La vérification avait pour objectif principal de s'assurer que les comptes débiteurs sont gérés de façon équitable, efficiente et efficace. Plus particulièrement, elle visait à vérifier le cadre de contrôle relatif à la gestion des comptes débiteurs et le degré de conformité du Ministère aux règlements, politiques et normes comptables applicables.
Des critères et techniques de vérification ont été élaborés de manière à recueillir suffisamment d’information sur ces sujets. La méthodologie adoptée consistait principalement à tenir des entrevues, à effectuer de l’analyse de données et à revoir la documentation pertinente.
Les principales constatations démontrent que, de façon générale, les comptes débiteurs du Ministère sont gérés en conformité aux principales politiques, règlements et normes qui les régissent. Toutefois, le cadre de gestion des comptes débiteurs présente certaines lacunes et des mesures devraient être mises en place par la gestion afin d’en améliorer l’efficacité. La comptabilité ministérielle devrait jouer un rôle plus actif à cet égard.
Les mesures suivantes pourraient être mises en place afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience de la gestion des comptes débiteurs :
Élaborer et communiquer des directives portant sur les processus en place, comme le recouvrement et la radiation de comptes débiteurs, et la facturation de frais d’administration et d’intérêts.
Revoir les contrôles clés, comme la séparation des tâches, l’accès au module des comptes à recevoir, la section sur la radiation d’intérêts de l’instrument de délégation ministériel ainsi que les suivis et rapprochements.
Prendre les mesures nécessaires afin de recouvrer les sommes dues depuis plus de 365 jours ou les radier, le cas échéant.
Le Ministère pourrait remédier à la plupart des lacunes identifiées avec un degré d’effort raisonnable par rapport aux bénéfices qui en résulteraient. La revue des processus de gestion des comptes débiteurs devrait toutefois être intégrée aux autres initiatives en cours au sein du Ministère, comme celle qui porte sur l’état de préparation des états financiers ministériels vérifiables.
ll serait également pertinent de rétablir une communication active avec les bureaux comptables. Il y a quelques années, un atelier national annuel était organisé où différents sujets de nature financière étaient discutés. Il serait avantageux d‘organiser à nouveau ce genre d’initiative pour favoriser le partage des bonnes pratiques entre les bureaux comptables et la comptabilité ministérielle.