettre l’information au groupe des systèmes. Il faudrait s’assurer que l’information soit transmise au groupe des systèmes lorsque le formulaire est reçu en finance, ou qu’une boîte soit ajoutée au formulaire afin qu’il soit envoyé directement au groupe des systèmes.
Recommandation
5. La sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait s’assurer que l’accès au module des comptes à recevoir est limité aux employés qui en requièrent l’accès dans le cadre normal de leurs fonctions. Les accès devraient être revus régulièrement. Le départ de tout employé devrait être signalé rapidement aux gestionnaires du système financier afin que les comptes soient désactivés dans des délais raisonnables.
Réponse de la direction
La direction générale des finances et services corporatifs accepte cette recommandation et a fourni un plan d’action détaillé pour y répondre.
Le rapprochement du module des comptes à recevoir au grand livre est un contrôle important afin de s’assurer que toutes les transactions du module (comptes débiteurs, revenus, mauvaises créances, intérêts, etc.) ont bel et bien fait l’objet d’un enregistrement dans les comptes du grand livre. Ce sont les comptes du grand livre qui sont utilisés pour générer les états financiers ministériels et non ceux du module.
Les entrevues avec les spécialistes de la comptabilité ministérielle ont permis de constater que le module des comptes à recevoir n’est pas rapproché au grand livre régulièrement. Un exercice de rapprochement a été effectué par la comptabilité ministérielle en décembre 2006.
Une écriture de journal d’un montant de près de 1,6 million de dollars a été enregistrée au cours de l’exercice 2006-2007 pour annuler le total des écarts qui existaient en date du mois de décembre 2006. La comptabilité ministérielle a fourni une copie de la pièce de journal accompagné des détails du rapprochement effectué. Les vérificateurs ont comparé cette information avec l’information enregistrée dans le système financier.
Si le rapprochement avait été fait sur une base régulière, les ajustements auraient été enregistrés dans les exercices sur lesquels ils avaient un impact. Les états financiers des exercices visés n’étaient donc pas complets.
Au moment de la rédaction du présent rapport, les vérificateurs ont été informés qu’un nouvel exercice de rapprochement était en cours et visait l’exercice 2007-2008.
Les membres de la comptabilité ministérielle ont indiqué avoir comme objectif à court et moyen terme de rapprocher tous les modules au grand livre plus régulièrement, précisant au passage que cela aura une incidence sur leur charge de travail. Actuellement, les bureaux comptables ne sont pas tenus d’effectuer ce rapprochement pour leur région.
Un rapprochement régulier et constant du module au grand livre permettrait de relever les erreurs à la source et d’apporter les corrections dès qu’elles sont détectées, soit dans les périodes comptables et exercices financiers visés.
Les écarts entre le module des comptes à recevoir et le grand livre peuvent avoir un impact non pas uniquement sur les revenus comptabilisés aux états financiers, mais aussi sur le budget des gestionnaires concernés.
Recommandation
6. Afin de s’assurer que toute l’information contenue dans le module des comptes à recevoir est bien reportée dans les comptes du grand livre, la sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait s'assurer que l’information du module des comptes à recevoir est rapprochée au grand livre de façon périodique et continue et que tous les écarts sont documentés, expliqués et corrigés.
Réponse de la direction
La direction générale des finances et services corporatifs accepte cette recommandation et a fourni un plan d’action détaillé pour y répondre.
La Politique sur la gestion des comptes débiteurs stipule que les ministères doivent instaurer un cadre de contrôles internes aux fins de l’administration des comptes débiteurs, incluant notamment la répartition adéquate des fonctions relatives à l’octroi de crédit, aux recouvrements, à la mise à jour des dossiers comptables et au traitement et rapprochement des sommes. La séparation des tâches est un contrôle clé dans les organisations pour, entre autre, réduire les risques de fraude.
Les résultats de la vérification démontrent que le niveau de séparation des tâches au sein du Ministère varie grandement d’un bureau comptable à l’autre. Il arrive par exemple que les mêmes employés d’un bureau comptable fassent à la fois l'entrée des dépôts dans le système financier et le rapprochement bancaire. De plus, dans un bureau régional, un même employé effectue l'ensemble des tâches liées aux comptes débiteurs, de la création des comptes, jusqu'aux dépôts et au rapprochement bancaire, en passant par le suivi sur les sommes dues.
Ces lacunes peuvent être attribuées à la fois au manque de procédures ministérielles et de communications, ainsi qu'au manque de ressources auquel font face certains bureaux comptables. Des erreurs ou omissions pourraient en découler et ne pas être détectées. Des contrôles alternatifs pourraient être mis en place pour compenser le manque de séparation dans les cas où les ressources sont insuffisantes pour assurer une séparation des tâches adéquates.
Recommandation
7. La sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait remédier dès que possible aux lacunes en matière de séparation des tâches au sein des bureaux comptables et s’assurer que tous les gestionnaires responsables de comptes débiteurs en soient informés.
Réponse de la direction
La direction générale des finances et services corporatifs accepte cette recommandation et a fourni un plan d’action détaillé pour y répondre.
Un des principes comptables généralement reconnus indique que les revenus doivent être comptabilisés dans l’exercice auquel ils appartiennent, c’est-à-dire au moment où ils sont gagnés et non au moment où ils sont perçus.
Au cours de la vérification, il a été constaté que les revenus qui sont générés avec un client important du Ministère ne sont enregistrés qu’au moment où les fonds sont encaissés. Les personnes responsables de la facturation ont indiqué utiliser ce processus depuis longtemps et qu’en suivant cette pratique, le temps requis pour modifier les factures lorsque des corrections sont nécessaires est beaucoup moins important.
Cette façon de procéder implique que deux mois de revenus en début et en fin d’exercice ne sont pas comptabilisés en respectant les principes comptables généralement reconnus.
Cette façon de procéder a un impact sur le montant des comptes débiteurs et des revenus présentés aux états financiers ministériels et sur les appropriations du Ministère.
Recommandation
8. Afin de respecter les principes comptables généralement reconnus, la sous-ministre adjointe aux finances et services corporatifs devrait s’assurer que tous les revenus sont comptabilisés dans la période au cours de laquelle ils sont gagnés.
Réponse de la direction
La direction générale des finances et services corporatifs accepte cette recommandation et a fourni un plan d’action détaillé pour y répondre.
La Politique sur la gestion des comptes débiteurs requiert des ministères qu’ils mettent en place une politique ministérielle de gestion des comptes débiteurs, permettant ainsi de préciser les modalités d’application de la politique du Conseil du Trésor au sein du Ministère.
À l'heure actuelle, il n'existe pas de politique ministérielle de gestion des comptes débiteurs ni de procédures complètes. L'élaboration d'une telle politique, ou à tout le moins de directives internes, constitue un contrôle clé pour assurer une saine gestion des comptes débiteurs au sein du Ministère.
Il convient cependant de mentionner que certains éléments d'information sont disponibles. D'une part, le Manuel comptable d'Environnement Canada, même s’il n’est pas à jour, traite de certains aspects des comptes débiteurs (dépôts, règlements interministériels, chèques sans provision, etc.), sans toutefois définir les rôles et responsabilités des personnes concernées. De plus, l'information est dispersée dans diverses sections du manuel, ce qui rend sa consultation plus difficile.
Il existe également un guide de formation MERLIN sur les comptes débiteurs. Celui-ci est utilisé par les bureaux comptables pour former les nouveaux employés. Ils s’en servent également comme outil de référence dans leurs fonctions quotidiennes. Ce guide se limite toutefois au traitement des comptes débiteurs dans le système financier. La notion de gestion des comptes débiteurs doit être considérée dans un contexte plus large.
De plus, des procédures internes ont été élaborées par des bureaux comptables pour combler certains besoins en matière de gestion des comptes débiteurs. Le niveau de détail et l'étendue de ces procédures internes varient toutefois en fonction du bureau comptable.
En plus de clarifier et d’uniformiser les pratiques en matière de gestion des comptes débiteurs, la mise en place d'une procédure ministérielle faciliterait du même coup la formation des nouveaux employés dans les bureaux comptables.
3 Les comptes débiteurs internes sont généralement fermés dans de courts délais, compte tenu que les transferts de fonds entre ministères sont automatisés.
4 Des frais additionnels de 10 dollars doivent être imposés si les ministères doivent payer des frais administratifs à leurs institutions bancaires pour le traitement des chèques sans provision. Actuellement, Environnement Canada n’a pas à payer de tels frais.
5 Information extraite des données fournies par la Direction des opérations comptables, politiques financières et systèmes.